Внимание! Данная статья актуальна на момент осени 2025 года․ Ключевая дата, 1 января 2026 года, с которой завершается переходный период и ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) становится обязательным для всех работодателей․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приёмы, увольнения, переводы, награждения, данные о стаже и т․д․ Он ведётся в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС), управляемой Социальным фондом России (СФР)․

Основные отличия от бумажной:

• Хранение в защищённой государственной системе․
• Невозможность утери, подделки или порчи․
• Автоматический учёт стажа для пенсионных и социальных выплат․
• Доступ работника через Госуслуги или портал СФР․

Краткая история и законодательная база

Идея электронных трудовых книжек обсуждалась с 2012 года, но практическое внедрение началось с 2020 года․ С 1 января 2021 года работодатели получили право, но не обязанность оформлять ЭТК вновь принимаемым сотрудникам․

Федеральный закон от № 407-ФЗ установил окончательный срок — 1 января 2026 года․ С этой даты:

1. Все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
2. При трудоустройстве с бумажная трудовая книжка не оформляется․ Вся информация вносится только в ЭТК․
3. Для уже работающих граждан переход происходит по их заявлению или по инициативе работодателя․

Кто и что должен делать? Обязанности сторон

Обязанности работодателя

• С : Вести электронные сведения о каждом сотруднике в ЕГИСС․
• При приёме на работу: получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК (если он уже имеет бумажную книжку) или оформить новую ЭТК․
• Внести все сведения о приёме, увольнении, изменениях в течение 3 рабочих дней с даты события․
• При увольнении сотрудника, имеющего бумажную книжку, выдать её ему на руки с соответствующей записью․
• Обеспечить техническую возможность подачи сведений (часто через сервисы бухгалтерских программ или напрямую на портал СФР)․

Обязанности и права работника

• Иметь доступ к своей ЭТК через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР․
• Может в любой момент подать работодателю заявление о переходе на ЭТК (если ещё работает по бумажной) или оформить ЭТК при первом трудоустройстве;
• Вправе получить выписку из ЭТК в бумажном виде (по запросу, бесплатно)․
• Не несёт расходов по переводу данных из бумажной книжки в электронную — это обязанность работодателя․

Алгоритм действий для работодателя в 2025-2026 гг․

1. Аудит текущих бумажных трудовых книжек․ Проверить корректность всех записей, исправить ошибки (например, неверные даты, названия должностей) до перевода․ Это защитит от будущих споров․
2. Подготовка внутренних документов․
   • Приказ о переходе на электронные трудовые книжки․
   • Образец заявления для работника о переходе на ЭТК․
   • Инструкция по работе с системой ЕГИСС/СФР для отдела кадров и бухгалтерии․
3. Регистрация в ЕГИСС․ Работодатель должен быть подключён к системе (обычно через сервисы операторов ЭДО или напрямую)․
4. Внесение данных․ Для каждого сотрудника, давшего согласие, ввести сведения из его бумажной книжки в электронную․ Для новых сотрудников — сразу создавать ЭТК․
5. Информирование персонала․ Провести инструктаж, разъяснить сотрудникам, как проверить свои данные в Госуслугах․

Как работнику проверить свою ЭТК?

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись)․
2. В разделе «Социальное обеспечение» найдите сервис «Электронная трудовая книжка»․
3. Просмотрите все записи о своей трудовой деятельности․
4. При необходимости скачайте или распечатайте выписку (она имеет юридическую силу)․

Важно: Если в записях обнаружена ошибка (неверная дата, должность), необходимо обратиться к своему работодателю для её исправления․ СФР не вносит изменения по инициативе работника․

Штрафы и ответственность

За неисполнение обязанности по ведению ЭТК с 1 января 2026 года предусмотрены административные штрафы по КоАП РФ ст․ 5․27:

• Для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 руб․
• Для юридических лиц — от 100 000 до 200 000 руб․
• За повторное нарушение — более строгие санкции․

Также возможна приостановка деятельности на срок до 90 суток․

Преимущества и возможные сложности

Преимущества:

• Для государства: Прозрачность учёта стажа, борьба с «серыми» зарплатами и неофициальным стажем․
• Для работника: Гарантия сохранности данных, быстрый доступ, автоматический расчёт пенсии․
• Для работодателя: Упрощение отчётности, снижение рисков утери документов, автоматизация․

Сложности и риски:

• Технические сложности при массовом переносе данных из старых бумажных книжек․
• Ошибки при первичном внесении информации, которые потом трудно исправить․
• Необходимость обучения кадров и бухгалтерии работе с новыми сервисами․
• Возможные временные сбои в государственных системах․

Дедлайн — 1 января 2026 года․ После этой даты бумажные трудовые книжки при приёме на работу не оформляются․

Переход обязателен для всех работодателей․ Неважно, малый бизнес или крупная компания․

Работник не платит․ Все расходы по переводу и ведению ЭТК лежат на работодателе․

Проверяйте свои данные․ Каждый работник должен регулярно смотреть свою ЭТК в Госуслугах․

Готовьтесь сейчас․ 2025 год, последний год для плавного перехода: аудит старых книжек, обучение персонала, настройка процессов․

Официальные источники информации:

• Сайт Социального фонда России (СФР)
• Портал Госуслуг
• Федеральный закон от № 407-ФЗ․

Помните: Электронная трудовая книжка — это не просто новая форма, а фундаментальное изменение в системе учёта трудового стажа․ Своевременный и грамотный переход избавит от проблем с пенсионными начислениями и административной ответственностью․