С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь цифровая версия полностью заменяет бумажный аналог․ При увольнении работника с ЭТК работодателю и работнику необходимо выполнить ряд обязательных действий, чтобы сохранить права и корректно оформить стаж․ Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных законодательных актах и практических рекомендациях․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, которые передаются в Информационную систему Пенсионного фонда России (с 2023 г․ – Социального фонда России)․ В ЭТК фиксируются:
- должность, специальность, квалификация, вид деятельности;
- дата трудоустройства и расторжения трудового договора;
- основания и причины приёма, перевода, увольнения и других кадровых мероприятий․
В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК не отражаются причины увольнения – это сделано для защиты прав работника․
Обязанности работодателя при увольнении
Запись в ЭТК
После издания приказа об увольнении работника работодателю необходимо:
- заполнить раздел 1․1 (сведения о трудовой деятельности) формы ЕФС‑1;
- передать заполненную форму в СФР (социальный фонд) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (п․ 2 п․ 5 ст․ 11 Закона от № 27‑ФЗ)․
Предоставление справок и выписок
Работодатель обязан выдать работнику:
- сведения о трудовой деятельности в виде СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
- справку о заработке за последние два года (форма 182н) – необходима для расчёта больничных и других выплат․
Перевод данных в систему
После оформления приказа об увольнении данные автоматически передаются в систему Пенсионного фонда через электронный канал․ Работодатель должен убедиться, что все поля заполнены корректно, чтобы избежать задержек в расчётах пенсии и других социальных выплат․
Что делать работнику при увольнении
Получение доступа к ЭТК
После увольнения работник имеет право:
- получить копию ЭТК в цифровом виде через личный кабинет на сайте Госуслуг;
- запросить сведения, отсутствующие в бумажной трудовой книжке, через МФЦ или ПФР;
- получить выписку о заработке (форма 182н) для расчёта больничных․
Проверка корректности данных
При получении ЭТК работнику рекомендуется проверить:
- даты начала и окончания трудового договора;
- должность и квалификацию;
- отсутствие ошибок в указании сроков․
Если обнаружены ошибки, работник обязан в письменной форме (письмо, электронное письмо) уведомить работодателя о необходимости исправления․
Удаление причины увольнения
В ЭТК не фиксируется причина увольнения․ Это сделано для того, чтобы работник не сталкивался с дискриминацией при поиске новой работы․ Если работник хочет уточнить, почему его уволили, он может запросить пояснение у работодателя, но это не будет отражено в ЭТК․
Правовые основы и сроки
- С 1 января 2026 года переходный период завершён – ЭТК является единственным официальным документом;
- Форма ЕФС‑1 должна быть подана в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении;
- Работодатель обязан передать данные о трудовой деятельности в систему Пенсионного фонда в течение 24 часов после получения приказа;
- Работник имеет право в течение 30 дней после увольнения запросить копию ЭТК и выписку о заработке․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Да, если работник не отказался от бумажной версии, работодатель может выдать её по запросу․
- Что делать, если в ЭТК отсутствует запись об увольнении? – Работник должен обратиться к работодателю с письменным запросом․ Если работодатель не исправит ошибку, можно обратиться в ПФР․
- Как получить выписку о заработке за последние 2 года? – Через личный кабинет на сайте Госуслуг, МФЦ или ПФР․
- Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде? – Да, работник может запросить печатную копию, но она будет лишь копией цифрового документа․
- Что делать, если работодатель не передал данные в СФР? – Работник может подать жалобу в ПФР, а также в региональный отдел кадров․
Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс оформления кадровых мероприятий, но требует точного соблюдения сроков и формальностей․ Работодатель обязан своевременно передавать данные в систему, а работник – проверять корректность информации и своевременно запрашивать необходимые справки․ Соблюдение этих правил гарантирует правильный расчёт стажа, пенсионных прав и других социальных выплат․
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в региональный отдел Пенсионного фонда России․