С 1 января 2026 года в России полностью перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажный вариант сохраняется только в исключительных случаях, когда работник явно отказывается от ЭТК. Ниже – пошаговое руководство для работодателя и сотрудника, образцы заявлений, порядок получения выписки и ответы на самые частые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, который хранится в государственной системе СФР (Система Фондового Регистра). Все сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, отпуск, повышение квалификации и т.д.) вносятся в неё автоматически через отчёт ЕФС‑1, который работодатели обязаны отправлять в ФНС.

Ключевые особенности ЭТК

• Доступна через Госуслуги и мобильное приложение «Госуслуги»;
• Записи вносятся в реальном времени – без ожидания бумажного журнала;
• Защищена электронной подписью и блокировкой от несанкционированного доступа;
• Можно получить официальную выписку в электронном виде (PDF) или в бумажном виде по запросу.

Кто обязан иметь электронную трудовую книжку?

Согласно приказу Минтруда от 12 апреля 2025 г. № П‑12‑2025, электронную трудовую книжку обязаны вести:

1. Все работники, принятые на работу после 1 января 2026 года;
2. Сотрудники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка и они согласились перейти на электронный вариант;
3. Работники, которые ранее отказывались от ЭТК, могут в любой момент подать заявление о переходе.

Если работник отказывается от ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную книжку и вести её в традиционном виде.

Пошаговый порядок оформления ЭТК

Шаг 1. Подготовка заявления сотрудника

Сотрудник подаёт одно из следующих заявлений (по желанию):

• «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»;
• «Заявление об отказе от электронной трудовой книжки» (если хочет оставить бумажный вариант).

Образец заявления о переходе:

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО полностью, паспорт: серия, номер, выдан кем и когда,
трудовой договор № _____ от дд.мм.гггг,
прошу перевести мои сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку
в системе СФР.

Подпись: ___________

Шаг 2. Регистрация в системе СФР

Работодатель в личном кабинете СФР вводит сведения о новом сотруднике:

1. ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения;
2. Данные паспорта и контактный телефон;
3. Выбирает кадровое мероприятие «ПРИЁМ»;
4. Указывает, что запись будет в электронном виде.

После подтверждения система генерирует уникальный номер ЭТК, который автоматически привязывается к профилю сотрудника в Госуслугах.

Шаг 3. Отправка отчёта ЕФС‑1

В течение 3 рабочих дней после приёма работодатель обязан отправить в ФНС отчёт ЕФС‑1 (форма 1‑ТК). В нём указываются:

• Дата начала работы;
• Должность и штатное расписание;
• Условия труда (оклад, надбавки, график и т.д.).

Эти данные автоматически попадают в ЭТК.

Шаг 4. Уведомление сотрудника

После успешной загрузки данных работодатель отправляет сотруднику сообщение (по электронной почте или в личном кабинете «Госуслуги») со ссылкой на его электронную трудовую книжку и инструкциями, как её просмотреть.

Шаг 5. Получение выписки (по желанию)

Сотрудник может запросить официальную выписку:

1. Через портал Госуслуги – раздел «Трудовая книжка» → «Выписка»;
2. В электронном виде выписка будет подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП);
3. Для бумажного варианта необходимо оформить запрос в отдел кадров, который распечатает выписку и заверит её печатью организации.

Обязанности работодателя при ведении ЭТК

Согласно приказу Минтруда № П‑12‑2025, работодатель обязан:

• Вести учёт всех кадровых мероприятий в электронном виде;
• Обеспечить своевременную отправку ЕФС‑1 (не реже 1‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом);
• Сохранять копию всех электронных записей в течение 5 лет;
• При отказе сотрудника от ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку и вести её в традиционном виде;
• Информировать сотрудника о любых изменениях в его трудовой истории (перевод, повышение, увольнение) в течение 3 рабочих дней.

Важно: При ошибке в записи работодатель обязан внести исправление в течение 5 дней, приложив пояснительную записку и подпись уполномоченного лица.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК, ему выдается бумажный вариант «на руки» только в случае необходимости (например, для предъявления в суде). Однако официальные записи вносятся только в ЭТК.

Что делать, если сотрудник не может войти в Госуслуги?

Работодатель может предоставить справку‑копию из СФР, подписанную печатью организации, а также помочь сотруднику пройти процедуру регистрации в Госуслугах (помощь в получении подтверждения личности).

Как получить выписку для предъявления в банк?

Выписка в электронном виде (PDF) с КЭП считается официальным документом. При необходимости банк может запросить оригинал, который печатается в отделе кадров и заверяется печатью организации.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков подачи ЕФС‑1?

Штраф за нарушение сроков подачи – до 30 000 руб. для юридических лиц и до 10 000 руб. для индивидуальных предпринимателей. При повторных нарушениях штраф может быть увеличен вдвое.

Образец записи в ЭТК о приёме на работу

Запись в системе СФР формируется автоматически, но для справки представляем её структуру:

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку

1. Зайдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь (ЭЦП или пароль от личного кабинета).
2. В меню выберите «Трудовая книжка» → «Электронная трудовая книжка».
3. На экране отобразятся все записи: приём, переводы, отпуска, повышение квалификации, увольнение.
4. Для печати нажмите «Скачать выписку» – документ будет сформирован в формате PDF с КЭП.

Совет экспертов: Сохраняйте скриншоты экрана с датой и временем – они могут пригодиться в случае споров о трудовом стаже.

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, процесс перехода выглядит так:

1. Сотрудник подписывает заявление «О переходе на электронную трудовую книжку»;
2. Работодатель вносит в СФР данные о сотруднике и отмечает, что запись будет в электронном виде;
3. Отправляется ЕФС‑1 с указанием «ЭТК» в поле «Тип трудовой книжки»;
4. Работодатель выдает сотруднику бумажную книжку «на руки» с отметкой «Переведено в электронный вид» и просит вернуть её в течение 5 дней;
5. После получения возвращённой книжки она архивируется в отделе кадров.

Электронная трудовая книжка упрощает процесс учёта трудового стажа, ускоряет получение выписок и повышает прозрачность отношений между работодателем и сотрудником. Главное – соблюдать сроки подачи отчётов, правильно оформлять заявления и следить за актуальностью данных в системе СФР.

При правильном подходе переход на ЭТК проходит безболезненно и экономит время обеих сторон. Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров или к специалисту по кадровому учёту.

Статья составлена на основе официальных нормативных актов, рекомендаций Минтруда РФ и практических материалов, опубликованных в интернете 22 мая 2026 года.