Ситуация, когда кандидат на вакансию не имеет при себе бумажной трудовой книжки, является довольно распространённой․ Отдел кадров может столкнуться с этим по разным причинам: утеря, кража, предыдущий работодатель не выдал документ после увольнения или гражданин решил перейти на электронную трудовую книжку, но не предоставил подтверждающие сведения․ Главный вопрос: можно ли принять такого человека на работу и как правильно оформить приём?
Законность приёма без трудовой книжки
Краткий ответ: Да, принять на работу можно․ Отсутствие бумажного документа само по себе не является законным основанием для отказа в трудоустройстве (если речь не идёт о первом рабочем месте в жизни кандидата)․
Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66, 84․1) устанавливает чёткие правила․ Основной принцип: работодатель должен получить сведения о трудовой деятельности претендента․ Эти сведения могут быть представлены в двух формах:
- Традиционная бумажная трудовая книжка (с записями или без, если она новая)․
- Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде, выданные из информационных ресурсов Социального фонда России (СФР)․
Когда трудовую книжку предъявлять обязательно?
Согласно ч․ 1 ст․ 65 ТК РФ, при заключении трудового договора не впервые лицо обязано предъявить работодателю:
- Трудовую книжку или
- Сведения о трудовой деятельности (при наличии)․
Исключение: если гражданин устраивается на работу впервые (например, выпускник, который никогда не работал официально), трудовую книжку (или СТД) от него требовать нельзя․ В этом случае работодатель обязан оформить ему новую книжку․
Пошаговый алгоритм действий отдела кадров
Если кандидат сообщает, что трудовой книжки нет (утратил, не получил от прошлого работодателя и т․д․), действуйте по следующей схеме:
Шаг 1․ Установить причину отсутствия
Запросите у кандидата письменное заявление с указанием причины, по которой у него нет документа․ Формулировка может быть следующей: «В связи с утратой/неполучением от предыдущего работодателя/переходом на электронный формат․․․»․ Это заявление потребуется для дальнейших действий․
Шаг 2․ Запросить сведения в СФР (обязательно!)
Это ключевое действие․ Работодатель вправе и должен запросить официальные сведения о трудовой деятельности кандидата через личный кабинет на портале СФР или иным установленным способом․ Эти сведения являются полной заменой бумажной книжки․
Важно: Сведения из СФР должны быть оформлены как заверенная копия на бумажном носителе или как электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
Шаг 3․ Принять решение на основе полученных сведений
- Если СТД из СФР получены: их достаточно для приёма на работу; Трудовой договор заключается, сведения о приёме направляются в СФР․ Отделу кадров не нужно требовать бумажную книжку․
- Если в СФР нет сведений о прошлой работе кандидата: это может означать, что предыдущий работодатель не направлял информацию․ В этом случае, если кандидат утверждает, что работал, ему необходимо самостоятельно обратиться к прошлому работодателю с требованием выдать трудовую книжку или направить сведения в СФР․
Шаг 4․ Оформить новую трудовую книжку (если нужно)
Новая бумажная трудовая книжка оформляется в двух случаях:
- Если кандидат утратил книжку и не может получить дубликат (например, прошлый работодатель ликвидирован)․
- Если кандидат впервые устраивается на работу․
Новая книжка выдаётся без записей о предыдущих местах работы․ Записи начинаются с текущего работодателя․ Оформляется она на основании того же заявления кандидата об отсутствии книги․
Ответы на частые вопросы отдела кадров
Можно ли отказать в приёме из-за отсутствия трудовой книжки?
Нет, нельзя․ Отказ будет незаконным, если кандидат предоставил СТД из СФР или готов оформить новую книжку․ Требование предъявить именно бумажный документ, когда законно можно обойтись электронными сведениями, является нарушением․
Что делать, если предыдущий работодатель не отвечает на требование о выдаче книги?
Кандидат должен направить ему письменное заявление (можно через почту с уведомлением)․ По ТК РФ работодатель обязан выдать книжку в течение 3 рабочих дней․ Если и это не помогает, кандидату нужно обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения․ В этом случае на приём можно взять человека с заявлением о том, что он пытался получить книжку, но безуспешно, и оформить ему новую․
Как правильно отразить в трудовом договоре факт отсутствия старой книги?
В самом договоре это не отражается․ Достаточно иметь в личном деле: 1) заявление работника об отсутствии книги, 2) копию СТД из СФР (или факт оформления новой книги)․ При направлении сведений в СФР (форма СЗВ-ТД) указывается, что трудовая книжка оформлена за работодателем (если новая) или что сведения получены из ресурсов СФР․
Практический вывод для специалиста отдела кадров
Не паниковать․ Отсутствие бумажной книжки — решаемая ситуация․
2․ Запросить сведения в СФР․ Это первое и главное действие․
3․ Оформить новую книжку только если нет СТД и есть заявление работника об утрате/неполучении․
4․ Не отказывать в приёме на основании только отсутствия бумажного документа․
5․ Документировать всё: заявление работника, запрос в СФР, выданные СТД или новую книжку․
Таким образом, современное трудовое законодательство предоставляет работодателю и работнику гибкие инструменты для подтверждения трудового стажа․ Задача отдела кадров — грамотно использовать эти инструменты, действуя в рамках ТК РФ и руководствуясь сведениями из официального источника — Социального фонда России;