Последняя редакция: 22 мая 2026 года

Электронная трудовая книжка: современные реалии

В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным форматом для большинства работников․ Для работодателей
это означает:

• Форма ЕФС-1 – это и есть электронная трудовая книжка для работодателя․ Все данные о трудовой деятельности
  сотрудников передаются в Социальный фонд России (СФР) через эту форму;
• Выписка для сотрудника может предоставляться в двух форматах:
  • СТД-Р – если её выдаёт работодатель;
  • СТД-СФР – если сотрудник получает её самостоятельно через портал Госуслуг или напрямую в СФР․

Подготовка к записи сотрудника в трудовую книжку

Проверка наличия трудовой книжки

Перед приёмом на работу необходимо:

1. Уточнить у сотрудника, есть ли у него трудовая книжка;
2. Если трудовая книжка бумажная:
   • Проверить, не закончились ли страницы;
   • Убедиться, что в книжке есть все необходимые печати и записи;
   • Если страницы закончились, необходимо оформить вкладыш и вшить его в трудовую книжку;
3. Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, это его первое место работы), необходимо:
   • Оформить новую бумажную трудовую книжку;
   • Или сразу создать электронную трудовую книжку (если сотрудник не возражает)․

Ведение учёта трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Завести книгу учёта движения трудовых книжек;
• Внести в неё запись о каждой трудовой книжке, выданной сотруднику;
• Запись вносится и в личную карточку сотрудника (форма Т-2);
• Ознакомить сотрудника с записью под подпись․

Заполнение ьного листа трудовой книжки

ьный лист трудовой книжки заполняется следующим образом:

1. Фамилия, имя, отчество сотрудника – полностью, без сокращений;
2. Число, месяц и год рождения – цифрами;
3. Образование – указывается уровень образования (среднее, высшее и т․д․);
4. Профессия или специальность – по диплому;
5. Дата заполнения;
6. Подпись владельца трудовой книжки;
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки (как правило, кадрового работника)․

Внесение записи о приёме на работу

Формат записи

Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать:

• Номер записи по порядку;
• Дата приёма на работу;
• Наименование должности (или профессии) с указанием структурного подразделения;
• Основание приёма на работу (например, приказ № от );
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (если она применяется)․

Особенности для электронной трудовой книжки

Если сотрудник оформляется на электронную трудовую книжку:

• Запись в бумажной трудовой книжке не делается;
• Все данные передаются в СФР через форму ЕФС-1;
• Сотрудник получает выписку СТД-Р при необходимости․

Запись об увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника запись в трудовую книжку вносится в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ․

Формулировки для разных оснований увольнения

Порядок внесения записи об увольнении

1. В день увольнения внести запись в трудовую книжку;
2. Ознакомить сотрудника с записью под подпись;
3. Выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения;
4. Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек;
5. В случае электронной трудовой – передать данные в СФР через форму ЕФС-1․

Особенности ведения трудовой книжки в 2026 году

Общие правила

• Все записи вносятся ручкой с чёрной пастой;
• Не допускаются сокращения, исправления, помарки;
• Если запись неверна, она признаётся недействительной и вносится новая;
• Записи должны быть чёткими и разборчивыми;
• Не допускается использование корректора или ластика․

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в трудовую книжку внесена неверная запись:

1. Неправильная запись признаётся недействительной;
2. Вносится новая правильная запись;
3. В конце записи делается пометка: «Запись № ___ недействительна, см․ запись № ___ от ___․___․____ г․»;
4. Подпись ответственного лица и печать организации․

Ведение трудовой книжки при переводе сотрудника

При переводе сотрудника на другую должность:

• Если перевод постоянный, запись о переводе вносится в трудовую книжку;
• Если перевод временный, запись в трудовую книжку не вносится;
• Если временный перевод становится постоянным, необходимо внести соответствующую запись с указанием даты и основания․

Печать в трудовой книжке: нужна ли и где ставится

В 2026 году:

• На ьном листе – печать ставится при наличии;
• В записях о приёме/увольнении – печать ставится при наличии;
• На вкладыше – печать ставится при его наличии;
• Если в организации нет печати, записи заверяются только подписью ответственного лица․

Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовой книжки может привести к:

• Административной ответственности (штрафы);
• Гражданской ответственности (возмещение ущерба сотруднику);
• Уголовной ответственности (в случае грубых нарушений);
• Трудовым спорам и судебным разбирательствам․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запись в трудовой книжке на основании устного распоряжения?

Нет․ Все записи должны быть основаны на письменных приказах (приказах о приёме, переводе, увольнении)․

Что делать, если у сотрудника закончились страницы в трудовой книжке?

Необходимо оформить вкладыш и вшить его в трудовую книжку․ Если вкладыша нет, можно использовать
чистый лист бумаги формата А5, вшить его и оформить как вкладыш․

Нужно ли делать запись о совместительстве в трудовой книжке?

Запись о совместительстве вносится по желанию сотрудника․ Если сотрудник не изъявил такого желания,
запись не делается․

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом?

Нет․ Все записи должны вноситься в день события (приёма, перевода, увольнения)․

Ведение трудовой книжки – это ответственная задача, требующая внимательности и знания действующего законодательства․
В 2026 году основным форматом становится электронная трудовая книжка, но для сотрудников с бумажными
трудовыми книжками правила остаются прежними․

Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации․

Дополнительные ресурсы:

• Роструд – официальный сайт
• Пенсионный фонд России
• Портал Госуслуг