Самое главное помнить: С 1 января 2025 года для лиц, устраивающихся на работу впервые, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК); Бумажный бланк для них не выдается. Однако для тех, у кого уже есть бумажная книжка, она продолжает действовать, и её можно вести параллельно или перейти на электронный формат.
Кто и где оформляет трудовую книжку?
Оформлением трудовой книжки занимается работодатель в момент приема сотрудника на работу. Это его прямая обязанность по Трудовому кодексу РФ (статья 66.1). Место и способ оформления зависят от двух ключевых факторов:
- Первое трудоустройство в жизни (после ).
- Наличие уже существующей бумажной трудовой книжки.
Оформление для впервые устраивающихся (с 2025 года)
Если человек никогда не работал по трудовому договору, бумажную книжку ему не выдают. Работодатель обязан:
- Запросить у нового сотрудника СНИЛС и паспорт.
- Заключить трудовой договор.
- В течение одного рабочего дня с даты приема на работу подать в Страховой фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) через электронные сервисы.
Где «оформляется» такая книжка? Она автоматически формируется в личном кабинете гражданина на портале СФР и на Госуслугах на основании данных, присланных работодателем. Физического бланка не существует.
Оформление при наличии бумажной книжки
Если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, работодатель:
- Принимает её от сотрудника.
- Вносит записи о приеме на работу (дата, наименование организации, запись о приеме, подпись, расшифровка, печать).
- Параллельно (или вместо этого, если сотрудник согласен) подает сведения о трудовой деятельности в СФР для ведения электронной версии.
Кто выдает бланк? Работодатель должен иметь запас бланков трудовых книжек. Если у сотрудника нет книжки (например, она утеряна), работодатель обязан оформить новую за свой счет, если утрата произошла по его вине (например, при пожарe) или если это массовая утрата. В остальных случаях сотрудник сам приобретает бланк и возмещает работодателю стоимость.
Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка доступна гражданину в нескольких местах:
- Портал Госуслуг (gosuslugi.ru):
- Авторизуйтесь через госуслуги.
- Перейдите в раздел: «Документы» -> «Работа и пенсия» -> «Электронная трудовая книжка».
- Можно посмотреть все записи и заказать официальную выписку (она формируется обычно в течение нескольких минут, максимум 3 рабочих дня).
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (СФР) (pfr.gov.ru):
- Авторизация через госуслуги или электронную подпись.
- В разделе «Сведения о трудовой деятельности» отображается актуальная ЭТК.
- Через работодателя:
- Работодатель может по запросу сотрудника предоставить выписку из его ЭТК (на основании данных, которые сам подавал в СФР).
- В МФЦ («Мои документы»):
- Можно получить заверенную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого нужен паспорт;
- Сотрудник также может подать заявление о переходе на ЭТК (если у него есть бумажная) через МФЦ.
Ключевые шаги для работника
Если вы устраиваетесь впервые:
- Предоставьте работодателю паспорт и СНИЛС.
- Подпишите трудовой договор.
- Через 1-2 недели проверьте наличие записей о приеме на работу в своем личном кабинете на Госуслугах или сайте СФР.
Если у вас есть бумажная книжка:
- При приеме на новую работу отдайте её новому работодателю.
- Уточните у работодателя, будет ли он вести её в бумажном виде или только в электронном.
- Для перехода на ЭТК подайте заявление работодателю (он направит его в СФР) или самостоятельно через Госуслуги/МФЦ.
- Регулярно проверяйте актуальность записей в электронном формате.
Ключевые шаги для работодателя
- При приеме на работу запросить у сотрудника СНИЛС.
- Для первоначального трудоустройства: не выдавать бланк, а в течение 1 рабочего дня подать сведения (ЕФС-1) в СФР.
- Для сотрудника с бумажной книжкой: внести записи в неё и/или подать сведения в СФР.
- При увольнении, переводе и других кадровых изменениях также в течение 1 рабочего дня подать обновленные сведения в СФР.
- Иметь в штате ответственного за кадровое делопроизводство, который следит за корректностью данных в СФР.
- Оформляет трудовую книжку (в бумажном или электронном виде) работодатель.
- С 2025 года электронный формат — основной для новых сотрудников.
- Посмотреть и получить выписку из ЭТК можно в первую очередь через Госуслуги и сайт СФР.
- МФЦ выступает как альтернативный канал для получения заверенной выписки и подачи заявлений.
- Все кадровые действия (прием, увольнение) должны оперативно отражаться в СФР, чтобы ЭТК была актуальной.
Очень важно: Даже если у вас есть бумажная книжка, рекомендуется регулярно сверять её записи с данными в личном кабинете СФР, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на будущую пенсию.