С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) в Российской Федерации изменился порядок учёта трудовой деятельности сотрудников. Ниже представлен подробный обзор законодательных основ, сроков перехода, процедур оформления и практических рекомендаций как для работников, так и для работодателей.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».
• Изменения в Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1 ТК РФ) – регулируют предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда, уточняющие порядок взаимодействия с ПФР/СФР и формата документов (СТД‑Р, СТД‑ПР).

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).

Сроки перехода на электронный формат

1. 1 января 2020 г. – вступил в силу закон о возможности ведения трудовой книжки в электронном виде.
2. 1 января 2021 г. – с этого дня все новые трудовые отношения (трудовые договоры, заключённые впервые) обязаны оформляться исключительно в электронном виде, если иное не выбрано работником.
3. 2022 год – завершён переходный период: параллельное ведение бумажных и электронных книжек больше не допускается для новых сотрудников.
4. С 2023 года по настоящее время – работники, принятые до , могут продолжать вести бумажную трудовую книжку по своему желанию, однако все записи о трудовой деятельности, сделанные с , формируются только в электронном виде.

Таким образом, к концу 2026 года электронный носитель является основным, а бумажный – дополнительным, добровольным носителем.

Как оформить электронную трудовую книжку

Для работника

1. Подать заявление в произвольной форме работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде (можно сделать через внутренний портал компании или в письменном виде).
2. Если желаете сохранить бумажный носитель в дополнение к электронному – подать заявление об отказе от ЭТК (или о simultaneous ведении обоих форматов).
3. После получения заявления работодатель начинает формировать сведения о вашей трудовой деятельности в системе СФР и выдаёт вам форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) при устройстве на работу или при запросе выписки.

Для работодателя

1. Обеспечить доступ сотрудников к личному кабинету на портале Госуслуги или СФР, где они могут подать заявление о выборе формата ведения трудовой книжки.
2. Внести в внутренние локальные нормативные акты положения о порядке ведения ЭТК, включая:
• процедуру приёма и хранения заявлений;
• правила формирования и передачи сведений в СФР;
• порядок выдачи выписок (СТД‑Р, СТД‑ПР) и работы с электронными подписями.
3. Обучить кадровую службу и бухгалтерию работе с электронным документооборотом (ЭДО) в сфере трудовых отношений.
4. Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку

Сведения о трудовой деятельности хранятся в centralized базе данных Социального фонда России. Доступ к ним возможен следующими способами:

• Личный кабинет на портале Госуслуги – после авторизации раздел «Трудовая деятельность» показывает все записи, сделанные с .
• Личный кабинет СФР – аналогичный функционал, доступен также через мобильное приложение СФР.
• Запрос выписки через работодателя – сотрудник может потребовать форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) или СТД‑ПР (сведения о профессиональной деятельности). Выписка выдаётся в электронном виде с электронной подписью и может быть распечатана или отправлена по e‑mail.
• Через МФЦ – при личном обращении можно получить бумажную выписку из ЭТК (заверенную печатью СФР).

При необходимости сведения можно сохранить на любом носителе информации (USB‑накопитель, облачное хранилище) или распечатать для личного архива.

Преимущества электронного носителя трудовой книжки

• Снижение риска утраты или повреждения – данные хранятся в защищённой государственной базе.
• Быстрое получение выписок – выписка формируется в течение нескольких минут в электронном виде.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами – при назначении пенсии, пособий, оформлении кредитов и т.д. достаточно предоставить выписку из ЭТК.
• Экономия бумаги и расходов на хранение – уменьшение объёма бумажного документооборота в кадровой службе.
• Возможность интеграции с другими сервисами (например, с системами кадрового учёта, бухгалтерии, электронным документооборотом).

Возможные сложности и рекомендации по их преодолению

Технические проблемы

• Отсутствие доступа к интернету у некоторых сотрудников – рекомендуется организовать точки доступа в офисе или предоставить возможность подачи заявлений в бумажном виде с последующим сканированием.
• Сбои в работе портала Госуслуг/СФР – иметь резервный канал связи (горячая линия СФР) и инструкцию по действиям при недоступности сервиса.

Юридические нюансы

• Несвоевременное внесение сведений в СФР может повлечь штрафы для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому важно настроить автоматическую выгрузку данных из кадровой системы в СФР не реже одного раза в месяц.
• Согласие работника на ведение ЭТК должно быть документально зафиксировано (заявление, согласие в электронном виде с подписью).

Социальный аспект

• Пожилые сотрудники могут испытывать трудности с электронными сервисами – провести обучающие семинары и создать инструкции «шаг за шагом» с скриншотами.
• Обеспечить возможность получения бумажной выписки по первому требованию, чтобы не нарушать права тех, кто предпочитает традиционный формат.

Электронный носитель трудовой книжки уже стал неотъемлемой частью трудовых отношений в России. Он обеспечивает надёжное хранение данных, упрощает получение выписок и снижает административную нагрузку как на работников, так и на работодателей. Ключ к успешному переходу – своевременное информирование сотрудников, чётко прописанные внутренние процедуры и готовность технической инфраструктуры к работе с государственными сервисами СФР и Госуслуг.

Следуя изложенным рекомендациям, организации смогут полностью соответствовать требованиям законодательства, а работники получат удобный и безопасный инструмент подтверждения своей трудовой истории.