С 1 января 2020 года в России действует новый формат учёта трудовой деятельности – электронная трудовая книжка (ЭТК). Переход на ЭТК добровольный‚ но при согласии сотрудника он становится обязательным для работодателя. Ниже разберём‚ что это значит‚ какие шаги нужно предпринять и какие преимущества и риски связаны с переходом.
Что такое электронная трудовая книжка?
- ЭТК – раздел в общей базе данных электронной системы Социального фонда РФ (СФР)‚ где хранятся те же сведения‚ что и в бумажной трудовой книжке: место и вид работы‚ должность‚ причины увольнения и т. д.
- С 2020 года сведения о работе всех граждан формируются в электронном виде.
- Переход добровольный: работник может выбрать бумажную‚ электронную или оставить обе версии.
Правовые основы
- Приказ Минтруда России от 19 05 2021 г. № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 г. – уточняющие правила и образцы записей.
- Статья 66.1 ТК РФ: работодатели обязаны сдавать сведения о работниках в ПФР для формирования ЭТК.
- Нормативы «Контур.Норматив» (10 12 2025 г.) уточняют порядок ведения бумажной книжки при отсутствии согласия сотрудника.
Как выглядит запись о переходе в бумажной трудовой книжке
При переходе работник получает закрывающую запись‚ подтверждающую‚ что бумажную книжку больше не ведут‚ а сведения хранятся только в электронном виде. Пример записи:
Переход на электронную трудовую книжку – сведения о трудовой деятельности сотрудника теперь формируются и хранятся в электронной системе СФР. Бумажная трудовая книжка закрывается.
Если сотрудник не согласен с переходом‚ запись указывает‚ что бумажная книжка ведётся только по месту работы‚ а при последующем трудоустройстве сведения формируются в электронном виде.
Что нужно сделать работодателю
- Подготовить технические возможности для передачи данных в ПФР (интеграция с СФР‚ электронная подпись).
- Получить письменное заявление сотрудника о переходе на ЭТК.
- Подать заявление в ПФР в течение 2020 года (или в соответствии с актуальными сроками).
- Внести закрывающую запись в бумажную трудовую книжку.
- Обеспечить доступ сотруднику к электронному учёту через сервис «Госуслуги» или личный кабинет в ПФР.
Что нужно сделать сотруднику
- Подписать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (можно в бумажном виде).
- Получить копию закрывающей записи в бумажной книжке.
- Проверить‚ что сведения о трудовой деятельности корректно зафиксированы в системе СФР.
- При необходимости запросить выписку из ЭТК через «Госуслуги» или ПФР.
- Если обнаружены ошибки‚ подать запрос на исправление в работодателя и ПФР.
Плюсы перехода на ЭТК
- Сокращение бумажной документации и расходов на транспортировку.
- Удобный доступ к выпискам и справкам через интернет.
- Быстрый учёт стажа и начисление пенсионных прав.
- Меньше ошибок при вводе данных‚ автоматизация процессов.
Возможные риски и нюансы
- Если сотрудник не согласен‚ бумажная книжка ведётся только по месту работы‚ что может затруднить получение выписок при смене работы.
- Технические сбои в системе СФР могут задержать обновление данных.
- Необходимость соблюдения сроков подачи заявлений в ПФР.
- Потенциальные вопросы конфиденциальности данных‚ если не соблюдены меры защиты.
Как получить выписку из ЭТК
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Перейти в раздел «Трудовая книжка» и выбрать «Получить выписку».
- Выбрать нужный период и подтвердить запрос.
- Получить PDF‑файл с выпиской‚ который можно распечатать или сохранить в электронном виде.
Как исправить ошибки в ЭТК
- Обратиться к работодателю с просьбой внести исправление.
- Работодатель подает заявку в ПФР с указанием корректных данных.
- После проверки ПФР обновляет запись в системе СФР.
- Сотрудник может проверить исправление через «Госуслуги».
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учёта‚ который упрощает жизнь как работодателя‚ так и сотрудника. Главное – соблюдение всех юридических требований‚ своевременное подписание заявлений и правильная техническая подготовка. Если вы сомневаетесь‚ стоит ли переходить‚ обсудите вариант с сотрудником: он может выбрать бумажную‚ электронную или оставить обе версии.
В любом случае‚ переход на ЭТК открывает доступ к более гибким и удобным инструментам управления трудовой историей‚ а также снижает бюрократическую нагрузку.