С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот документ заменил традиционную бумажную форму и теперь хранится исключительно в цифровом виде в базе Пенсионного фонда России (ПФР). В статье подробно рассматриваем, как работает ЭТК, какие обязанности возникли у работодателей, как получить сведения о своей трудовой деятельности и какие нормативные акты регулируют процесс.
Нормативная база
Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 350‑ФЗ
Закон вводит понятие электронной трудовой книжки как сведений о трудовой деятельности, зафиксированных в электронной базе ПФР.
Приказ Минтруда России от 17 сентября 2020 г; № 618н
В него добавлен новый раздел, описывающий периоды работы до 31 декабря 2019 года, которые учитываются в индивидуальном лицевом счёте страхователя.
Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590
Устанавливает новые сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности, на основе которых формируются ЭТК.
Статья 66.1 Трудового кодекса РФ
Регламентирует передачу информации о деятельности работников в цифровую форму и определяет юридическую силу электронных записей.
Как формируется электронная трудовая книжка
ЭТК формируется каждый раз, когда в кадровом составе организации происходят изменения – при приёме на работу, переводе, увольнении и т.д. Начиная с первого месяца 2020 года такие изменения фиксируются в системе ПФР.
Кто вносит данные
- Работодатель через кабинет страхователя;
- Специализированного оператора связи;
- Клиентскую службу территориального органа ПФР.
Где хранятся сведения
Все сведения о трудовой деятельности, периодах работы, начисленных и уплаченных страховых взносах, а также информация о пенсионных баллах сохраняются в цифровой базе ПФР. Это не копия бумажной книжки, а полноценный электронный документ, имеющий юридическую силу.
Как получить сведения из электронной трудовой книжки
Через личный кабинет на сайте ПФР
Зарегистрировавшись на pfrf.ru, вы можете открыть раздел «Электронная трудовая книжка» и запросить выписку.
Через портал «Госуслуги»
На портале Госуслуги в разделе «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из электронной трудовой книжки» доступна как PDF, так и XML‑формат.
Через мобильные приложения
Специальные приложения для смартфонов позволяют просматривать и скачивать выписку в любое удобное время.
Бумажная выписка
По запросу работник может получить бумажную копию выписки в:
- Последнем работодателе;
- Клиентской службе ПФР (по предварительной записи);
- Многофункциональном центре (МФЦ).
Обязанности работодателей
С 26 апреля 2020 года работодатели обязаны передавать в ПФР сведения о приёме на работу и увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа или распоряжения. Это гарантирует своевременное обновление ЭТК.
Как передавать данные
- Через кабинет страхователя;
- С помощью специализированного оператора связи;
- Лично в клиентской службе ПФР.
Последствия несоблюдения
Несвоевременная передача может привести к штрафу и нарушению требований ТК РФ, а также к ошибкам в расчёте пенсионных выплат.
Часто задаваемые вопросы
- Нужен ли мне бумажный вариант ЭТК? – Нет. Электронная книжка существует только в цифровом виде, но её сведения можно распечатать.
- Можно ли хранить выписку на личном устройстве? – Да, файл можно сохранить, распечатать или отправить по e‑mail.
- Как узнать, есть ли у меня ЭТК? – Войдите в личный кабинет на сайте ПФР; если в системе есть запись, вы увидите соответствующую информацию.
- Что делать, если в книжке ошибка? – Обратитесь в ПФР или к работодателю для исправления данных.
Перспективы развития
По словам главы ПФР Максима Топилина, более 1 000 000 россиян уже перешли на электронную трудовую книжку. Ожидается, что к 2025 году почти все работники будут использовать ЭТК, что упростит контроль над пенсионным обеспечением и сократит административные издержки.
Электронная трудовая книжка – современный инструмент, который позволяет работникам быстро и удобно получать информацию о своей трудовой истории, а работодателям – соблюдать требования законодательства в области труда и пенсионного страхования. Главное помнить, что все сведения хранятся в ПФР, а доступ к ним открыт через личный кабинет, портал Госуслуг или мобильные приложения. При соблюдении сроков передачи данных и правильного использования кабинета страхователя процесс будет полностью прозрачным и безошибочным.
Автор: информационный материал, собранный на основе официальных источников ПФР и Минтруда России.