Копия трудовой книжки – документ, который часто требуется при получении кредита, оформлении визы, регистрации в государственных сервисах и в ряде иных ситуаций. В 2026 году процесс получения и заверения копии регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 62) и рядом нормативных актов (ГОСТ 7.0.97‑2016, правилам заверения документов). В статье подробно рассмотрим:

• Кто имеет право требовать копию трудовой книжки;
• Какие случаи требуют заверенной копии;
• Как правильно написать заявление;
• Пошаговый порядок получения и заверения копии (бумажной и электронной);
• Образцы заявлений и заверительных отметок;
• Типичные ошибки и рекомендации.

Правовая база

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан предоставить работнику:

1. Трудовую книжку;
2. Копию любой записи из трудовой книжки, а также выписку из неё, по письменному заявлению работника.

Для заверения копии применяются:

• ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, документации и издательскому делу. Оформление документов».
• Приказ Минтруда России от  № 414н «Об утверждении формы заявления о выдаче копии трудовой книжки».

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия требуется в следующих ситуациях:

• Оформление банковского кредита или ипотечного займа;
• Получение визы или вида на жительство за рубежом;
• Регистрация в государственных сервисах (Госуслуги) для получения электронной трудовой книжки;
• Трудоустройство в организации, где требуется подтверждение стажа без предоставления оригинала;
• Судебные разбирательства, связанные с трудовыми спорами.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется придерживаться образца, утверждённого Минтрудом. Ниже – пример заявления 2026 года:

Заявление
на выдачу копии трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
прошу выдать мне копию трудовой книжки (всех страниц) с заверением подписи и печати работодателя.
Основание: ст. 62 ТК РФ.

В заявлении указываются:

• ФИО и паспортные данные;
• Адрес регистрации;
• Точная формулировка просьбы (копия, выписка, дубликат);
• Ссылка на нормативный акт (ст. 62 ТК РФ);
• Дата и подпись заявителя.

Пошаговый порядок получения копии

Обращение к работодателю

1. Подготовьте заявление (см. выше) и копию паспорта.
2. Передайте документы в отдел кадров или непосредственно руководителю.
3. Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан подготовить копию.

Оформление копии

Копию можно сделать двумя способами:

• Ксерокопия – печать всех страниц оригинала.
• Скан-копия – сканирование в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi).

После получения копий необходимо:

1. Проверить, что все страницы присутствуют и читаемы.
2. Собрать листы в порядке оригинала.
3. Прошить их в виде «книжки» (скрепка или переплет).

Заверение копии работодателем

Для того чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо заверить подписью и печатью работодателя. По ГОСТу заверительная надпись выглядит так:

Заверено
«____» __________ 2026 г.
_____________________
(подпись, печать организации)

Каждая страница копии должна быть проставлена подписью и печатью, либо достаточно заверить первую и последнюю страницу, если в организации принято такой порядок.

Получение электронной копии через Госуслуги

С 2024 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК). Чтобы получить её копию:

1. Зайдите в личный кабинет на Госуслуги.
2. Выберите услугу «Получить выписку из трудовой книжки».
3. Подтвердите личность (смс‑код, электронная подпись).
4. Скачайте PDF‑документ – он считается заверенной копией.

Электронный документ действителен в течение 12 месяцев с даты выдачи, если иное не указано в договоре с работодателем.

Типичные ошибки при оформлении копии

• Отсутствие подписи и печати – копия считается недействительной.
• Неполный набор страниц (пропущены записи о переводах, увольнениях).
• Неправильный формат даты (по ГОСТ 7.0.97‑2016 – ««____» __________ 2026 г.»).
• Отсутствие заявления – работодатель может отказать в выдаче копии.
• Использование скан-копии низкого качества – банк или миграционная служба могут отклонить документ.

Срок действия и хранение копии

Заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, однако в некоторых организациях (банки, учебные заведения) требуют, чтобы копия была выдана не более 6 месяцев назад. Поэтому рекомендуется:

1. Сохранять оригинал и копию в разных местах (дом, офис).
2. При необходимости получения новой копии запросить её не реже одного раза в год, чтобы избежать «просроченности».

Практические рекомендации

• Сделайте две копии – одну храните дома, вторую используйте в официальных целях.
• Если копия требуется в банковском деле, уточните у банка требования к заверению (печать, подпись, количество страниц).
• При работе с электронным документом сохраняйте оригинальный PDF и его печатную копию.
• В случае утери оригинала трудовой книжки подайте заявление о выдаче дубликата (см. Образец заявления № 3 в разделе «Образцы»).

Образцы документов (скачать бесплатно)

• Заявление на выдачу копии трудовой книжки (PDF)
• Образец заверительной печати (PNG)
• Электронная выписка из трудовой книжки (PDF)

Получение и заверение копии трудовой книжки в 2026 году – процесс, который регулируется Трудовым кодексом и ГОСТом. Главное помнить о необходимости письменного заявления, правильного оформления копий и их заверения подписью и печатью работодателя. При соблюдении всех требований копия будет признана юридически действительной и пригодится в самых разных жизненных ситуациях.

Помните: своевременный запрос и правильное оформление копии помогут избежать лишних задержек и проблем при получении кредитов, виз, а также в судебных разбирательствах.