Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С 1 января 2020 года она доступна каждому работающему гражданину России; В статье подробно рассматриваются:
- что такое электронная трудовая книжка;
- кто может её получить;
- какие существуют сроки подачи заявлений и обязательные сроки для работодателей;
- как получить бумажную выписку из ЭТК;
- какие документы нужны и какие шаги следует выполнить.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это полностью цифровой реестр сведений о трудовой деятельности, который хранится в информационных ресурсах Социального фонда России. Доступ к данным осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильные приложения.
Преимущества ЭТК:
- удобный и быстрый доступ к информации о работе;
- минимизация ошибок и недостоверных сведений;
- возможность дистанционного трудоустройства и оформления пенсии;
- сокращение издержек работодателей на бумажные носители;
- высокий уровень защиты персональных данных.
Кому и когда можно оформить электронную трудовую книжку?
Переход на электронный формат добровольный и осуществляется только с согласия работника. Исключения:
- Лица, впервые устраивающиеся на работу с 2021 года, обязаны вести трудовую книжку исключительно в электронном виде.
- Все остальные работники могут выбрать электронный формат, подав письменное заявление работодателю.
Сроки подачи заявлений
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Работник может подать заявление в любой момент, однако рекомендуется сделать это в течение 30 дней с момента начала трудовых отношений, чтобы:
- работодатель успел внести сведения в ЭТК в соответствии с законодательством;
- не возникло задержек при получении выписки для государственных услуг.
Если работник не успел подать заявление в 2020 году, он вправе сделать это позже – в любое время, в т.ч. при следующем трудоустройстве.
Сроки для работодателя по внесению записей
После получения заявления работодатель обязан:
- внести сведения о трудоустройстве в электронную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления;
- при изменении условий труда (перевод, увольнение, изменение должности) – в течение 5 рабочих дней с момента изменения.
Сроки подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
Если работник желает продолжать вести бумажную книжку параллельно с ЭТК, он подаёт отдельное письменное заявление. Срок подачи – в течение 30 дней с момента получения ЭТК, но в случае пропуска этого срока заявление можно подать в любое время, так как закон допускает «дополнительный срок» для тех, кто не успел оформить в 2020 году.
Сроки получения бумажной выписки из ЭТК
Бумажную выписку можно запросить у:
- текущего или бывшего работодателя (по последнему месту работы);
- территориального органа Социального фонда России;
- многофункционального центра госуслуг (МФЦ).
Запрос обрабатывается в течение 10 рабочих дней. При необходимости ускоренного получения (например, для подачи в суд) можно воспользоваться услугой «экстренной выдачи», сроком 3 рабочих дня.
Пошаговый порядок оформления ЭТК
- Подготовка заявления. Работник заполняет форму заявления о переходе на электронную трудовую книжку (можно в электронном виде через портал Госуслуг) и подписывает её электронной подписью или печатью.
- Передача заявления работодателю. Работник передаёт заявление в отдел кадров (по почте, в электронном виде или лично).
- Регистрация в системе СФР. Работодатель в течение 5 дней вносит данные в информационную систему Социального фонда России.
- Подтверждение в личном кабинете. После обработки данных работник получает уведомление на портал Госуслуг. В личном кабинете появляется запись о трудовой деятельности.
- Получение доступа к ЭТК. Работник может просматривать сведения в любое время через приложение «Госуслуги» или мобильное приложение «ЭТК».
- Запрос бумажной выписки (по необходимости). Оформляется через работодателя, МФЦ или СФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ЭТК после её оформления?
Да. Работник вправе в любой момент подать заявление о прекращении использования ЭТК и возврате к исключительно бумажному формату. При этом сведения, внесённые в электронную систему, сохраняются в архиве и могут быть использованы для получения выписок.
Как проверить, что сведения внесены правильно?
В личном кабинете на портале Госуслуг есть функция «Проверка записей». При обнаружении ошибок необходимо в течение 10 дней подать заявление работодателю о корректировке.
Какие документы нужны для подачи заявления?
Для большинства работников достаточно:
- паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- ИНН;
- СНИЛС;
- трудовой договор (копия);
- заявление в письменной форме (можно в электронном виде).
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?
Да. Бумажная книжка содержит сведения о периодах работы до 2020 года, которые в ЭТК не отображаются. Поэтому её следует хранить в надёжном месте.
Электронная трудовая книжка – современный инструмент, который упрощает процесс учёта трудовой деятельности и повышает удобство получения государственных услуг. Главное – соблюдать установленные сроки подачи заявлений и своевременно информировать работодателя о любых изменениях. При правильном подходе ЭТК экономит время, снижает риск ошибок и открывает новые возможности для работников и работодателей.
Дата актуализации: