С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. К 2026 году этот процесс завершён: все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму ЕФС-1. В этой статье вы найдёте полную, пошаговую инструкцию, как подключить электронную трудовую книжку — как работнику, так и работодателю.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, в котором хранится вся история трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие кадровые события. Формируется ЭТК автоматически на основе данных, которые работодатель ежемесячно передаёт в Пенсионный фонд России через форму ЕФС-1.

ЭТК не имеет физического носителя — она существует только в информационной системе ПФР и доступна работнику через личные кабинеты на сайтах:

• Госуслуги (gosuslugi.ru)
• Сайт Пенсионного фонда России (es.pfrf.ru)

Все записи в ЭТК имеют юридическую силу, равную записям в бумажной трудовой книжке. С 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся для новых сотрудников — только для тех, кто сохранил их до 2020 года и не подал заявление на переход.

Кто может подключить электронную трудовую книжку?

Подключить ЭТК может любой гражданин России, который:

• Работает по трудовому договору (включая внештатных сотрудников с 2023 года);
• Зарегистрирован в системе персонифицированного учёта ПФР (имеет СНИЛС);
• Подал заявление о переходе на ЭТК (для тех, кто уже работал до 2020 года).

Важно: Если вы устроились на работу после 1 января 2020 года — ваша трудовая деятельность уже автоматически ведётся в электронном виде. Бумажная книжка вам не выдаётся, если только вы не запросите её в письменной форме.

Как подключить электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция для работника

Шаг 1: Проверьте, есть ли у вас уже ЭТК

Даже если вы не подавали заявление, ЭТК может быть уже сформирована. Проверить это можно через:

1. Личный кабинет на Госуслугах — авторизуйтесь, перейдите в раздел «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
2. Личный кабинет на сайте ПФР — es.pfrf.ru (требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах).

Если вы видите данные о вашей трудовой деятельности, ЭТК уже активна. Если нет — переходите к следующему шагу.

Шаг 2: Подайте заявление о переходе на ЭТК

Если вы работали до 2020 года и у вас есть бумажная трудовая книжка, вы должны официально подать заявление работодателю о переходе на электронный формат. Это можно сделать тремя способами:

• Лично — подайте заявление в кадровый отдел на бумаге (под подпись).
• Электронно — если компания принимает заявления в цифровом виде (через корпоративный портал, электронную почту или CRM-систему).
• Через МФЦ — можно подать заявление в любом центре «Мои документы» (заявление будет передано работодателю автоматически).

Форма заявления: Закон не устанавливает строгой формы, поэтому заявление можно написать в произвольной форме. Обязательно укажите:

• ФИО полностью;
• СНИЛС;
• Паспортные данные;
• Наименование организации;
• Чёткую просьбу: «Прошу перевести мою трудовую книжку на электронный формат»;
• Дата и подпись.

Пример заявления:

«Я, Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123-456-789 01, прошу перевести мою трудовую книжку на электронный формат в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . Прошу внести запись в мою бумажную трудовую книжку о переходе на электронный формат и передать сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд России».

Шаг 3: Работодатель вносит запись в бумажную книжку (если она есть)

После получения заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести в вашу бумажную трудовую книжку запись:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронном виде» — с указанием даты перехода и подписью ответственного лица.

После этого работодатель отправляет в ПФР сведения о вашем переходе через форму ЕФС-1. С этого момента все новые кадровые события (приём, увольнение, перевод и т.д.) будут автоматически отражаться в вашей ЭТК.

Шаг 4: Получите доступ к ЭТК

Через 1–3 дня после подачи заявления и передачи данных в ПФР, вы сможете:

• Зайти на Госуслуги → «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Или на Личный кабинет ПФР → «Документы о работе и пенсии» → «Электронная трудовая книжка» → «Просмотреть».

Вы увидите полную историю вашей трудовой деятельности, включая:

• Наименование работодателя;
• Должность;
• Дата приёма и увольнения;
• Основание для прекращения трудового договора;
• Награды и поощрения (если указаны в приказе).

Вы можете скачать выписку в PDF-формате, она имеет юридическую силу и может быть использована при устройстве на новую работу, оформлении пенсии или кредита.

Как подключить ЭТК: инструкция для работодателя

Работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года. Для сотрудников, работающих до этой даты, переход возможен только по их заявлению.

Шаг 1: Получите доступ к системе ПФР

Работодатель должен иметь:

• Электронную подпись (ЭЦП);
• Доступ к личному кабинету работодателя на сайте ПФР: cabinets.pfrf.ru;
• Подключённую систему кадрового учёта (например, 1С, Контур.Экстерн, СБИС и др.), интегрированную с ПФР.

