Вопросы ведения трудовых книжек всегда вызывают много споров у кадровиков и бухгалтеров. Особенно это касается совместителей, а также тех ситуаций, когда часть сотрудников уже перешла на электронные трудовые книжки (ЕФС-1). В последнее время трудовое законодательство претерпело ряд изменений, и сегодня мы подробно разберем, как правильно оформить запись о совместительстве в 2024-2026 годах, на основании каких документов это делается и кто несет за это ответственность.
Главное правило: всегда ли нужно вносить запись?
Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку исключительно по желанию самого работника. Это означает, что если сотрудник не изъявил такого желания, работодатель не имеет права самостоятельно вносить эту запись, даже если речь идет о внутреннем совместительстве.
Если же работник хочет, чтобы его стаж по совместительству был отражен в трудовой книжке, он должен сообщить об этом работодателю.
Внутреннее и внешнее совместительство: в чем разница?
Совместительство может быть двух видов, и от этого зависит порядок внесения записей:
- Внутреннее совместительство — когда сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, где у него оформлено основное место работы.
- Внешнее совместительство, когда после основной работы, перед ней или в выходные дни сотрудник трудится в совершенно другой компании.
Кто делает запись в трудовую книжку?
По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (ч. 4, 5 ст. 66 ТК РФ), трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. Соответственно, именно он и должен вносить записи о совместительстве.
Если основное место работы есть
Работник должен обратиться к своему основному работодателю. Для этого ему потребуется предоставить справку или копию приказа от работодателя по совместительству, подтверждающую факт трудоустройства.
Если основного места работы нет
Бывают ситуации, когда человек работает только по совместительству, а основного места работы у него нет; В таком случае, согласно актуальным разъяснениям, работник вправе обратиться с заявлением о внесении записи к работодателю, у которого он осуществляет работу по совместительству (п. п. 4, 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от N 320н).
На основании чего вносится запись?
Вносить запись нужно строго на основании документов:
- Документ о приеме на работу — это может быть копия приказа о приеме на работу или справка, выданная работодателем по совместительству.
- Документ о прекращении трудового договора — если вносится запись об увольнении с работы по совместительству.
В трудовом договоре по совместительству обязательно должна быть указана пометка, что данная работа является именно совместительством (ч. 2 ст. 343 ТК).
Порядок внесения записи
Порядок внесения записи в трудовую книжку стандартный. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование работодателя (даже если это внутреннее совместительство). Под этим заголовком вносятся данные:
- Графа 1, порядковый номер записи;
- Графа 2 — дата приема на работу;
- Графа 3 — запись о приеме в структурное подразделение с указанием должности и отметкой «по совместительству»;
- Графа 4, реквизиты приказа (дата и номер).
Важный нюанс: уточнять в трудовой книжке, что вы принимаете работника на работу на полставки (0,5 ставки и т.д.), не нужно. Указывается только факт работы по совместительству.
Нарушение хронологии: можно ли вносить записи задним числом?
Часто работники обращаются с просьбой внести запись о работе по совместительству в предшествующий период (например, за прошлые 2023-2025 годы). Нарушение хронологии событий не должно смущать кадровика. Запись вносится в соответствии с предписаниями Порядка, и если работник приносит документы за прошлые периоды, запись делается в обычном порядке, даже если даты приема и увольнения не совпадают с текущим временем ведения книжки.
Как оформить внесение записи?
Чтобы инициировать процесс, работник должен написать заявление. Форма заявления, произвольная, но она должна содержать просьбу о внесении записи и реквизиты подтверждающих документов.
Примерная формулировка заявления: «Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Ромашка» в должности менеджера на основании приказа о приеме на работу № 12-к от г;»
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что часть работников перешла на электронные трудовые книжки. В этом случае бумажная книжка не ведется, однако сведения о работе по совместительству также должны быть отражены. Работодатель по совместительству обязан подавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (о приеме или увольнении). При этом в отчете обязательно проставляется соответствующий код выполняемой функции, указывающий на статус совместительства.
Краткие итоги
- Запись о совместительстве делается только по желанию работника.
- Запись вносит работодатель по основному месту работы, а при его отсутствии — работодатель по совместительству.
- Основанием служат копии приказов или справки с места работы по совместительству.
- Указывать размер ставки (например, 0,25 или 0,5) в трудовой книжке не нужно.
- Внесение записей за прошлые периоды (с нарушением хронологии) допускается и не является ошибкой.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и гарантирует, что трудовой стаж работника будет учтен корректно.