Прием на работу генерального директора — это особый кадровый процесс, требующий строгого соблюдения норм трудового законодательства и Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н. Несмотря на то, что генеральный директор является руководителем организации, он также является наемным работником, и его трудовые отношения оформляются в соответствии с общими правилами, с учетом специфики его должности.

Основания для внесения записи

Запись в трудовую книжку о приеме генерального директора вносится только на основании официального документа, подтверждающего его назначение или избрание на эту должность. К таким документам относятся:

• Приказ (распоряжение) о приеме на работу — основной документ, на основании которого вносится запись;
• Протокол общего собрания участников (учредителей) ООО, если директор избирается на собрании;
• Решение единственного участника (учредителя) — в случае, если у ООО один учредитель;
• Решение совета директоров, если в уставе предусмотрена такая форма назначения.

Важно! Запись в трудовую книжку не может основываться исключительно на протоколе собрания или решении учредителя, обязательно должен быть издан приказ о приеме на работу. Протокол или решение являются приложениями к приказу, но не заменяют его.

Когда вносить запись?

Запись в трудовую книжку о приеме генерального директора вносится в день, когда трудовой договор вступил в силу. Это может быть:

• дата подписания трудового договора (если в нем указано, что он вступает в силу с момента подписания);
• дата, указанная в приказе как день начала исполнения обязанностей;
• дата, когда директор приступил к работе, если договор подписан заранее, но вступает в силу с конкретной даты.

Пример: Протокол собрания учредителей от избрал Иванова И.И. генеральным директором. Приказ о приеме на работу № 5 от указывает: «Принять Иванова И.И. на должность генерального директора с ». Запись в трудовую книжку вносится .

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в раздел II «Сведения о работе» трудовой книжки. Формат записи строго регламентирован:

Графа 1, Номер записи

Присваивается по порядку, начиная с первой записи о приеме на работу. Нумерация сквозная, без пропусков.

Графа 2 — Дата приема на работу

Указывается дата, когда трудовой договор вступил в силу (см. п. 2 выше). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3 — Сведения о работе

Ключевой момент! Для генерального директора нельзя использовать формулировку «принят на работу». Правильная формулировка — «избран» или «назначен», в зависимости от основания:

• «Избран» — если директор был избран решением общего собрания участников (ООО, АО);
• «Назначен» — если директор был назначен решением единственного учредителя или совета директоров.

Образец записи в графе 3:

1. Для ООО с несколькими учредителями:
   «Избран генеральным директором общества с ограниченной ответственностью «Альфа»»
2. Для ООО с единственным учредителем:
   «Назначен генеральным директором общества с ограниченной ответственностью «Бета»»
3. Для акционерного общества:
   «Избран генеральным директором акционерного общества «Гамма»»

Важно: Полное наименование организации должно быть указано в соответствии с уставом и регистрационными документами. Не допускаются сокращения вроде «ООО «Альфа»» — нужно писать полностью: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»».

Графа 4, Основание

Указывается номер и дата приказа о приеме на работу. Формат: «Приказ № [номер] от [дата]».

Пример: «Приказ № 5 от »

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку генерального директора вносится кадровым работником (специалистом по кадрам, бухгалтером, если кадровой службы нет) на основании приказа.

Особый случай: Если генеральный директор является единственным работником организации (например, вновь созданное ООО, где директор — единственный сотрудник), то он может внести запись в свою трудовую книжку самостоятельно. Однако при этом он должен действовать в двух ролях:

• как работодатель — издает приказ о приеме на работу;
• как ответственное лицо за ведение трудовых книжек, вносит запись.

В этом случае запись заверяется личной подписью директора и печатью организации (если она есть). Если печати нет — достаточно подписи.

Особенности для вновь созданных организаций

Если организация только что зарегистрирована, а директор избран до получения свидетельства о регистрации, запись в трудовую книжку вносится после регистрации юридического лица. Дата в графе 2 — дата вступления в силу трудового договора, а не дата регистрации.

Пример:

• — принято решение об избрании директора;
• — издан приказ о приеме на работу (с датой );
• — организация зарегистрирована в ФНС;
• — директор приступил к работе.

Запись в трудовую книжку вносится — дата начала работы, а не дата регистрации.

Прием на работу по совместительству

Если генеральный директор работает по совместительству в другой организации, запись в трудовую книжку вносится по месту основной работы. На работе по совместительству трудовая книжка не ведется, если работник не требует этого в письменной форме.

Если директор просит внести запись о работе по совместительству:

• Требуется письменное заявление;
• Предоставляется справка с основного места работы (о наличии трудовой книжки);
• Запись вносится по тем же правилам, но с пометкой: «Работа по совместительству».

Образец записи при совместительстве:
«Назначен генеральным директором общества с ограниченной ответственностью «Омега» (работа по совместительству)»
Основание: Приказ № 8 от

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если запись содержит ошибку (неправильная формулировка, опечатка в названии компании и т.д.), ее не зачеркивают и не исправляют — это запрещено законом.

Правильный порядок:

1. Вносится новая, правильная запись с последующим номером;
2. В графе 4 указывается: «Запись № [номер ошибочной записи] признана недействительной»;
3. Причина, «Ошибка при оформлении»;
4. Новая запись оформляется с правильными данными.

Важно: Все действия должны быть подтверждены приказом руководителя о признании записи недействительной и о внесении исправления.

Образец заполнения трудовой книжки (для ООО с единственным учредителем)

Частые ошибки и рекомендации

• Ошибка: Использование формулировки «принят на должность» — недопустимо. Правильно — «избран» или «назначен».
• Ошибка: Указание в графе 3 только «генеральный директор» без названия организации — неполная запись.
• Ошибка: Внесение записи на основании протокола без приказа, нарушение Порядка № 320н.
• Рекомендация: Всегда сохраняйте копии приказов, протоколов и решений, они могут понадобиться при проверке трудовой инспекцией или Пенсионным фондом.
• Рекомендация: При оформлении трудовой книжки директора, используйте печать организации (если есть) и подпись руководителя (даже если это он сам).

Запись в трудовую книжку о приеме генерального директора — это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий начало трудовых отношений. Несмотря на статус руководителя, директор — наемный работник, и его трудовая книжка оформляется по тем же правилам, что и у всех сотрудников, с учетом специфики его назначения.

Соблюдение требований Приказа № 320н, точное формулирование записей, использование правильных оснований и своевременное оформление, залог легитимности трудовых отношений и избежания штрафов со стороны трудовой инспекции.

Помните: Правильно оформленная трудовая книжка — это не только документ для работника, но и доказательство легальности деятельности организации перед контролирующими органами.

Для удобства рекомендуем скачать образец заполнения трудовой книжки генерального директора из официальных источников: Минтруд России или использовать шаблоны на портале КонсультантПлюс.