Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат ведения учета трудовой деятельности, который постепенно вытесняет бумажные трудовые книжки․ В 2026 году завершается переходный период, и все больше организаций переходят на электронный формат․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как происходит перевод на электронную трудовую книжку, какие документы необходимы, и какие обязанности возникают у работодателя и работника․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ Она содержит информацию о периодах работы, должности, квалификации, датах приема и увольнения, основаниях увольнения и другую важную информацию о трудовой деятельности работника․ Данные хранятся в Пенсионном фонде Российской Федерации (СФР)․

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Переход на электронную трудовую книжку имеет ряд преимуществ:

• Удобство: Информация о трудовой деятельности всегда доступна онлайн, в любое время и в любом месте․
• Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от физического повреждения и утери․
• Прозрачность: Легко отслеживать историю трудовой деятельности․
• Экологичность: Сокращение использования бумаги․
• Автоматизация: Упрощение процессов ведения учета трудовой деятельности․

Переход на электронную трудовую книжку: сроки и порядок

Переход на электронную трудовую книжку начался в 2020 году и завершится к 1 января 2026 года․

Для работников:

• Обязательность: С 1 января 2026 года все работники должны иметь электронную трудовую книжку․
• Выбор: До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой․
• Заявление: Для перехода на электронную трудовую книжку работнику необходимо подать письменное заявление работодателю․

Для работодателей:

• Обязанность: Работодатель обязан предоставить работнику электронную трудовую книжку․
• Перевод: Работодатель должен перевести информацию о трудовой деятельности работника в электронный вид и передать ее в СФР․
• Отчетность: Работодатель передает данные о трудовой деятельности работников в СФР посредством формы ЕФС-1․

Как оформить перевод на электронную трудовую книжку?

Шаг 1: Заявление работника․

Работник пишет заявление работодателю о желании перейти на электронную трудовую книжку․ Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но рекомендуется указать:

• ФИО работника
• Наименование организации
• Желание перейти на электронную трудовую книжку
• Дата составления заявления

Шаг 2: Регистрация заявления работодателем․

Работодатель регистрирует заявление работника в журнале входящей корреспонденции․ В электронном виде заявление можно оформить и отправить в СФР․

Шаг 3: Передача данных в СФР․
Работодатель передает информацию о трудовой деятельности работника в СФР через форму ЕФС-1․ В форме ЕФС-1 указывается информация о работнике, периодах работы, должности, квалификации, датах приема и увольнения, основаниях увольнения и другую важную информацию․

Шаг 4: Запись о переходе в бумажной трудовой книжке (если есть)․

Если у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель делает запись о переходе на электронную трудовую книжку․ В этой записи указывается дата перехода и информация о том, что трудовая деятельность работника будет вестись в электронном виде․

Какие документы нужны?

• Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку․
• Форма ЕФС-1 для передачи данных в СФР․
• Бумажная трудовая книжка (если есть) для внесения записи о переходе․

Обязанности работодателя

• Предоставить работнику электронную трудовую книжку․
• Перевести информацию о трудовой деятельности работника в электронный вид и передать ее в СФР․
• Внести запись о переходе на электронную трудовую книжку в бумажную трудовую книжку (если есть)․
• Своевременно и правильно заполнять форму ЕФС-1․
• Обеспечить защиту персональных данных работников․

Обязанности работника

• Подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку․
• Предоставить работодателю необходимые документы․
• Следить за актуальностью информации в электронной трудовой книжке․

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Электронную трудовую книжку можно посмотреть:

• На портале Госуслуг: [https://www․gosuslugi․ru/](https://www․gosuslugi․ru/)
• На сайте СФР: [https://pfrf․gov․ru/](https://pfrf․gov․ru/)
• В мобильном приложении СФР․

Часто задаваемые вопросы

• Обязателен ли перевод на электронную трудовую книжку? Да, с 1 января 2026 года все работники должны иметь электронную трудовую книжку․
• Что делать, если я не хочу переходить на электронную трудовую книжку? В этом случае необходимо обратиться к работодателю и сообщить о своем желании сохранить бумажную трудовую книжку․
• Как узнать, когда завершится переходный период? Переходный период завершится к 1 января 2026 года․
• Что делать, если в электронной трудовой книжке есть ошибки? Необходимо обратиться к работодателю и попросить исправить ошибки․

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии цифровизации кадровых процессов в России․ Он упрощает ведение учета трудовой деятельности, повышает прозрачность и удобство для работников и работодателей․ Необходимо своевременно оформить перевод на электронную трудовую книжку и следить за актуальностью информации в ней․

Важно помнить: Информация в данной статье носит ознакомительный характер․ Для получения более подробной информации рекомендуется обратится к специалистам в области трудового права или в СФР․