Цифровизация государственных услуг и кадрового делопроизводства привела к одному из самых значимых изменений в трудовых отношениях в России — переходу от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). С 2021 года этот процесс стал обязательным для всех новых сотрудников, а к 2026 году переходный период окончательно завершается.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). В отличие от бумажного документа, который хранится у работодателя или дома, ЭТК доступна в цифровом виде и обновляется автоматически при подаче работодателем соответствующих отчетов.
Как происходит переход на электронный формат?
Процесс перехода зависит от того, в какой период вы начали трудовую деятельность и какое решение приняли в период «переходного этапа».
Для тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года
Для таких сотрудников бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Все записи с первого дня работы ведутся исключительно в электронном формате.
Для тех, у кого уже была бумажная книжка до 2021 года
Сотрудники, имевшие стаж до 2021 года, получили право выбора. Для этого работодатель предложил им подписать заявление о переходе на ЭТК. Здесь возможны два варианта:
- Полный переход: Бумажная книжка закрывается, отдается на руки владельцу, и все последующие записи вносятся только в электронный реестр.
- Сохранение бумажного формата: Сотрудник отказывается от перехода, и работодатель продолжает вносить записи в бумажную книжку (при этом дублирующая электронная запись в СФР всё равно создается автоматически).
Как проверить свои записи в ЭТК?
Поскольку физически «записать» что-то в электронную книжку самостоятельно нельзя (это делает только работодатель через отчетность), работнику важно уметь проверять корректность данных. Сделать это можно следующими способами:
- Портал «Госуслуги»: Самый простой способ. Нужно заказать выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС) или сведения о трудовой деятельности.
- Личный кабинет СФР: Официальный ресурс Социального фонда.
- МФЦ: Можно обратиться лично с паспортом и получить бумажную выписку с печатью.
Преимущества электронного формата
Переход на ЭТК несет в себе ряд важных плюсов как для работника, так и для компании:
- Безопасность: Документ невозможно потерять, испортить или украсть.
- Удобство при смене работы: Не нужно физически передавать книжку из рук в руки при увольнении и приеме.
- Прозрачность: Работник в любой момент может проверить, подал ли работодатель сведения о его стаже.
- Упрощение оформления пенсии: СФР видит весь стаж автоматически, что исключает необходимость собирать справки из закрывшихся организаций.
Важные нюансы и сроки
Стоит обратить внимание на следующие моменты:
Завершение переходного периода: С 1 января 2026 года процесс цифровизации трудового стажа выходит на финальный этап. Это означает, что государственные системы будут полностью ориентированы на работу с цифровыми данными.
Изменения Минтруда: Министерство труда регулярно обновляет правила ведения трудовых книжек, исключая из них избыточные требования и устаревшие сведения, чтобы сделать процесс учета максимально лаконичным и понятным.
Переход на электронную трудовую книжку — это неизбежный шаг в сторону упрощения бюрократии. Если вы еще не перешли на ЭТК, помните, что ваша бумажная книжка остается законным документом, но цифровой след вашей карьеры в любом случае формируется в базе СФР.