Вопрос о том, стоит ли переходить от традиционной бумажной трудовой книжки к электронному формату, волнует как работников, так и работодателей. В России и в Украине в последние годы проводятся масштабные реформы, направленные на цифровизацию кадровой документации. Ниже мы разберём, какие правила действуют сейчас, какие плюсы и минусы есть у каждого варианта и как принять правильное решение.

Что изменилось в законодательстве?

Россия

• С 1 января 2021 года в России действует переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). В течение этого периода работник может отказаться от бумажной версии и перейти на цифровой формат.
• После того как работник запросил переход в письменной форме, обратного перехода к бумажной версии уже не предусмотрено – это решение окончательно.
• С 1 сентября 2026 года бумажные трудовые книжки станут необязательными, но их хранение по-прежнему рекомендуется до 1 января 2027 года – переходный период.
• С 1 января 2027 года полностью переход на электронный формат будет завершён, и бумажные книги будут официально отменены.

Украина

• В Украине закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины в отношении учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (№ 1217‑ІХ) вступил в силу 5 февраля 2021 г;
• Переход на электронную трудовую книжку в Украине проходит в течение 2021‑2026 г. С 2026 г. бумажные книги становятся необязательными, но их хранение до 2027 г. рекомендуется.
• Как и в России, после перехода на электронный формат обратного перехода к бумажной версии не предусмотрено.

Как работает переход на электронную трудовую книжку?

Порядок действий для работника

1. Написать заявление работодателю о желании перейти на ЭТК.
2. Получить от работодателя подтверждение о выдаче ЭТК с отметкой о переходе.
3. Внести в книгу учёта движения трудовых книжек запись вида: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ».

Что делает работодатель?

• Обеспечивает доступ к системе электронного учёта.
• Проводит обучение персонала по работе с ЭТК.
• Обновляет внутренние регламенты и инструкции.

Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

• Плюсы:
  • Физический документ, который можно показать при необходимости.
  • Не требует доступа к интернету и технических навыков.
  • Независима от цифровой инфраструктуры.
• Минусы:
  • Подвержена повреждению, потере, огню.
  • Требует ручного внесения записей, что повышает риск ошибок.
  • Трудно быстро получить доступ к информации из разных регионов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Плюсы:
  • Мгновенный доступ к данным из любой точки мира;
  • Автоматизация учёта, снижение ошибок.
  • Экономия на бумаге и хранении.
  • Возможность интеграции с системами 1С, HR‑платформами.
• Минусы:
  • Необходимость наличия интернет‑соединения и технических навыков.
  • Зависимость от работы цифровой инфраструктуры.
  • В случае перехода на ЭТК нельзя вернуться к бумажной версии.

Как принять решение?

Для работников

• Оцените свой уровень цифровой грамотности и доступ к интернету.
• Подумайте о том, как быстро вам понадобится доступ к трудовой книжке (например, при смене работы, при проверке в госорганах).
• Учитывайте, что после перехода на ЭТК вы не сможете вернуться к бумажной версии.
• Если вы планируете долгое пребывание в России (или Украине), переход на ЭТК может быть более удобным.

Для работодателей

• Оцените затраты на внедрение и поддержку системы ЭТК.
• Проведите обучение сотрудников.
• Обеспечьте резервное копирование данных.
• Разработайте внутренние регламенты перехода и хранения бумажных копий до 2027 г.

Что делать сейчас?

Если вы работаете в России и ваш работодатель уже внедрил систему электронных трудовых книжек, переходить на ЭТК можно в любое время до 1 января 2027 г. Однако помните, что после подачи заявления о переходе обратного перехода к бумажной версии не будет.

Если вы в Украине, то аналогично, переход на электронную трудовую книжку возможен в течение 2021‑2026 г; После 2026 г. бумажные книги станут необязательными, но их хранение до 2027 г. рекомендуется.

• Переход на электронную трудовую книжку – это непоправимое решение, но оно обеспечивает меньше ошибок, более быстрый доступ и экономию ресурсов.
• Если вы не уверены в своих цифровых навыках или не имеете надёжного доступа к интернету, рассмотрите возможность отказа от перехода до окончания переходного периода.
• Для работодателей важно обеспечить плавный переход и обучить персонал, чтобы избежать ошибок при учёте.
• Независимо от выбранного варианта, сохраняйте копии трудовой книжки до 1 января 2027 г., чтобы иметь резервную информацию.

Таким образом, решение о переходе на электронную трудовую книжку должно приниматься с учётом личных обстоятельств, уровня цифровой грамотности и готовности к постоянному доступу к интернету. В большинстве случаев переход на ЭТК является логичным шагом в сторону более эффективного и безопасного учёта трудовой деятельности.