Реформа электронных трудовых книжек (ЭТК), запущенная в России с 2021 года, столкнулась с неожиданным сопротивлением. Несмотря на заявленные удобства и безопасность цифрового формата, больше половины россиян предпочли сохранить традиционную бумажную трудовую книжку. Эта статья подробно разбирает причины такого выбора, правовые нюансы и процедуры взаимодействия работника и работодателя в контексте выбора формата.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой аналог бумажного документа, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина (приёмы, увольнения, должности, награждения и т.д.). Данные ведутся в единой информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).

Ключевые преимущества ЭТК:

• Невозможность утери или порчи.
• Автоматическое формирование данных для пенсионных расчётов.
• Доступ через портал Госуслуг и личный кабинет на сайте ПФР.
• Возможность получить выписку в МФЦ, отделении ПФР или у последнего работодателя.

Статистика и причины массового отказа

Как следует из пояснительной записки к проекту приказа Минтруда, свыше 50% работников предпочитают бумажный формат. Причины носят комплексный характер:

1. Недостаток цифровой грамотности и доверия: часть граждан, особенно старшего поколения, не уверены в безопасности и сохранности данных в цифре.
2. Привычка и психологический комфорт: бумажная книжка — привычный, осязаемый документ, который физически находится у человека.
3. Страх потери доступа: опасения, что при сбоях в системе или проблемах с Госуслугами получить информацию будет невозможно.
4. Нерешённые бытовые вопросы: как оформить заявление, куда обращаться, как получить бумажный документ при необходимости.

Сценарий 1: У работника есть только бумажная трудовая книжка

Если на работу устраивается человек с «классической» книжкой, работодатель обязан уточнить его предпочтения.

Процедура перехода на ЭТК (по инициативе работника):

1. Работник подаёт письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
2. Работодатель вносит в книжку запись об отказе от её дальнейшего ведения.
3. Бумажная трудовая книжка возвращается работнику в течение 3 рабочих дней.
4. Далее все сведения о трудовой деятельности этого сотрудника ведутся только в электронном виде в системе СФР.

Если работник не подал заявление, работодатель обязан вести учёт в бумажном формате, даже если ЭТК у него уже есть.

Сценарий 2: Работник уже имеет электронную трудовую книжку

Если гражданин ранее дал согласие на ЭТК, он не может в одностороннем порядке потребовать вернуться к бумажному формату. Законодатель не предусмотрел такой возможности;

Единственный вариант — если на момент трудоустройства у него на руках осталась старая бумажная книжка, и он изначально не давал согласия на переход. В этом случае ведение продолжается в бумажном виде.

Обязанности и права работодателя

Работодатель сталкивается с двойной обязанностью:

• При наличии согласия работника на ЭТК: вносить все сведения в систему СФР. Бумажная книжка возвращается сотруднику с отметкой об отказе.
• При отсутствии согласия: продолжать вести и хранить бумажную трудовую книжку, не создавая дублирующую электронную запись.

Важно! Работодатель не несёт ответственности за задержку в предоставлении сведений из ЭТК при увольнении, если эта задержка вызвана техническими сбоями в системе ПФР (например, при массовом переходе).

Как и где можно получить данные из ЭТК?

Даже отказавшись от бумажного носителя, работник в любой момент может получить полную выписку о своей трудовой деятельности:

• Через личный кабинет на сайте ПФР или портал Госуслуг.
• Обратившись в многофункциональный центр (МФЦ).
• В территориальном отделении Пенсионного фонда.
• К последнему или любому предыдущему работодателю (по месту последнего приёма на работу).

Практические выводы и рекомендации

Для работников:

• Если вы хотите сохранить бумажную книжку — не подписывайте никаких заявлений об отказе от неё.
• Если вы согласились на ЭТК, помните, что вернуться назад нельзя. Взвесьте все «за» и «против».
• Регулярно проверяйте актуальность данных в своём личном кабинете на Госуслугах или сайте ПФР.

Для работодателей и кадровиков:

• При приёме на работу всегда уточняйте у кандидата, какой формат ведения трудовой книжки он предпочитает.
• При получении письменного заявления об отказе от бумажной книжки — сделайте соответствующую запись в ней, верните документ сотруднику и уведомите СФР.
• Не пытайтесь вести двойной учёт (и в бумажном, и в электронном виде) для одного и того же сотрудника — это нарушение.
• Следите за изменениями в законодательстве (п. 2 ст. 66.1 ТК РФ и приказы Минтруда/ПФР).

Информация в статье основана на данных законодательства РФ, письмах Минтруда и ПФР, а также анализе публикаций за период с 2023 по 2026 год. Рекомендуется при возникновении спорных ситуаций консультироваться с юристом.