С 1 января 2020 года в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности» в ТК РФ внесены поправки, предусматривающие ведение трудовых книжек в электронном виде․ Ниже представлен подробный обзор порядка оформления ЭТК, образцы необходимых документов и примеры заполнения записей․
Нормативная база
- ФЗ‑439 от – введение электронных трудовых книжек;
- Статья 66․1 ТК РФ – право работника подать заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России № 320н от (п․ 35 – необходимость заверения записи подписью руководителя и печатью организации);
- Форма СЗВ‑ТД – ежемесячная отчётность в ПФР о сведениях о трудовой деятельности (включая повышение квалификации, награждения и т․д․)․
Как оформить переход на ЭТК
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки (образец см․ ниже)․
- Работодатель издаёт приказ о введении электронных трудовых книжек для данного сотрудника (или для всего подразделения)․
- Оформляется уведомление о введении электронных трудовых книжек, которое направляется сотруднику и хранится в личном деле․
- Сведения о трудовой деятельности начинают передаваться в ПФР через форму СЗВ‑ТД․
- Бумажная трудовая книжка (если она была) выдаётся сотруднику под расписку; отдел кадров более не несёт ответственности за её хранение․
Образец заявления о переходе на ЭТК
Заявление
Я, Фамилия И․О․, работающий в должности должность в подразделении название подразделения, прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Подпись: _____________________
Образец приказа о введении ЭТК
Приказ № ___ от «__» __________ 20__ г․
О введении электронных трудовых книжек для сотрудников название подразделения/организации․
Утвердить порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н․
Назначить ответственного за ведение ЭТК – ФИО, должность․
Обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР через форму СЗВ‑ТД․
Контроль исполнения возложен на ФИО․
Директор: _____________________
Образец уведомления о введении ЭТК
Уважаемый(ая) Фамилия И․О․!
Информируем Вас, что с «__» __________ 20__ г․ в нашей организации ведётся электронная трудовая книжка․ Все сведения о Вашей трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в электронном виде․ Бумажная трудовая книжка, если она была у Вас на руках, выдаётся Вам под расписку․
С уважением, Отдел кадров․
Что вносится в электронную трудовую книжку
В ЭТК фиксируются те же сведения, что и в бумажной трудовой книжке:
- Приём на работу;
- Переводы (внутри организации, между подразделениями);
- Изменения должностных обязанностей;
- Увольнение (по различным основаниям);
- Награждения и поощрения (внесение в СЗВ‑ТД, а в ЭТК – краткая запись о факте награждения);
- Присвоение квалификационной категории (аналогично – запись о факте присвоения, детали – в СЗВ‑ТД)․
Важно: Подробные сведения о повышении квалификации, награждениях, присвоении квалификационных категорий отражаются в форме СЗВ‑ТД, которая подаётся ежемесячно в ПФР․ В самой электронной трудовой книжке делается лишь отметочная запись о событии (например, «Присвоена высшая квалификационная категория по специальности «Инженер‑электрик»»)․
Образец записи о приёме на работу
Запись № 1
Событие: Приём на работу
Должность: Инженер‑электрик
Подразделение: Отдел автоматизации производства
Трудовой договор №: 2025/09/001
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: [печать]
Образец записи о переводе на другую должность
Запись № 2
Событие: Перевод на другую должность
Прежняя должность: Инженер‑электрик
Новая должность: Старший инженер‑электрик
Подразделение: Отдел автоматизации производства (без изменений)
Основание: Приказ № 45 от
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: [печать]
Образец записи о присвоении квалификационной категории
Запись № 3
Событие: Присвоение квалификационной категории
Категория: Высшая квалификационная категория
Специальность: Инженер‑электрик
Основание: Приказ аттестационной комиссии № 12 от
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: [печать]
Образец записи о награждении
Запись № 4
Событие: Награждение
Награда: Благодарность Министра труда и социальной защиты РФ
Основание: Приказ № 78 от
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: [печать]
Образец записи об увольнении по собственному желанию
Запись № 5
Событие: Увольнение по собственному желанию
Должность на момент увольнения: Старший инженер‑электрик
Подразделение: Отдел автоматизации производства
Основание: Заявление сотрудника от
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: [печать]
Как получить выписку из ЭТК
Сотрудник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»);
- В Многофункциональном центре (МФЦ) по заявлению;
- В территориальном органе ПФР (предъявив паспорт и СНИЛС);
- У работодателя – запрос в отдел кадров, который формирует выписку из базы СЗВ‑ТД и заверяет её подписью и печатью․
Электронная трудовая книжка упрощает учёт трудовой деятельности, обеспечивает оперативную передачу данных в ПФР и снижает риск потери документов․ Правильное оформление переходных документов (заявление, приказ, уведомление) и своевременное внесение записей в ЭТК и форму СЗВ‑ТД гарантируют соблюдение законодательства и защиту прав работника․
Для удобства использования рекомендуется скачать актуальные бланки и образцы с официальных сайтов Минтруда России, ПФР и портала Госуслуг․