21 мая 2026 г.‚ 22:10 – вопрос о переходе от бумажной к электронной форме трудовой книжки актуален для миллионов работников и работодателей России. Ниже – подробный разбор процедуры‚ требований и преимуществ электронной трудовой книжки (ЭТК).
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровая версия обычной трудовой книжки‚ в которой хранятся сведения о местах работы‚ должностях‚ датах увольнения и иных данных‚ подтверждающих трудовой стаж человека. По официальным данным‚ ЭТК ввела в 2020 году‚ а к 2026 году планируется полностью перейти на электронный формат.
- ЭТК – единая база данных‚ доступная через порталы Социального фонда России.
- Содержит всю информацию о трудовом пути: где‚ когда и кем работал человек.
- Может быть использована как самостоятельным документом‚ так и в сочетании с бумажной копией (при желании работника).
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
ЭТК доступна через:
- Официальный портал СФР (Сocial Insurance Fund).
- Личный кабинет на сайте Трудовой ресурс (владелец – Министерство Труда).
- Платформы Skillbox Media и Бестселлер Ozon‚ где предоставляются инструкции по работе с ЭТК.
Как оформить переход на электронный формат?
Перевод на ЭТК происходит по инициативе работника‚ но требует официального заявления и согласия работодателя.
Порядок подачи заявления
Заявление о переходе на электронный формат необходимо подать не позднее трёх рабочих дней с момента получения запроса от работодателя. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия бумажной трудовой книжки (если она есть);
- Скан или фотография бумажной трудовой книжки (при наличии);
- Подтверждение о том‚ что все данные в книжке проверены и верны.
Заполнение графика 13 в книге учёта
После подачи заявления в книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 делается отметка:
«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ»
Как выглядит электронная трудовая книжка и какие данные в ней указываются?
В ЭТК отражаются такие сведения‚ как:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место работы (название организации‚ адрес);
- Должность и период работы;
- Дата увольнения и причина увольнения;
- Сведения о воинской службе (если применимо).
Важно проверить данные в бумажной книжке перед переводом‚ чтобы избежать ошибок‚ которые впоследствии будет сложно исправить.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Преимущества:
- Удобство доступа – можно посмотреть свою трудовую историю в любой момент через интернет.
- Безопасность – данные хранятся в защищённой базе Социального фонда.
- Экономия времени – не требуется отправлять бумажные документы по почте.
- Актуальность – информация обновляется в реальном времени.
Недостатки:
- Полный переход на электронный формат запланирован только с 1 января 2026 года; до этого бумажные копии могут ещё использоваться.
- Для некоторых работников (особенно в удалённых регионах) может возникнуть проблема с доступом к интернету.
- После перехода на ЭТК вернуться к бумажному формату нельзя.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно держать бумажную и электронную версии? – Да‚ работник может оставить бумажную копию‚ но после официального перехода на ЭТК бумажный документ перестаёт обновляться.
- Что делать‚ если в ЭТК указаны неверные данные? – Нужно подать заявление о корректировке данных‚ приложив скан правильной бумажной трудовой книжки или иные подтверждающие документы.
- Кто отвечает за хранение ЭТК? – Хранитель – Федеральная служба по надзору в сфере труда и социальной защиты (Департамент труда и соцзащиты)‚ а также СФР.
- Как получить выписку из электронной трудовой книжки? – Выписка доступна в личном кабинете на портале СФР; её можно распечатать или отправить в электронном виде.
Законодательная база (2025‑2026)
В 2025 году в России действует несколько нормативных актов‚ регулирующих переход на электронные формы:
- Пункт 13 Расписки работника в книге учёта движения трудовых книжек.
- Статья 66.1 ТК РФ – требования к заявлению о переходе на электронный формат.
- Постановление Правительства РФ от № 1‑н «О введении электронных трудовых книжек».
- Раздел «Электронные трудовые книжки» на официальном сайте Министерства Труда.
С 1 января 2026 года планируется‚ что все новые трудовые отношения будут оформляться только в электронном виде.
Пошаговая инструкция для работников
- Проверьте данные в вашей бумажной трудовой книжке.
- Сохраните скан или фотографию страниц с отметками о работе.
- Подготовьте заявление о переходе на ЭТК (образец можно взять в HR‑отделе или на сайте СФР).
- Подайте заявление в HR‑отдел‚ приложив скан бумажной трудовой книжки.
- Ожидайте подтверждения и внесения записи в графу 13.
- После подтверждения получите доступ к электронной версии через личный кабинет СФР.
- При необходимости проверьте введённые данные и при необходимости подайте запрос на корректировку.
Что нужно знать работодателям
Работодателям важно соблюдать сроки и правильно оформить переход:
- Приём заявления от работника и подтверждение его получения в течение 3‑х рабочих дней.
- Внесение отметки в графу 13 книги учёта движения трудовых книжек.
- Обеспечение доступа к ЭТК через официальные порталы.
- Обновление внутренних кадровых систем для поддержки электронного формата.
Несоблюдение требований может привести к штрафам и нарушениям при проверках трудовой инспекции.
Перевод трудовой книжки в электронный формат – это современный и безопасный способ ведения трудовой истории. Он упрощает процесс проверки стажа‚ ускоряет оформление документов и обеспечивает постоянный доступ к актуальной информации. Главное – своевременно подать заявление‚ проверить данные и воспользоваться официальными ресурсами для получения электронной трудовой книжки.
Если у вас возникнут вопросы‚ обратитесь в HR‑отдел компании или в ближайшее отделение Социального фонда России.