Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. Она была внедрена еще в 2020 году‚ и с тех пор миллионы работников и работодателей оценили удобство цифрового формата. По последним данным Соцфонда‚ на ЭТК уже переведено около 24 миллионов работников. Однако у многих кадровиков и сотрудников до сих пор возникают вопросы: что делать с бумажным бланком‚ если выбран электронный вариант‚ и нужно ли продолжать делать в нем записи?
Завершение переходного периода: что изменилось с 2026 года?
Важно понимать текущий статус законодательства. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что трудовой стаж теперь в первую очередь формируется и подтверждается в электронном виде. Все сведения‚ которые раньше вносились исключительно в бумажный бланк‚ теперь передаются работодателем напрямую в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
Если сотрудник до истечения переходного периода (или сейчас‚ если он только устраивается на работу и ранее не подавал заявление) выбрал ведение электронной трудовой книжки‚ для работодателя наступают следующие последствия:
- Прекращение ведения бумажного бланка: Работодатель больше не вносит в бумажную трудовую книжку данного сотрудника никакие записи о приеме на работу‚ переводах‚ увольнении или поощрениях.
- Возврат документа: Бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки. С этого момента она становится исключительно его личным архивным документом.
- Сохранность: На руки выдается именно сам бланк трудовой книжки. В нем на последней странице (в разделе «Сведения о работе») делается отметка о том‚ что сотрудник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. После этого запись о выдаче книжки на руки заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Нужно ли продолжать вести бумажную версию параллельно с ЭТК?
Нет‚ не нужно; Выбор сотрудником электронной трудовой книжки является окончательным в рамках конкретного работодателя. Закон не предусматривает двойного ведения учета. Если работник выбрал ЭТК‚ работодатель освобождается от обязанности дублировать информацию на бумаге. Все действия оформляются только приказом (распоряжением) работодателя и передаются в электронный реестр.
Особые случаи и частые вопросы
Военная служба по контракту
Один из самых частых вопросов‚ которые поступали в Минтруд и Роструд в 2024-2025 годах‚ касается военной службы. Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о прохождении военной службы по контракту‚ если сотрудник выбрал ЭТК?
Как разъяснили ведомства (в частности‚ в Письме Минтруда России от 20 ноября 2024 г. № 14-6/10/ООГ и в ответах Роструда на портале Онлайнинспекция.рф)‚ если сотрудник перешел на ЭТК‚ записи о военной службе в бумажную трудовую книжку не вносятся. Эти сведения должны быть переданы в электронном виде. Работодатель (или военкомат/воинская часть‚ выступающая работодателем) обязан предоставить информацию о периоде службы в Соцфонд‚ где она будет отражена в электронной трудовой книжке военнослужащего.
Перевод дистанционного работника
Перевод сотрудника на удаленку или дистанционную работу оформляется по общим правилам. Если сотрудник выбрал ЭТК‚ то:
- Перевод осуществляется с его письменного согласия.
- Запись о переводе на дистанционную работу вносится только в электронную трудовую книжку (отправляется отчет в СФР).
- В бумажную трудовую книжку‚ которая уже находится на руках у работника‚ работодатель ничего не пишет.
Как подтвердить стаж‚ если бумажная книжка на руках?
Многие сотрудники беспокоятся‚ что бумажная книжка без новых записей станет недействительной. Это не так. Бумажная трудовая книжка остается полноценным документом‚ подтверждающим весь прошлый стаж работника до момента перехода на ЭТК. А весь новый стаж‚ начиная с даты выбора электронного формата‚ подтверждается:
- Выпиской из электронной трудовой книжки (ее можно заказать через Госуслуги или в клиентской службе СФР);
- Справкой о трудовой деятельности от работодателя (по запросу работника);
- Информацией из информационной системы СФР.
Резюме для работодателей и работников
С завершением переходного периода в 2026 году электронная трудовая книжка стала основным инструментом учета стажа. Если сотрудник выбрал ЭТК:
- Бумажная трудовая книжка закрывается и выдается на руки.
- Никакие новые записи (о работе‚ переводах‚ военной службе‚ наградах) в нее не вносятся.
- Вся ответственность за передачу сведений в СФР лежит на работодателе.
Это делает кадровый учет проще‚ исключает риск утери или порчи документа‚ а также позволяет сотрудникам получать актуальную информацию о своем стаже в режиме реального времени.