Дата актуализации:  г.

С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). К 2026 году большинство работодателей уже используют электронный формат, а работники могут самостоятельно решать, в каком виде вести трудовую книжку – бумажную или электронную. Если вы решили перейти на электронную трудовую книжку, первым официальным шагом будет заявление о переходе. В этой статье мы подробно разберём:

• Кому и в каких случаях необходимо подавать заявление;
• Какие нормативные акты регулируют процесс перехода;
• Пошаговую инструкцию по подготовке и подаче заявления;
• Что происходит после подачи заявления и какие обязательства у работодателя;
• Вопросы, связанные с возвратом бумажной трудовой книжки и возможностью перехода обратно.

Правовая база

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» (в части обработки данных в электронных системах).
2. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62, пункт 2, где указано, что работник имеет право вести трудовую книжку в электронном виде.
3. Приказ Минтруда России от № 353н «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек».
4. Постановление ПФР от № ПФР‑2025‑09‑22 «Об автоматизации учета трудовых книжек».

Согласно этим документам, работник может:

• Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент трудовых отношений;
• Получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги;
• Требовать от работодателя возврата бумажной книжки после перехода.

Кто может подать заявление?

Заявление может подать любой работник, у которого уже есть:

• Бумажная трудовая книжка, либо
• Отсутствует бумажная книжка (в этом случае ЭТК оформляется автоматически, но работник может подтвердить своё согласие заявлением).

Особенности:

• Если у работника нет ни одной записи в бумажной книжке, переход происходит автоматически, но заявление рекомендуется для документального подтверждения.
• Для вновь принятых сотрудников, у которых до этого не было бумажной книжки, ЭТК оформляется сразу, без необходимости подачи заявления.

Пошаговая инструкция по подготовке и подаче заявления

Шаг 1. Подготовьте необходимые данные

В заявлении необходимо указать:

• ФИО работника (полностью, как в паспорте);
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• ИНН (если есть);
• Текущее место работы (наименование организации, ИНН, ОКПО);
• Трудовой договор (номер и дата заключения);
• Номер текущей (бумажной) трудовой книжки (если она есть);
• Точное формулирование желания перейти на электронный формат.

Шаг 2. Составьте заявление

Заявление должно быть написано в свободной форме, но рекомендуется придерживаться образца (см. ниже). Важно, чтобы в документе присутствовала подпись работника и дата.

Шаг 3. Подайте заявление работодателю

1. Передайте заявление в отдел кадров (можно лично, через электронную почту или внутреннюю корпоративную систему).
2. Сохраните копию заявления (скан или фото) для собственного архива.
3. Попросите руководителя отдела кадров поставить отметку о получении заявления (подтверждение получения).

Шаг 4. Ожидайте обработки

Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан:

• Внести запись в бумажную трудовую книжку о том, что работник подал заявление о переходе на электронную.
• Подготовить и отправить запрос в Пенсионный фонд России (ПФР) для создания/привязки ЭТК.
• Вернуть бумажную трудовую книжку работнику (если она была).

Шаг 5. Получите доступ к ЭТК

После подтверждения ПФР вы сможете войти в личный кабинет на портале Госуслуги и просмотреть свою электронную трудовую книжку. При необходимости можно распечатать выписку.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже представлен типовой образец заявления. Вы можете скопировать текст, заполнить свои данные и распечатать;

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку
Город ____________ «___» ___________ 2026 г.

Я, ____________ (ФИО полностью), 
дата рождения: «__» ___________ 19__ г., 
паспорт: серия ___ № ____________, выдан «__» ___________ 20__ г. ____________, 
СНИЛС: _____________, ИНН: _____________,
работаю в ____________ (наименование организации), ИНН ____________, ОКПО ____________,
трудовой договор № ___________ от «__» ___________ 20__ г.,

прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) и оформить её в системе ПФР.

В случае наличия у меня бумажной трудовой книжки прошу:
Внести в неё запись о моём заявлении о переходе на электронную трудовую книжку.
Вернуть мне бумажный документ после завершения процедуры перехода.

Приложения:
Копия паспорта.
Копия трудового договора (при необходимости).

_____________________/ФИО работника/
 

Скачать готовый шаблон

Нажмите, чтобы скачать документ в формате .docx:

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (DOCX)

Что происходит после подачи заявления?

• Запись в бумажной книжке. Работодатель вносит отметку о заявлении (пример: «Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку – »).
• Обращение в ПФР. Через электронную систему ПФР создаётся электронный профиль работника.
• Возврат бумажной книжки. После подтверждения создания ЭТК работодатель обязан вернуть бумажную книжку работнику.
• Доступ к ЭТК. Работник получает уведомление о готовности ЭТК и может просмотреть её в личном кабинете «Госуслуги».

Переход обратно на бумажную трудовую книжку

Если по какой‑то причине вы захотите вернуться к бумажному формату, необходимо:

1. Подать заявление о возвращении к бумажной трудовой книжке (аналогично текущему образцу, но с указанием причины).
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись о переходе обратно в электронную книжку и выдаёт вам бумажный вариант.
3. Электронный профиль остаётся в системе ПФР, но в дальнейшем записи будут вноситься в бумажный документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести обе формы?

Нет. По законодательству трудовая книжка может вестись только в одном формате – либо бумажном, либо электронном. При переходе одна из форм аннулируется.

Сколько времени занимает процесс перехода?

В среднем – от 3 до 7 рабочих дней, в зависимости от скорости обработки запроса в ПФР.

Нужна ли подпись в электронном виде?

Для подачи заявления в бумажном виде подпись обязательна. При подаче через корпоративный портал допускается электронная подпись (КЭП), если она предусмотрена внутренними регламентами организации.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Согласно ТК РФ, отказ без законных оснований считается нарушением прав работника. В таком случае рекомендуется:

• Обратиться к профсоюзному представителю;
• Подать жалобу в инспекцию труда;
• При необходимости – обратиться в суд.

Полезные ссылки

• Портал Госуслуги – доступ к ЭТК
• Пенсионный фонд России – информация о электронных трудовых книжках
• КонсультантПлюс – нормативные акты по ТК РФ
• Налог‑Налог – образцы заявлений

Переход на электронную трудовую книжку – простой и быстрый процесс, который позволяет упростить ведение трудовой истории и получить доступ к документам в любой момент через Интернет. Главное – правильно оформить заявление, соблюсти сроки подачи и убедиться, что работодатель выполнил все обязательные действия.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Статья подготовлена на основе актуальной информации, доступной на официальных ресурсах РФ и в правовых базах данных на 21 мая 2026 года.