Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Правильное оформление записи при приёме на работу по трудовому соглашению (договору) является обязанностью работодателя. В статье рассмотрим, как правильно внести запись в трудовую книжку при заключении трудового договора, а также связанные нюансы.

—

Что такое трудовой договор и чем он отличается от договора ГПХ?

Перед тем как оформлять запись в трудовую книжку, важно понять разницу между трудовым договором и договором гражданско-правового характера (ГПХ):

• Трудовой договор, это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять определённую трудовую функцию, подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель — обеспечивать условия труда и выплачивать заработную плату.
• Договор ГПХ (например, договор подряда или оказания услуг) не предполагает подчинение работника правилам внутреннего распорядка, отсутствует обязанность предоставлять рабочее место и социальные гарантии.

Важно! Запись в трудовую книжку вносится только при заключении трудового договора. Договоры ГПХ не подлежат внесению в трудовую книжку, так как они не регулируются Трудовым кодексом РФ.

—

Обязанности работодателя при приёме на работу по трудовому договору

Работодатель обязан:

1. Заключить трудовой договор в письменной форме не позднее 3 дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
2. Оформить приказ о приёме на работу (унифицированная форма № Т-1 или Т-1а).
3. Сделать запись в трудовой книжке не позднее недельного срока со дня приёма на работу (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
4. Выдать работнику копию трудовой книжки (по его заявлению) и заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Внимание! Несвоевременное внесение записи в трудовую книжку может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для юридических лиц).

—

Как правильно внести запись в трудовую книжку при приёме на работу?

Запись в трудовую книжку вносится на основании приказа о приёме на работу. Форма записи должна соответствовать требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Пример записи:

Страница 1 (пример):

Требования к оформлению записи:

• Запись должна быть внесена разборчивым почерком или машинописным способом.
• Не допускаются сокращения, кроме общепринятых (например, «отд.» вместо «отдел»).
• Ссылка на статью ТК РФ обязательна (например, «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» при увольнении по соглашению сторон).
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (при наличии) обязательны.

Ошибки, которые нужно избегать:

• Отсутствие даты или номера приказа.
• Неправильное указание должности (например, «менеджер» вместо «менеджер по продажам»).
• Использование неразборчивого почерка или корректора.
• Отсутствие подписи ответственного лица.

—

Что делать, если запись в трудовую книжку внесена с ошибкой?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, её нужно исправить:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой (так, чтобы можно было прочитать зачёркнутый текст).
2. Написать правильную запись на следующей строке.
3. Сделать надпись на полях: «Запись № __ исправлена».
4. Подписать исправление ответственным лицом и поставить печать (при наличии).

Пример исправления:

Важно! Нельзя использовать корректор или замазывать записи белой краской. Исправления должны быть читаемыми.

—

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении договора ГПХ?

Нет, записи в трудовую книжку при заключении договора ГПХ не вносятся. Это связано с тем, что:

• Договор ГПХ не регулируется Трудовым кодексом РФ.
• Исполнитель по договору ГПХ не является работником организации в понимании ТК РФ.
• В трудовую книжку вносятся только сведения о работе по трудовому договору (ст. 66 ТК РФ).

Однако, если исполнитель по договору ГПХ впоследствии заключит с организацией трудовой договор, запись в трудовую книжку будет внесена на общих основаниях.

—

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Несоблюдение требований к ведению трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ:
  • Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
  • Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
• Материальную ответственность перед работником в случае причинения ему ущерба из-за неправильного оформления трудовой книжки (например, при потере стажа).
• Уголовную ответственность в случае подделки документов (ст. 327 УК РФ).

—

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

❓ Вопрос: Можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, запись должна быть внесена не позднее 7 дней со дня издания приказа о приёме на работу. Задним числом вносить записи нельзя.

❓ Вопрос: Нужно ли заверять запись в трудовой книжке печатью?

Ответ: Печать не является обязательной, но многие организации её проставляют. Главное — наличие подписи ответственного лица.

❓ Вопрос: Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку на руки?

Ответ: Работодатель обязан хранить трудовую книжку до увольнения работника. При выдаче на руки нужно оформить расписку.

❓ Вопрос: Можно ли внести запись в трудовую книжку без приказа?

Ответ: Нет, запись вносится только на основании приказа о приёме на работу.

—

Правильное оформление записи в трудовую книжку при приёме на работу по трудовому договору — это обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрены штрафы. Запись должна быть внесена своевременно, без ошибок и с соблюдением всех требований законодательства.

Рекомендации:

• Используйте унифицированные формы приказов (Т-1, Т-1а).
• Проверяйте правильность заполнения трудовой книжки до выдачи её работнику.
• Храните трудовые книжки в надёжном месте (сейф, металлический шкаф).
• При возникновении сомнений обращайтесь к юристу или в службу кадрового делопроизводства.

Следуя этим правилам, вы избежите ошибок и защитите интересы как работника, так и работодателя.

—

Дополнительные материалы:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек
• Трудовой кодекс РФ
• Федеральная служба по труду и занятости