Шаг 2: Соберите данные сотрудников

Для формирования ЭТК работодателю необходимо:

• Получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК (если он работал до 2020 года);
• Убедиться, что у сотрудника есть СНИЛС и он зарегистрирован в системе ПФР;
• Заполнить форму ЕФС-1 — единая форма сведений о трудовой деятельности.

Шаг 3: Внесите запись в бумажную трудовую книжку

Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку — в течение 3 рабочих дней после получения заявления необходимо внести запись:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронном виде» — с указанием даты и подписью.

Эта запись делается в последнюю страницу трудовой книжки (в раздел «Сведения о работе»).

Шаг 4: Отправьте данные в ПФР через форму ЕФС-1

С 1 января 2023 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР ежемесячно по форме ЕФС-1. Это касается:

• Приёма на работу;
• Увольнения;
• Перевода на другую должность;
• Назначения премий или поощрений (если они вносятся в трудовую книжку).

Форма ЕФС-1 передаётся через:

• Специализированные кадровые системы (1С, Контур.Экстерн, СБИС);
• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Электронный документооборот через оператора ЭДО.

Важно: Нарушение сроков или непредоставление данных влечёт штрафы по ст. 19.7 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридических лиц.

Шаг 5: Обеспечьте доступ сотрудников к ЭТК

Работодатель обязан информировать сотрудников о том, что их трудовая книжка переведена в электронный формат. Рекомендуется:

• Разместить информацию на корпоративном портале;
• Провести инструктаж по доступу к Госуслугам и личному кабинету ПФР;
• Предоставить образец выписки из ЭТК для ознакомления.

Где и как посмотреть электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК есть только у самого работника. Вот как это сделать:

Через Госуслуги

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (подтверждённая учётная запись).
2. Перейдите в раздел «Услуги» → «Справки и выписки».
3. Выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
4. Нажмите «Получить услугу».
5. Система сформирует выписку — её можно просмотреть онлайн или скачать в PDF.

Через личный кабинет ПФР

1. Зайдите на es.pfrf.ru.
2. Авторизуйтесь через Госуслуги.
3. Перейдите в раздел «Документы о работе и пенсии».
4. Выберите «Электронная трудовая книжка» → «Просмотреть».
5. Нажмите «Скачать выписку».

Через МФЦ или отделение ПФР

Если у вас нет доступа к интернету — вы можете:

• Прийти в ближайший МФЦ с паспортом и СНИЛС;
• Заполнить заявление на получение выписки;
• Получить бумажную копию ЭТК в течение 3–5 рабочих дней.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надёжность, данные защищены от потери, порчи, подделки;
• Доступность — вы можете получить выписку в любое время, из любого места;
• Удобство — при трудоустройстве не нужно носить с собой бумажную книжку;
• Автоматизация — работодатель не тратит время на ручное заполнение;
• Безопасность — только вы и ПФР имеете доступ к вашим данным;
• Экологичность — сокращается использование бумаги.

Недостатки и риски

• Зависимость от интернета — без доступа к Госуслугам или ПФР вы не сможете получить выписку в экстренном случае;
• Ошибки в передаче данных — если работодатель неверно заполнит ЕФС-1, информация в ЭТК будет искажена;
• Проблемы с устаревшими системами — мелкие компании могут не успеть перейти на цифровые кадровые системы;
• Отсутствие физического документа — некоторые работодатели за рубежом или в частных структурах могут не признавать ЭТК без бумажного подтверждения (хотя это противоречит закону).

Что делать, если в ЭТК есть ошибки?

Если вы обнаружили неточность (например, неверная дата увольнения или неправильная должность):

1. Обратитесь к текущему или бывшему работодателю с письменным запросом;
2. Работодатель обязан исправить ошибку и направить уточнённые данные в ПФР через новую форму ЕФС-1;
3. После исправления — проверьте обновлённые данные на Госуслугах или в личном кабинете ПФР.

С 2026 года электронная трудовая книжка — это не просто альтернатива, а единственный официальный способ учёта трудового стажа в России. Подключение ЭТК — это простая, но важная процедура, которая экономит время, снижает риски и делает вашу трудовую историю доступной в любое время.

Работникам: Проверьте, есть ли у вас ЭТК. Если нет — подайте заявление работодателю. Не ждите, пока вас «обязали», сделайте это добровольно.

Работодателям: Обеспечьте автоматизированную передачу данных в ПФР. Не игнорируйте форму ЕФС-1 — штрафы за нарушения уже реальны.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровой документ. Это ваша профессиональная биография, защищённая государством. Позаботьтесь о ней сегодня — и вы будете уверены в завтрашнем дне.

Полезные ссылки:

• Госуслуги — выписка из ЭТК
• Личный кабинет ПФР
• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Личный кабинет работодателя