С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Законодательство уже закрепило её правовой статус, а работодатели обязаны вести учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, которую можно использовать в любой организации.

Правовая база

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет понятие «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. – порядок перехода с бумажных трудовых книжек на электронные.
• Приказ Минтруда России от  № ПТ‑1/2020 – утверждает форму заявления работника о переходе.

Важно помнить, что переход на ЭТК является добровольным для работника: он может оставить бумажную книжку, если так пожелает.

Кто обязан участвовать в переходе?

1. Работодатель – обязан обеспечить техническую инфраструктуру (доступ к порталу Госуслуг/СФР), вести электронный реестр и своевременно передавать сведения в ПФР.
2. Работник – может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат. Согласие должно быть добровольным и оформлено в письменной форме.

Какие документы нужны?

• Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (форма ПТ‑1/2020). В заявлении указываются:
  • ФИО, ИНН, СНИЛС;
  • Текущий номер бумажной трудовой книжки;
  • Дата подачи заявления;
  • Подпись работника.
• Запись в бумажной трудовой книжке о переходе (если книжка у работника остаётся в архиве).
• Приказ (или служебное распоряжение) руководителя о переводе сотрудника в ЭТК – необязательно, если заявление работника уже является основанием.
• Акт приёма‑передачи (при необходимости) – подтверждает, что работник получил доступ к ЭТК через портал Госуслуг.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить заявление от работника.

   Сотрудник заполняет форму ПТ‑1/2020 и передаёт её в кадровую службу. Дата заявления фиксируется в документе.

2. Проверить согласие.

   Убедиться, что заявление подписано без принуждения и содержит все обязательные реквизиты.

3. Внести запись в бумажную трудовую книжку.

   Если у работника остаётся бумажная книжка в архиве, в ней делается запись:

   «Переведен(а) на электронный формат трудовой книжки. Дата перехода – . Ссылка на электронный реестр – Госуслуги».

   Запись делается даже в случае увольнения сотрудника – в этом случае запись делается в момент увольнения.

4. Создать/активировать электронный профиль работника.

   Через портал Госуслуги или СФР (Система Фондов России) добавить сведения о трудовой деятельности сотрудника.

5. Уведомить работника о готовности ЭТК.

   Отправить уведомление (по электронной почте или в мессенджере) с инструкциями, как войти в личный кабинет, где посмотреть запись и как распечатать выписку.

6. Передать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР).

   В течение трёх рабочих дней после получения заявления необходимо загрузить данные в ЕГРТ (Единый государственный реестр трудовой деятельности) через личный кабинет работодателя в ПФР.

7. Сохранить копию заявления и подтверждающих документов.

   Все документы хранятся в кадровом деле в течение установленного срока (не менее 5 лет).

8. Контроль и аудит.

   Регулярно проверять корректность записей в электронном реестре и соответствие данных в бумажных архивах.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке при переходе

Если у работника сохраняется бумажная трудовая книжка (например, в архиве организации), запись делается по следующему образцу:

Запись о переходе на электронный формат трудовой книжки
Сведения о переходе: Переведен(а) на электронный формат трудовой книжки.
Ссылка на электронный реестр: https://www.gosuslugi.ru/
Подпись руководителя: ___________ /Ф.И.О./

Эта запись вносится в раздел «Записи о переводе в электронный формат» и подписываеться руководителем организации.

Сроки подачи заявления и выполнения действий

• Работник может подать заявление в любой момент, но не позднее 30 календарных дней с даты согласия.
• Работодатель обязан завершить все технические и документальные процедуры в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
• При увольнении запись о переходе делается одновременно с записью об увольнении (в течение 3 дней с даты увольнения).

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие подписи работника в заявлении. – проверяйте подпись перед началом процесса.
2. Не внесена запись в бумажную книжку. – даже если книжка хранится в архиве, запись обязательна.
3. Сроки передачи данных в ПФР превышены. – настройте автоматическое уведомление в системе кадрового учета.
4. Неправильный формат даты. – используйте «ДД.MM.ГГГГ».
5. Отсутствие подтверждения доступа работника к порталу Госуслуг. – фиксируйте в акте приёма‑передачи.

Ответственность за нарушение порядка

Согласно ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ 439‑ФЗ:

• Работодатель, не передавший сведения о трудовой деятельности в электронном виде, может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 5 000 рублей за каждого работника).
• Отсутствие записи в бумажной трудовой книжке при переходе считается нарушением требований к ведению трудовых книжек и может стать основанием для проверки со стороны Трудовой инспекции.

Полезные ссылки и шаблоны

• Госуслуги – портал для доступа к ЭТК
• ПФР – личный кабинет работодателя
• Образец заявления ПТ‑1/2020 (скачать здесь)
• Шаблон записи в бумажной трудовой книжке (скачать здесь)

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто модернизация документооборота, а обязательный элемент современного кадрового учета. При правильном соблюдении порядка действий, указанных в этой статье, вы избежите штрафов, сократите бумажную работу и предоставите сотрудникам удобный доступ к их трудовой истории.

Помните: главное – наличие добровольного заявления работника, своевременная запись в бумажной книжке и передача данных в ПФР в течение трёх рабочих дней.