Дата актуализации: 23:58:22
С 2021 года в России все граждане‚ которые впервые устраиваются на работу‚ получают только электронную трудовую книжку. Для тех‚ кто уже имел бумажную ТК‚ переход на электронный формат происходит в соответствии с их заявлением о выборе формы ведения трудовой книжки. В статье рассмотрены все нюансы первичного заполнения ЭТК: от правовой основы до пошаговой инструкции для работодателя.
Правовая база и основные понятия
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Федеральный закон № 436‑ФЗ от г. «О Публичном Федеральном Фонде» (ПФР) – хранитель данных ЭТК.
- С 1 января 2020 г. в ТК РФ внесены поправки‚ обязывающие работодателей вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
ЭТК — это цифровой документ‚ хранящийся в Системе ПФР и доступный через личный кабинет на портале Госуслуги. В отличие от бумажной ТК‚ ЭТК не имеет отдельного физического носителя‚ а представляет собой набор структурированных записей.
Кто обязан вести электронную трудовую книжку?
- Работодатель‑организатор (юридическое лицо‚ индивидуальный предприниматель).
- Кадровый специалист или уполномоченный сотрудник‚ имеющий доступ к кабинету работодателя в системе ПФР.
- Работник‚ если он самостоятельно подал заявление о переходе на электронный формат (в этом случае работодатель лишь фиксирует факт перехода).
За непредставление сведений о трудовой деятельности в установленный срок (обычно — 3‑5 рабочих дней) должностным лицам грозит штраф до 30 000 рублей.
Какие данные формируются в ЭТК при первом приёме на работу?
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Личные данные | ФИО‚ дата и место рождения‚ пол‚ гражданство‚ ИНН‚ СНИЛС. |
| Трудовой договор | Дата заключения‚ номер договора‚ тип (постоянный‚ срочный‚ проектный). |
| Должность и структурное подразделение | Наименование должности‚ код ОКДП‚ подразделение‚ адрес места работы. |
| Условия труда | Трудовой график‚ режим работы‚ ставка‚ оклад‚ надбавки. |
| Сведения о стаже | Дата начала работы‚ дата окончания (если договор срочный)‚ основания прекращения. |
| Дополнительные записи | Перевод из бумажной ТК‚ изменение условий‚ переводы в другие организации. |
Пошаговая инструкция по первичному заполнению ЭТК
- Подготовка документов
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
- Паспорт сотрудника и СНИЛС.
- Заявление работника о выборе формы ведения ТК (если требуется).
- Вход в личный кабинет работодателя
Перейдите на портал ПФР → «Кабинет работодателя» → раздел «Трудовые книжки». Для доступа понадобится электронная подпись (ЭП) или усиленная аутентификация.
- Создание новой записи
- Нажмите кнопку «Создать запись о приёме на работу».
- Заполните поля согласно таблице из раздела 3. Обязательно проверьте правильность ИНН и СНИЛС.
- Прикрепление документов
Загрузите скан копий трудового договора‚ паспорта и заявления о выборе формы ТК. Форматы файлов: PDF‚ JPG‚ PNG‚ размер ≤ 5 МБ.
- Отправка данных в ПФР
Нажмите «Отправить». Система автоматически формирует электронную запись и передаёт её в базу ПФР.
- Подтверждение и проверка
- Через 1‑2 рабочих дня ПФР присылает уведомление о успешном обновлении ЭТК.
- Проверьте запись в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
- Информирование работника
Сообщите сотруднику‚ что его ЭТК сформирована‚ и предложите зайти в личный кабинет на Госуслугах для ознакомления.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать‚ если у работника уже есть бумажная ТК?
Необходимо оформить запись о переходе в электронный формат. Основанием служит заявление работника и акт передачи данных‚ который подписывается обеими сторонами. После этого в ПФР создаётся новая электронная запись‚ а бумажная ТК считается закрытой.
Можно ли изменить запись после её отправки?
Да‚ но только в случае ошибки. Для исправления требуется подать корректирующее заявление через кабинет работодателя‚ указав причину изменения и приложив подтверждающие документы.
Какой срок хранения данных в ПФР?
Все сведения хранятся в течение всего периода трудовой деятельности работника и далее в течение 75 лет после его смерти‚ как это предусмотрено законодательством о персональных данных.
Преимущества и риски электронного формата
- Преимущества
- Отсутствие риска потери бумажного документа.
- Мгновенный доступ сотрудника к своей трудовой истории через Госуслуги.
- Упрощённый контроль со стороны государственных органов.
- Сокращение административных расходов работодателя.
- Недостатки и риски
- Необходимость наличия квалифицированного кадровика и доступа к электронным подписьм.
- Технические сбои в системе ПФР могут задержать обновление данных.
- Риск несанкционированного доступа при плохой защите учетных данных.
Как избежать штрафов и типичных ошибок
- Заполняйте все обязательные поля полностью и без опечаток.
- Соблюдайте срок подачи — не более 5 рабочих дней с момента приёма.
- Храните копии всех загруженных документов в архиве компании.
- Регулярно проверяйте статус записей в системе ПФР.
- Обучайте персонал работе с кабинетом работодателя и правилам информационной безопасности.
Первичное наполнение электронной трудовой книжки — важный процесс‚ который требует точного соблюдения нормативных требований и своевременного взаимодействия с системой ПФР. При правильном подходе ЭТК упрощает ведение кадрового учёта‚ повышает прозрачность трудовых отношений и избавляет от множества проблем‚ связанных с бумажными документами.
Если у вас остались вопросы по заполнению ЭТК‚ рекомендуется обратиться к Министерству труда и социальной защиты РФ или к профессиональному консультанту по трудовому праву.
Автор: ваш виртуальный помощник.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.