Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый‚ но уже ставший обязательным инструмент — электронная трудовая книжка (ЭТК). Переход на цифровую форму отчетности изменил порядок кадрового учета‚ поэтому как работникам‚ так и работодателям важно понимать‚ как именно формируются записи и какие сведения хранятся в ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
В двух словах: электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица‚ которые формируются в единой базе Социального фонда России (ранее — ПФР) на основании отчетов СЗВ-ТД‚ подаваемых работодателями.
ЭТК появилась в России несколько лет назад и сразу привлекла внимание как крупных работодателей‚ так и сотрудников малого и среднего бизнеса. Главной особенностью ЭТК является то‚ что она существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Бумажный аналог постепенно уходит в прошлое‚ хотя на переходный период за работниками сохранялось право выбора.
Какие сведения вносятся в ЭТК?
Электронная трудовая книжка стала практически полным аналогом бумажной версии. С 2021 года по желанию работников в нее включаются сведения о трудовой деятельности за прошлые периоды. В электронной записи фиксируется следующая информация:
- Сведения о работнике (ФИО‚ СНИЛС);
- Сведения о работодателе (наименование‚ регистрационный номер в СФР‚ ИНН/КПП);
- Сведения о приеме на работу;
- Сведения о переводах на другую постоянную работу;
- Сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- Сведения о переименовании работодателя;
- Сведения о присвоении работнику квалификации (разряда‚ класса‚ категории);
- Сведения о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Порядок и правила внесения записей
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей‚ который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок при заполнении СЗВ-ТД по-прежнему следует избегать‚ так как исправление недостоверных сведений требует подачи корректирующего отчета.
Сроки подачи сведений
Работодатель обязан передавать информацию в СФР в следующие сроки:
- При приеме на работу и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (распоряжения).
- При переводе‚ присвоении квалификации и т.д; — не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло событие.
Особенности кадрового учета
У многих специалистов возникает вопрос: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки? Согласно законодательству‚ ЭТК не имеет физического носителя‚ поэтому она не подлежит регистрации в привычных книгах учета движения трудовых книжек. Должен ли работник предъявить при приеме на работу выписку из ЭТК? Строго говоря‚ нет — работодатель сам запросит сведения о стаже в СФР. Однако на практике соискатели часто предоставляют выписку из электронной трудовой книжки для ускорения процесса оформления.
Как проверить свои записи в ЭТК?
Одно из главных преимуществ цифровой книжки — прозрачность и доступность данных. С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут проверить:
- Передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России своевременно;
- Какая именно информация о должности‚ переводах и увольнениях зафиксирована в базе;
- Нет ли ошибок в записях.
Просмотреть сведения можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»;
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- Через приложение «Мой налог» и другие ведомственные сервисы.
Исправление ошибок и выдача дубликатов
Несмотря на автоматизацию процесса‚ человеческий фактор никто не отменял. Если работодатель внес неверную информацию‚ он обязан подать в СФР отчет СЗВ-ТД с кодом «ОТМН» (для отмены ранее поданных сведений) и затем подать корректные данные.
Отдельно стоит рассмотреть ситуацию с бумажными дубликатами. Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем‚ что в его бумажной трудовой книжке есть запись об увольнении‚ признанная недействительной‚ работодатель обязан оформить дубликат‚ в котором не будет этой порочащей записи. В ЭТК этот процесс происходит проще: неверная цифровая запись просто аннулируется и заменяется верной.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Многие граждане задаются вопросом: как перейти на электронные трудовые книжки и можно ли от них отказаться?
Сегодня ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей в отношении всех работников. В 2020–2021 годах проходил этап выбора: работники могли написать заявление и оставить только бумажную версию‚ отказаться от бумажной версии‚ оставив только ЭТК‚ или вести обе формы одновременно.
Сейчас подать заявление о ведении только бумажной трудовой книжки нельзя, этот период завершился. Тем не менее‚ те работники‚ которые ранее выбрали бумажный формат‚ продолжают вести ее наряду с электронной; Если же человек впервые устраивается на работу после 2021 года‚ данные о его стаже формируются исключительно в электронном виде.
Электронная трудовая книжка прочно вошла в кадровый документооборот России. Понимание того‚ как формируется запись и какие сведения подлежат передаче в СФР‚ критически важно для соблюдения трудового законодательства. Для работников ЭТК — это гарантия сохранности данных о стаже и возможность оперативного контроля за действиями работодателя‚ а для бизнеса — переход к современным и эффективным цифровым технологиям.