Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ начисления в пенсионный фонд и другие социальные выплаты․ Когда в основной части книжки заканчиваются свободные страницы одного из разделов‚ её необходимо дополнить вкладышем․ В статье подробно рассматриваются:

• когда и почему требуется вкладыш;
• какие нормативные акты регулируют процесс;
• как правильно вшить вкладыш и оформить штамп о выдаче;
• порядок нумерации записей;
• что делать‚ если запись сделана в неверный раздел;
• как поступать при смене фамилии‚ имени или отчества;
• какие действия необходимо предпринять при утере или повреждении вкладыша․

Что такое вкладыш и когда он нужен?

Вкладыш — это отдельный лист (или несколько листов) формата трудовой книжки‚ который вшивается в конец основной части документа․ По Постановлению Правительства РФ от № 225 и Приказу Минтруда России от № 320н вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется в том же порядке‚ что и основные записи․

Вкладыш требуется в следующих случаях:

1. Все страницы одного из разделов (например‚ «Записи о работе»‚ «Записи о командировках») заполнены․
2. При утере или порче оригинального вкладыша (в этом случае оформляется дубликат)․
3. При необходимости добавить новые записи после того‚ как основной блок закончился․

Нормативно‑правовая база

Кто покупает и оформляет вкладыш?

• Работодатель обязан закупить официальные бланки вкладыша в уполномоченных издательствах․
• В случае‚ если вкладыш потерян по вине работодателя‚ он обязан предоставить дубликат за свой счёт в течение 15 дней с момента получения заявления работника․
• Если потеря произошла по вине работника‚ дубликат выдаётся после подачи заявления и предоставления подтверждающих документов (трудовой договор‚ справки и т․п․)․

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Подготовка

1. Убедитесь‚ что у вас есть чистый‚ неиспользованный бланк вкладыша нужного формата (обычно А5)․
2. Проверьте‚ что в конце основной части книжки есть свободное место между последним листом и правой обложкой․
3. Подготовьте плотную хлопковую нить (цвет – темно‑коричневый) и иглу с небольшим ушком․

Техника вшивания

Вшивание производится вручную‚ чтобы сохранить целостность всех записей․

1. Сложите вкладыш пополам вдоль короткой стороны (по ширине) – получим «книжку»․
2. С помощью иглы сделайте небольшие отверстия (по 2‑3 шт․) через листы вкладыша и через лист последней страницы основной части;
3. Проденьте нить‚ завяжите прочный узел‚ затем аккуратно прошейте «книжку»‚ оставив небольшие петли для последующего закрепления․
4. Отрежьте лишний конец нити и аккуратно обрежьте концы․

Оформление штампа о выдаче вкладыша

После вшивания необходимо проставить штамп в основной части книжки (обычно на ьном листе или на первой странице вкладыша)․

• Текст штампа: «Выдан вкладыш серия ___ № ___»․
• Если на ьном листе нет места‚ штамп ставится на ьном листе первого вкладыша (п․ 33 Порядка)․
• Штамп подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится дата выдачи․

Порядок нумерации записей во вкладыше

Нумерация продолжается от последней записи в основной части книжки․

1. Определите номер последней записи в соответствующем разделе (например‚ запись № 15)․
2. Первая запись во вкладыше получает номер 16‚ следующая – 17 и т․д․
3. Нумерацию указывают в правом верхнем углу каждой записи‚ как это делается в основной части․

Что делать‚ если запись сделана в неверный раздел?

