С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), регулируемая Федеральным законом от  № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». При приёме на работу сотрудник может подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажного варианта. Ниже подробно рассмотрены все этапы, которые необходимо соблюсти работодателю.

Нормативная база

• ФЗ № 439‑ФЗ от – вводит статью 66.1 ТК РФ, регулирующую ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от  № 887 – уточняет порядок подачи заявлений и выдачи бумажных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от  № 658н – утверждает форму заявления о ведении (или отказе от ведения) электронной трудовой книжки.
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (бумажной и электронной) – содержит требования к записям, подписям и печатям.

Все перечисленные нормативные акты действуют на протяжении 2026 года без изменений.

Что должно содержать заявление работника?

Заявление оформляется в произвольной форме, но должно включать следующие обязательные реквизиты:

1. ФИО работника полностью.
2. Дата подачи заявления (день, месяц, год).
3. Чёткое указание выбора:
   • «Прошу вести трудовую книжку в электронном виде»;
   • или «Прошу сохранить ведение трудовой книжки на бумажном носителе».
4. Просьба о выдаче бумажной трудовой книжки (если работник выбрал электронный формат, но хочет получить бумажный экземпляр на руки).
5. Подпись работника и расшифровка подписи.

Пример формулировки:

Я, Иванов Иван Иванович, подаю заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку в срок не позднее трёх рабочих дней с момента подачи настоящего заявления.

Подпись _______________ / Иванов И.И. /

Последовательность действий работодателя

Приём заявления

• Заявление принимается в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в день подачи.
• На заявлении ставится отметка о принятии (дата, номер incoming документа, подпись ответственного).

Уведомление работника о праве выбора

Если работник не указал свой выбор однозначно, необходимо вручить ему письменное уведомление о возможности:

• вести трудовую книжку в электронном виде;
• сохранить бумажный носитель.

Уведомление оформляется в свободной форме, но должно содержать ссылки на ст. 66.1 ТК РФ и п. 2 Постановления № 887.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку (при наличии)

Если работник выбрал электронный формат, но попросил выдать бумажную книжку, в неё делается запись:

1. В графе 3 – «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».
2. В графе 4 – дата и номер заявления работника.
3. Запись заверяется подписью руководителя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (если имеется).

После этого бумажная трудовая книжка выдаётся работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Ведение электронной трудовой книжки

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируются в составе единой формы ЕФС‑1 и передаются в Пенсионный фонд РФ (СФР) через систему «Социальное страхование». Обязанность ведения ЭТК возникает у работодателя независимо от того, ведётся ли бумажная книжка.

• Регистрация в системе ЭТК осуществляется через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО (1С:ЗУП, «КонсультантПлюс» и др.).
• Каждое кадровое событие (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.) отражается в электронной форме в день его совершения.
• Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Хранение и предоставление документов

• Бумажная трудовая книжка, выданная работнику, хранится у него; работодатель не несёт ответственности за её сохранность (п. 5 ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ).
• Электронные сведения хранятся в информационной системе ПФР (СФР) не менее 50 лет после увольнения работника.
• При запросе работника предоставляется выписка из ЭТК в электронном виде (PDF) либо бумажная выписка, заверенная печатью организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли получать согласие работника на ведение ЭТК при каждом переводе?

Нет. Согласие (или отказ) даётся один раз при приёме на работу и действует до тех пор, пока работник не подаст новое заявление об изменении выбора.

Можно ли отказать работнику в выдаче бумажной трудовой книжки, если он выбрал электронный формат?

Нет. По п. 5 ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ работник имеет право получить бумажную трудовую книжку независимо от выбранного способа ведения сведений.

Какие сроки установлены для внесения записи в бумажную книжку после подачи заявления?

Запись должна быть сделана и книжка выдана не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно ли заверять запись в электронной трудовой книжке подписью и печатью?

Электронные сведения заверяются электронной подписью уполномоченного лица работодателя (или оператора ЭТК) в соответствии с требованиями ФЗ № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Печать организации не требуется.

Что делать, если работник потерял заявление о выборе формата?

Работник может подать дубликат заявления. В случае утери оригинала работодатель делает отметку о получении дубликата и продолжает вести учёт в соответствии с последним полученным документом.

Практический пример оформления

Ситуация: 23 мая 2026 года в отдел кадров поступило заявление от нового сотрудника Петрова Сергея Владимировича о ведении трудовой книжки в электронном виде с просьбой выдать бумажную трудовую книжку на руки.

1. Приём заявления: заявление зарегистрировано под номером ВК‑2026‑05‑023, дата принятия – , подпись ответственного – С.И. Кузнецова.
2. Уведомление: работнику вручено письменное уведомление о праве выбора (подписано ).
3. Запись в бумажную трудовую книжку:
   • Графа 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».
   • Графа 4: «, заявление № ВК‑2026‑05‑023».
   • Подпись руководителя: И.П. Смирнова, печать ООО «Альфа».
4. Выдача книжки: бумажная трудовая книжка выдана Петрову С.В. (в течение трёх рабочих дней).
5. Ведение ЭТК: сведения о приёме на работу внесены в форму ЕФС‑1 и переданы в СФР .

Таким образом, все требования законодательства соблюдены, права работника защищены, а работодатель избегает возможных штрафов за нарушение порядка ведения трудовых книжек.

• Заявление о ведении (или отказе от ведения) электронной трудовой книжки является обязательным документом при приёме на работу.
• Работодатель обязан принять заявление, внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она выдаётся) и обеспечить ведение электронных сведений в форме ЕФС‑1.
• Срок выдачи бумажной трудовой книжки – не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
• Электронные сведения заверяются электронной подписью; печать организации требуется только для бумажных документов.
• Несоблюдение указанных правил может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Следуя представленному алгоритму, кадровая служба сможет корректно оформить переход работника на электронную трудовую книжку, обеспечить прозрачность учёта трудовой деятельности и минимизировать риски для организации.