Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Правильное и своевременное ведение этого документа — прямая обязанность работодателя. В современных условиях‚ с развитием цифровизации‚ процедура записи претерпела изменения‚ связанные с появлением электронной трудовой книжки (ЭТК). Данная статья подробно разберет‚ как и когда работодатель должен делать записи‚ как происходит переход на электронный формат и что важно знать обеим сторонам.

Ключевое правило: запись в бумажную книжку при переходе на ЭТК

Самое главное‚ что должен помнить каждый работодатель и работник: при первом выборе электронной трудовой книжки в классическую (бумажную) книжку обязательно вносится специальная запись. Без этой записи переход не считается совершенным.

Эта запись является закрывающей для бумажного носителя. После её внесения работодатель не имеет права вносить в бумажную книжку дальнейшие записи о приёме‚ увольнении‚ переводе или иных сведениях о трудовой деятельности. Все последующие сведения будут формироваться только в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР).

Порядок действий работодателя при переходе сотрудника на ЭТК

Процедура перехода регламентирована и состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Получение заявления от работника. Первым шагом является подача сотрудником письменного заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и переходе на электронную. Заявление можно подать через работодателя или напрямую в МФЦ (при наличии паспорта и СНИЛС).
2. Информирование СФР. Работодатель обязан оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщить в Социальный фонд России о принятии на работу нового сотрудника и о его решении вести ЭТК. В уведомлении указывается дата подачи заявления работником.
3. Внесение записи в бумажную книжку. В полученную от работника (или выданную ему ранее) бумажную трудовую книжку работодатель вносит запись следующего содержания:

   «[Дата] Работник [ФИО] подал заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки. Согласно части 4 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации записи о трудовой деятельности в трудовой книжке более не производятся.»

   Запись заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного лица‚ а также печатью организации.

4. Выдача бумажной книжки на руки. После внесения закрывающей записи бумажная трудовая книжка возвращается работнику. Важно: работодатель должен устно напомнить сотруднику о необходимости бережного хранения этого документа‚ так как он может потребоваться для подтверждения стажа‚ накопленного до перехода.

Обязанность работодателя по ведению ЭТК

После перехода все записи о трудовой деятельности сотрудника (приём‚ увольнение‚ перевод‚ отпуск‚ награждения и т.д.) работодатель обязан формировать исключительно в электронном виде и направлять в СФР. Порядок этого ведения детально прописан в Приказе Минтруда России от № 320н. Этот документ содержит инструкции по корректному заполнению сведений‚ включая форму ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).

Важно: Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель продолжает вести для него традиционную бумажную трудовую книжку по всем правилам.

Как работник может проверить свою электронную трудовую книжку

Сотрудник имеет право в любой момент убедиться в правильности записей о себе. Доступ к ЭТК предоставляется через несколько каналов:

• Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР). Основной и самый полный источник информации.
• Госуслуги. В разделе «Электронная трудовая книжка» можно запросить и скачать выписку.
• Через работодателя. По запросу работник может получить выписку из ЭТК‚ подтверждающую его текущие данные.
• В МФЦ. Обращение с паспортом и СНИЛС для получения информации.

Что важно помнить работнику?

1. Бумажная книжка после перехода не утрачивает силу. Она хранится у вас и подтверждает стаж‚ накопленный до даты закрывающей записи.
2. Новые записи — только в ЭТК. После перехода все ваши будущие места работы будут вносить информацию только в электронный формат.
3. Проверяйте записи. Регулярно сверяйте данные в своей ЭТК (через СФР или Госуслуги) с фактическими сведениями о приёме‚ увольнении‚ должности. Ошибки нужно оперативно исправлять через работодателя.
4. Храните бумажную книжку в надежном месте. Её потеря не отменяет факта работы‚ но может усложнить подтверждение стажа за прошлые периоды.

Запись в трудовую книжку у работодателя — это строго регламентированная процедура. В эпоху цифровизации ключевым моментом является корректный переход на электронную форму. Работодатель обязан: получить заявление‚ проинформировать СФР‚ сделать закрывающую запись в бумажном документе и выдать его сотруднику. Работник должен: понимать‚ что после перехода все новые записи будут только в ЭТК‚ но старая бумажная книжка с закрывающей отметкой продолжает служить доказательством его прошлого стажа. Соблюдение этих простых правил защищает права обеих сторон и обеспечивает точность трудового стажа на протяжении всей жизни гражданина.