В процессе приема на работу и увольнения часто возникают вопросы, связанные с трудовой книжкой. В современной практике многие сотрудники переходят на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, однако работодатель всё равно обязан соблюдать определённые нормы ТК РФ. Ниже – подробный разбор ситуаций, когда работник не предъявляет бумажную трудовую книжку, и рекомендации, как действовать.
Что говорит закон
Согласно Трудовому кодексу РФ, ст. 66, работодатель (кроме физических лиц‑незарегистрированных ИП) обязан вести трудовые книжки для всех работников, проработавших у него более пяти дней, если их труд является основным. При этом:
- Работник может предъявить бумажную трудовую книжку или электронные сведения о трудовой деятельности;
- Если работник отказывается от бумажной формы, он обязан предоставить утверждённую форму электронного документа;
- В случае отсутствия любой из форм работодатель обязан запросить у работника необходимые сведения в письменной форме.
Как убедиться в наличии электронной трудовой книжки
По информации с портала ГАРАНТ.РУ , при заключении трудового договора работник предоставляет:
- Трудовую книжку;
- Или сведения о трудовой деятельности, подтверждающие его опыт;
- Если предоставлены только сведения, необходимо проверить, есть ли в них отметка об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
Эти сведения могут быть представлены в виде электронного документа, который затем заносится в личный кабинет работника и в кадровую систему организации.
Что делать, если работник не предъявил трудовую книжку
Ситуация может возникнуть по нескольким причинам:
- Работник перешёл на электронный формат;
- Он потерял бумажную книжку;
- Он отказывается предоставлять любой документ.
В каждом из случаев работодатель обязан действовать в соответствии с ТК РФ и следующими рекомендациями.
Оформление перехода на электронную форму
Если работник утверждает, что уже перешёл на электронную трудовую книжку, достаточно запросить у него:
- Подтверждение перехода (письменное заявление об отказе от бумажной формы);
- Электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности;
- При необходимости – копию подтверждения отправки в ПФР или ФСС.
После получения документов работодатель вносит сведения в свою кадровую систему и может считать трудовые отношения оформленными.
Как вести учёт, если работник не выбрал форму
По рекомендациям БУХ.1С , если в течение 2020‑2023 годов работник не получил бумажную книжку, он сохраняет право выбрать форму в будущем. Поэтому:
- Необходимо запросить у работника письменное заявление о выборе формы;
- Сохранить копию заявления в личном деле;
- При необходимости оформить дубликат старой книжки или создать новую электронную запись.
Обязанности работодателя при отсутствии выдачи трудовой книжки
Согласно материалам Онлайн Инспекция , если работник после увольнения не получил трудовую книжку, он имеет право подать письменный запрос работодателю. Последний обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней. В случае невозможности выдачи (например, из‑за утраты) работодатель обязан предоставить дубликат или подтверждение факта увольнения с указанием даты.
Что делать, если работодатель не отвечает
Если работодатель не выдаёт трудовую книжку и не предоставляет сведения о трудовой деятельности, работник может:
- Подать запрос в трудовую инспекцию;
- Требовать возмещения удержанных выплат (заработка) за каждый день задержки выдачи;
- Инициировать судебное разбирательство, где день фактической выдачи будет считаться датой увольнения (см. ст. 81 ТК РФ).
Судебная практика и позиции судов
В судебной практике (см. материалы ГАРАНТ.РУ, ) часто рассматривается вопрос о необходимости направления работнику уведомления о необходимости передачи трудовой книжки. Судьи признают, что:
- Непредъявление трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности обеспечить её выдачу;
- Работодатель обязан уведомить работника о необходимости явиться за документом;
- Отказ от предоставления книжки может привести к административной ответственности.
Практические рекомендации для работодателя
Чтобы избежать конфликтов и штрафов, рекомендуется:
- Запрашивать у новых сотрудников письменное заявление о выборе формы трудовой книжки;
- Вести электронный реестр всех работников, указав форму ведения (бумажная/электронная);
- При переходе на электронную форму сохранять копию заявления и подтверждающий документ;
- Регулярно проверять, что у всех сотрудников есть актуальная запись о трудовой деятельности;
- При увольнении выдавать работнику трудовую книжку или её дубликат в течение трёх рабочих дней после окончания отношений.
Что делать работнику, если ему не выдали трудовую книжку
Если по какой‑то причине работодатель не выдал вам трудовую книжку, вы имеете право:
- Подать письменный запрос в отдел кадров или в бухгалтерию;
- Требовать выдать документ в течение трёх рабочих дней;
- В случае игнорирования запроса – обратиться в Трудовую инспекцию или в суд;
- Сохранять копии всех писем и подтверждений отправки запросов.
Отсутствие предъявления трудовой книжки со стороны работника не освобождает работодателя от обязанностей, установленных ТК РФ. Правильное оформление перехода на электронную форму, своевременное предоставление дубликата и соблюдение сроков выдачи – ключевые моменты, которые защищают интересы обеих сторон. Соблюдая указанные нормы и рекомендации, работодатель минимизирует риск юридических конфликтов и штрафов, а работник получает необходимые документы для подтверждения своего трудового стажа.