С 1 января 2021 года в России введён новый формат учёта трудовой деятельности – электронная трудовая книжка (ЭТК)․ К концу 2025 года переходный период завершился, и с 1 января 2026 года все новые сотрудники получают исключительно электронный вариант․ Возникает вопрос: стоит ли переводить уже работающего сотрудника на ЭТК, а если вы соискатель – стоит ли требовать её сразу?

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это запись о трудовой деятельности, хранящаяся в единой государственной информационной системе СФР (Система Фондов России)․ Доступ к данным имеет:

• работник (через портал Госуслуг или мобильное приложение «Трудовая книжка»);
• работодатель (через сервисы Фонда труда и социальной защиты населения);
• пенсионный фонд, органы соцзащиты и другие уполномоченные ведомства․

В отличие от бумажного варианта, в ЭТК нет необходимости хранить оригинал у работодателя, а все записи вносятся автоматически в электронную базу․

Правовая база и сроки перехода

1. Федеральный закон от  № 426‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» ввёл обязательный переход на электронный формат․
2. По состоянию на 31 декабря 2020 года включительно работники могли подать письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде или оставить бумажный вариант․
3. Если заявление не было подано, работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку․
4. С 1 января 2026 года переходный период завершён: все новые сотрудники получают только ЭТК, а работодатели обязаны вести электронный учёт для всех работников, независимо от их желания․

Как оформить электронную трудовую книжку

Для работника

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг (если ещё нет аккаунта)․
2. В личном кабинете выбрать услугу «Электронная трудовая книжка» и подтвердить согласие на её ведение․
3. При необходимости загрузить скан копии паспорта и ИНН (для идентификации)․
4. Получить уведомление о создании ЭТК – в системе появится запись о первом месте работы․

Для работодателя

1. Подключиться к сервису СФР через профиль работодателя (возможна интеграция с кадровыми программами)․
2. Получить согласие сотрудника на ведение ЭТК (если он уже работает и имеет бумажную книжку)․
3. Внести сведения о трудовом договоре, дате начала и окончания работы, должности, размере заработной платы и т․д․ – система автоматически формирует запись в ЭТК․
4. При переводе, увольнении, изменении условий труда вносить корректировки в течение 3 рабочих дней․

Плюсы электронного формата

• Доступность 24/7․ Работник может посмотреть свои записи в любой момент через приложение или сайт․
• Экономия времени․ Не требуется запрашивать копию у работодателя, данные передаются автоматически․
• Снижение риска потери․ Нет риска «потерять» бумажный документ – все сведения хранятся в государственном реестре․
• Упрощение соцвыплат․ При оформлении пенсии, больничных, пособий органы соцзащиты получают информацию напрямую из СФР․
• Сокращение бумажной волокиты․ Работодатели освобождаются от необходимости хранить и вести бумажные книжки․
• Прозрачность․ Любой запрос в СФР (например, от нового работодателя) выдаёт полную и достоверную историю трудового стажа․

Минусы и потенциальные риски

• Технические сбои․ При недоступности СФР временно может быть невозможность внести запись․
• Необходимость согласия․ Перевести сотрудника на ЭТК можно только после его письменного заявления – без согласия перевод невозможен․
• Отсутствие «бумажного» подтверждения․ В некоторых случаях (например, при проверке в архиве старого работодателя) могут потребоваться оригиналы справок․
• Перенос старых данных․ Сведения за ранние годы могут быть загружены в сжатом виде; при необходимости детального подтверждения стажа (льготная пенсия) иногда требуется искать бумажные справки․
• Конфиденциальность․ Доступ к данным имеет несколько государственных органов, что требует надёжного контроля за персональными данными․

Часто задаваемые вопросы

Как проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?

Работодатель может запросить в СФР справку о наличии ЭТК, указав ФИО и ИНН соискателя․ Если у кандидата есть отметка об отказе от бумажного варианта, вести запись следует только в электронном виде․

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного формата․ В этом случае работодатель обязан вести обе книги, но в ЭТК вносится только копия записей из бумажной книжки․

Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?

Работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку․ При этом в СФР в системе будет указано, что у работника отсутствует электронный вариант․

Как получить выписку из ЭТК для подачи в пенсионный фонд?

Через портал Госуслуг в разделе «Электронная трудовая книжка» можно сформировать и скачать официальную выписку в формате PDF, подписанную электронной подписью․

Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Само создание и ведение ЭТК бесплатны․ Платные услуги могут возникнуть только при использовании сторонних сервисов‑посредников или при необходимости ускоренного получения справки․

С учётом текущего законодательства и практики, переход на электронный формат почти обязательный для всех новых сотрудников и большинства работодателей․ Преимущества – доступность, экономия времени и упрощение взаимодействия с госорганами – явно перевешивают потенциальные недостатки, которые в основном связаны с техническими моментами и необходимостью согласия работника․

Если вы:

• соискатель, начинающий карьеру после 2021 года – получайте сразу ЭТК;
• работодатель – обеспечьте подключение к СФР и получайте согласия сотрудников;
• работник с уже существующей бумажной книжкой – рассмотрите возможность перехода, особенно если часто меняете места работы․

Таким образом, делать электронную трудовую книжку имеет смысл и в большинстве случаев является обязательным․ Это современный, надёжный и удобный способ фиксировать ваш трудовой стаж и гарантировать его учёт при расчёте пенсий, соцвыплат и при трудоустройстве в новых компаниях․

Дата публикации: