Трудовая книжка — один из ключевых документов для каждого работника. В последние годы в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ что кардинально меняет порядок её ведения и использования. В этой статье подробно разберем‚ что ждет бумажные и электронные трудовые книжки в ближайшем будущем.

Ключевой рубеж: 2024 год

С 1 января 2024 года вступили в силу важные изменения:

• Запрещено заводить новые бумажные трудовые книжки. Все трудовые отношения‚ начинающиеся с этой даты‚ оформляются исключительно в электронном формате через кадровый электронный документооборот (КЭДО).
• Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в Единой федеральной информационной системе (ЕФС-1)‚ которая интегрирована с Пенсионным фондом (Соцфондом).

Статус существующих бумажных трудовых книжек

Для граждан‚ у которых уже есть бумажная книжка (выданная до конца 2020 года или в период до 2024 года для первых работников)‚ действуют следующие правила:

1. Сохранение бумажного носителя. Вы можете продолжать получать записи в традиционном виде. Работодатель обязан вести вашу книжку на бумаге‚ если вы не подали заявление на переход в ЭТК.
2. Дубликаты нового образца. В случае утраты бумажной книжки работодатель выдает дубликат по новому образцу. Это означает‚ что даже дубликат будет соответствовать требованиям‚ установленным после 2024 года‚ но останется физическим документом.
3. Выписка из ЭТК. Если вы перешли на электронный формат (или устроились на работу после 2024 года)‚ у вас нет физической книжки. Однако вы в любой момент можете запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки. По данным Соцфонда‚ на конец 2023 года ЭТК завели уже 17 млн россиян.

Как выглядит выписка из электронной трудовой книжки?

Выписка — это документ на бумаге формата A4‚ который содержит всю информацию из вашей ЭТК: данные о работодателях‚ периодах работы‚ должностях‚ основаниях увольнения и т.д. Кадровик обязан подготовить её в течение 3 рабочих дней с момента вашего запроса.

Особенности оформления при увольнении

При увольнении сотрудника‚ который ведёт ЭТК‚ работодатель обязан в тот же день:

• Внести соответствующую запись в электронную систему (ЕФС-1).
• При необходимости — оформить и выдать выписку из ЭТК на руки (если работник её запросит).
• За несоблюдение этого срока работодатель несет полную административную ответственность.

Частые вопросы и спорные ситуации

Можно ли завести новую бумажную трудовую книжку в 2025-2026 годах?

Нет. С 2024 года это прямо запрещено законом. Единственный случай — оформление дубликата при утрате старой (бумажной) книжки. Новый бланк будет‚ но он будет соответствовать новым требованиям и‚ по сути‚ будет дубликатом утерянного документа.

Что делать‚ если я устроился на первую работу в 2025 году?

Вам автоматически откроют электронную трудовую книжку в системе Соцфонда. Физического бланка не будет. Вы можете в любой момент заказать выписку.

А что с записями о стаже менее 5 дней?

Это распространённый вопрос. По разъяснениям контролирующих органов (на примере 2024 года)‚ запись в трудовую книжку (как бумажную‚ так и электронную) вносится при любом фактическом допуске к работе‚ независимо от её продолжительности. Отказ от внесения такой записи является нарушением.

Прогнозы и будущее

По оценкам Минтруда‚ кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет в ближайшие годы обязательным для подавляющего большинства работодателей. Это означает:

• Полный отказ от бумажных носителей для новых поколений работников.
• Упрощение процедуры предоставления сведений о стаже в Пенсионный фонд.
• Повышение защиты данных от подделок (каждая запись в ЭТК имеет электронную подпись).

Информация в статье актуальна на начало 2026 года и основана на официальных данных и разъяснениях Пенсионного фонда РФ и Минтруда.