С 1 января 2020 года в России стартовала масштабная реформа, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. Однако настоящей точкой невозврата стало 1 января 2026 года — именно в этот день завершился длительный переходный период по внедрению ЭТК.
В этой статье мы подробно разберем, зачем нужно писать заявление о выборе формата, чем отличаются электронная и бумажная версии, и как действовать работникам и работодателям в новых реалиях.
Суть переходного периода и его завершение
Переход на электронный формат не был одномоментным. В течение нескольких лет у работающих граждан было право выбора: оставить привычную бумажную трудовую книжку, перейти на электронный вариант или вести оба формата одновременно.
С 1 января 2026 года переходный период официально завершен. Это означает, что учет трудового стажа теперь полностью зависит от точности и своевременности внесения данных работодателем в систему Социального фонда. Тем не менее, традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже были выданы и работник не отказался от их ведения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): плюсы и особенности
Электронная трудовая книжка храниться в Социальном фонде России. В ней отражается вся ключевая информация о сотруднике:
- Личные данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
- Сведения о трудовой деятельности: приемы на работу, переводы, увольнения.
- Информация о документах: реквизиты приказов, основание для кадровых изменений.
Главные преимущества ЭТК:
- Исключение риска потери: электронный формат полностью защищает работника от утраты сведений о стаже. Документ невозможно потерять, испортить или залить кофе.
- Доступность: данные о стаже можно посмотреть в любое время через портал Госуслуг или личный кабинет в Социальном фонде.
- Скорость оформления: с начала 2021 года при первом выходе на работу бумажные трудовые книжки вновь трудоустроенным гражданам уже не выдаются — все сведения ведутся исключительно в электронном виде.
Бумажная трудовая книжка: почему ее не спешат отменять?
Несмотря на очевидные плюсы цифровизации, бумажный документ все еще остается в строю. После оцифровки бумажные документы остаются в силе, однако все данные о стаже дублируются в электронном реестре.
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В такой ситуации работодатель обязан вести оба формата: сдавать отчеты СЗВ-ТД в Социальный фонд и при этом продолжать вносить записи в физический бланк работника.
Как правильно написать заявление?
Выбор формата ведения трудовой книжки, это законное право работника, а не обязанность. Чтобы сообщить работодателю о своем решении, необходимо подать письменное заявление. Сделать это можно в любой момент, закон не ограничивает работников в сроках.
Варианты заявлений:
- Заявление о переходе на ЭТК. В этом случае работник отказывается от продолжения ведения бумажной трудовой книжки. Работодатель выдает бумажный бланк на руки работнику с записью о подаче заявления, и далее ведет сведения только в электронном виде.
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Работодатель продолжает вести оба формата.
- Заявление о ведении ЭТК для новых сотрудников. Если человек впервые устраивается на работу (после 2021 года), ему не нужно писать заявление, для него автоматически формируется только электронная трудовая книжка.
Что должно быть в заявлении?
Заявление составляется в произвольной форме, однако должно содержать ключевые элементы:
- Шапка (на имя руководителя организации, от кого заявление).
- Четко выраженное желание: перейти на электронный формат или сохранить бумажный вариант.
- Дата и подпись работника.
Многие компании разрабатывают собственные шаблоны заявлений для удобства кадрового учета.
Статистика: куда движется рынок?
Практика показывает, что граждане России активно переходят на цифровой формат. Только с начала 2026 года почти 73 тысячи жителей Петербурга и Ленинградской области оформили электронные трудовые книжки. Свыше 67 процентов работающего населения уже сделали выбор в пользу ЭТК, оценив надежность и удобство нового формата.
Ответственность работодателя
С внедрением ЭТК ответственность работодателя существенно возросла. Учет трудового стажа теперь полностью зависит от того, насколько точно и вовремя компания вносит данные в систему Социального фонда. За несвоевременную сдачу отчетности СЗВ-ТД или ошибки в сведениях предусмотрены штрафы. Поэтому кадровым службам необходимо максимально внимательно относиться к ведению электронного документооборота.
Завершение переходного периода в 2026 году не означает принудительного изъятия бумажных трудовых книжек. Если вы не написали заявление об отказе от бумажного формата, ваш документ продолжит действовать параллельно с электронной базой; Однако преимущества ЭТК — безопасность от потери, удобство проверки стажа и защита от мошенничества — делают ее самым перспективным способом учета трудовой деятельности на будущее.