Ошибки в трудовой книжке допускаются‚ но требуют официального исправления․

1. Составьте заявление работника «О внесении исправлений в трудовую книжку» с указанием причины ошибки․
2. Приложите копию трудового договора‚ справку с места работы и‚ при необходимости‚ решение суда (если ошибка была оспорена)․
3. Работодатель вносит исправление‚ зачеркивая ошибочную запись (черной линией) и подписывая её‚ указывая дату исправления․
4. Если ошибка относится к разделу‚ который уже закрыт (вкладка закончилась)‚ запись вносят в конец вкладыша‚ указав в примечании «Запись перенесена из раздела …»․

Смена фамилии‚ имени‚ отчества

При изменении персональных данных необходимо:

1. Подать заявление «О внесении изменений в трудовую книжку» вместе с документом‚ подтверждающим изменение (паспорт‚ свидетельство о браке и т․п․)․
2. Работодатель зачеркивает старые данные (черной линией)‚ пишет новые данные рядом‚ ставит подпись и дату․
3. Если в книжке уже нет свободных страниц‚ изменения вносятся в конец вкладыша‚ где указывается «Изменение ФИО – дата»․

Утеря или повреждение вкладыша

Утрата вкладыша при наличии основной части

1. Составьте письменное заявление о потере вкладыша и приложите копию паспорта․
2. Обратитесь в кадровую службу вашего работодателя․ По п․ 38 Правил‚ работодатель обязан выдать дубликат вкладыша в течение 15 дней․
3. Для восстановления записей подготовьте копии трудовых договоров‚ справок о работе‚ выписку из ПФР (для подтверждения стажа)․
4. Работодатель вносит в дубликат все записи‚ которые были в утраченной части‚ соблюдая порядок нумерации․

Утрата всей трудовой книжки (включая вкладыш)

1. Подайте заявление в отдел кадров и одновременно заявление в Пенсионный фонд России (ПФР) о выдаче дубликата трудовой книжки․
2. Приложите к заявлению:
   • копию паспорта;
   • трудовые договоры (по возможности оригиналы);
   • справки с мест работы за последние 5 лет;
   • выписку из ПФР о страховом стаже․
3. ПФР в течение 30 дней выдаёт дубликат трудовой книжки‚ в который включается и новый вкладыш․

Повреждение вкладыша (разорван‚ исписан чернилами)

В случае значительного повреждения (например‚ стирание записей) работодатель обязан оформить дубликат вкладыша и внести в него все недостающие сведения․

Пример заполнения записи во вкладыше

№ 16 – 
Организация: ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567
Должность: инженер‑технолог
Основание: трудовой договор № 12/2024 от 
Условия труда: 40 часов/неделя‚ ставка 55 000 ₽
Подпись руководителя: ___________________ (Иванов И․И․) 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто обязан покупать вкладыш?

Обязанность покупки официальных бланков вкладыша лежит на работодателе․ При утере по вине работодателя дубликат предоставляется за его счёт․

Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?

С 2021 года в России введён электронный реестр трудовой книжки‚ однако официальные бумажные вкладыши остаются обязательными для большинства организаций․ Электронный вариант может использоваться только в компаниях‚ где внедрена система «Электронная трудовая книжка» и работник дал согласие․

Сколько времени даёт закон на выдачу дубликата вкладыша?

Согласно п․ 38 Правил‚ работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней с момента получения заявления․

Можно ли самостоятельно вшить вкладыш без участия работодателя?

Технически вшивание возможно‚ однако запись в вкладыш считается действительной только после подписи и штампа работодателя․ Самостоятельное вшивание без подтверждения считается недействительным․

Что делать‚ если в вкладыше закончились страницы?

Если и основной раздел‚ и вкладыш исчерпаны‚ необходимо оформить новый вкладыш (следующий по серии) и вшить его в конец текущего вкладыша‚ а затем оформить штамп «Выдан дополнительный вкладыш»․

• Следите за заполненностью разделов трудовой книжки и планируйте добавление вкладыша заранее․
• Всегда проверяйте наличие штампа и подписи работодателя после вшивания․
• При изменении персональных данных или ошибках в записях действуйте официально – подавайте заявление и сохраняйте копии всех документов․
• В случае утери или повреждения вкладыша незамедлительно обращайтесь в кадровую службу и ПФР‚ чтобы избежать проблем с подтверждением стажа․

Соблюдая указанные правила‚ вы сможете быстро и без проблем восстановить или дополнить свою трудовую книжку‚ сохранив все необходимые записи для будущих пенсионных и социальных выплат․

Дата актуализации статьи:  г․ (текущая дата:  г․)