С 1 января 2021 года в России для всех работодателей обязательным стало ведение сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде (ЭТК). Это изменение, введенное Федеральным законом № 439-ФЗ и регламентированное Приказом Минтруда России № 320н, кардинально изменило кадровую работу. Данная статья является практическим руководством для работодателя и кадрового специалиста по ключевым аспектам ведения ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и кто её ведёт?

Электронная трудовая книжка — это официальный электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника (приёме, увольнении, награждениях и т;д.). Её ведущую и хранящую функцию выполняет Пенсионный фонд России (ПФР). Однако обязанность по сбору, формированию и передаче этих сведений в ПФР лежит на работодателе.

Ключевые отличия от бумажной трудовой книжки:

• Хранитель: Бумажная — у работника; Электронная — в информационной системе ПФР.
• Форма: Бумажная — физический объект; Электронная — набор зашифрованных данных в реестре ПФР.
• Дубликат: Для ЭТК выдается не дубликат, а выписка из электронного документа на бумаге по заявлению работника.

Обязанности работодателя: пошаговый алгоритм

Передача сведений в ПФР

Работодатель обязан в строго установленные сроки (обычно в течение месяца после события) передавать в ПФР сведения о каждом работнике в электронном виде. Это делается через:

1. Личный кабинет работодателя на сайте ПФР (основной способ).
2. Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
3. Прямой файловый обмен (для крупных организаций с высоким оборотом кадров).

Данные передаются в строгом установленном формате (XML) на основе утверждённых форматных справочников ПФР. Ошибки в структуре файла приведут к отклонению сведений.

Работа с заявлениями работников

Работник имеет право выбрать:

• Электронную трудовую книжку (по умолчанию с 2021 года).
• Бумажную трудовую книжку (нужно подать письменное заявление работодателю).

Важный нюанс: Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронную, он также должен подать письменное заявление. При этом:

1. Работодатель обязан выдать ему на руки имеющуюся бумажную трудовую книжку (если она была).
2. С момента выдачи бумажная книжка считается переданной работнику, и работодатель освобождается от ответственности за её дальнейшее ведение и хранение (п. 3 ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ).
3. Все дальнейшие записи будут вноситься только в ЭТК в ПФР.

Внесение записей в ЭТК

Каждая запись в ЭТК должна содержать:

• Дату события (приёма, увольнения, изменения условий договора).
• Наименование документа, являющегося основанием (приказ, договор).
• Номер этого документа.
• Подпись уполномоченного представителя работодателя (директора, кадровика) и печать организации (если используется).

Важно: Запись считается корректной, только если она передана в ПФР и принята им. Работодатель должен сохранять электронные копии (сканы) всех кадровых документов (трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2 и т.д.) на весь срок хранения (до 75 лет).

Что хранит работодатель?

Несмотря на то, что основной документ — в ПФР, работодатель обязан хранить:

• Электронные копии (скан-копии) всех документов, на основании которых вносились записи в ЭТК.
• Документы, подтверждающие передачу сведений в ПФР (отчётные файлы, квитанции об успешной загрузке).
• Заявления работников о выборе формата трудовой книжки (бумажной или электронной).
• Бумажные трудовые книжки, выданные работникам на руки при переходе на ЭТК, до момента их возврата (если возврат предусмотрен).

Ответственность за нарушения

Несоблюдение обязанностей по ведению и передаче сведений в ЭТК влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или ПФР с жалобой на непередачу или искажение сведений.

Преимущества и сложности для работодателя

Преимущества:

• Сокращение издержек на бумагу, печать, хранение бумажных трудовых книжек.
• Автоматизация (интеграция с 1С и другими кадровыми системами).
• Снижение рисков утери или порчи документа.
• Упрощение процедуры при увольнении (не нужно высылать книжку по почте).

Сложности и риски:

• Техническая зависимость от работы портала ПФР и качества интеграции.
• Необходимость точного и своевременного внесения данных. Ошибка = нет записи в ПФР.
• Обязанность хранить сканы всех документов в электронном виде.
• Работа с возражениями работников, если те не согласны с внесённой записью.

Ведение электронных трудовых книжек — это не просто смена формата, а новый юридически значимый процесс, за который несёт ответственность работодатель. Ключевые правила:

1. Всегда передавайте сведения в ПФР в установленные сроки и в правильном формате.
2. Уважайте право работника на выбор формата и оформляйте его заявление.
3. Храните электронные копии всех кадровых документов как доказательство оснований для записей.
4. Контролируйте процесс через личный кабинет ПФР и собственные системы учёта.

Нарушение этих правил грозит штрафами и спорами с сотрудниками. Рекомендуется настроить стабильный канал передачи данных и регулярно проверять статус отправленных сведений в ПФР.