С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует Федеральный закон от  № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Этот закон ввёл обязательное ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) для всех работников‚ принимаемых на работу с указанной даты. Ниже рассмотрен порядок оформления ЭТК при приёме на работу вновь принятого сотрудника‚ а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

• ФЗ № 439‑ФЗ от – основной закон‚ вводящий ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от № 887 – уточняет порядок информирования работника о праве выбора формы ведения трудовой книжки.
• Форма СЗВ‑ТД – отчёт о сведениях о трудовой деятельности‚ который работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ ст. 66.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Согласно ч. 8 ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ:

1. Для работников‚ которые впервые поступают на работу (т.е. никогда ранее не имели трудовой книжки)‚ работодатель ведёт только электронную трудовую книжку.
2. Для сотрудников‚ уже имеющих бумажную трудовую книжку‚ переход на электронный формат возможен по заявлению работника. Если работник отказался от бумажной формы‚ ему выдают бумажную книжку на руки с записью о переходе на ЭТК.
3. С 1 января 2025 года все работодатели обязаны оформлять ЭТК для каждого нового сотрудника. Бумажная книжка заводится только по желанию работника и только если она у него уже есть.

Порядок действий при приёме на работу

Запрос сведений о трудовой деятельности

При заключении трудового договора работник предоставляет:

• Трудовую книжку (если она есть);
• Или сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК‚ справку от предыдущего работника‚ выписку из личного кабинета на портале «Госуслуги»).

Если кандидат никогда не работал официально‚ таких документов нет – в этом случае работодатель сразу формирует первую запись в ЭТК.

Информирование о праве выбора формы ведения трудовой книжки

Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ № 887‚ работодатель обязан уведомить принятого работника о его праве выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную). Уведомление осуществляется:

• В письменной форме (можно включить в трудовой договор или отдельное приложение);
• Под роспись работника о получении информации.

Если работник ранее уже сделал выбор в пользу бумажной книжки на прежнем месте работы и предоставил соответствующее заявление‚ новый работодатель обязан учесть этот выбор и продолжать вести бумажную книжку‚ если работник не изъявил желание перейти на электронный формат.

Формирование первой записи в ЭТК

Первая запись в электронную трудовую книжку содержит:

• Дата приёма на работу;
• Наименование организации‚ её ИНН и КПП;
• Должность‚ структурное подразделение;
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• Условия оплаты труда (при необходимости).

Запись вносится работодателем в информационную систему СФР через личный кабинет страхователя или посредством специализированного программного обеспечения (1С‚ КонсультантПлюс и т.п.). После внесения записи формируется извещение‚ которое направляется работнику в электронном виде (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или по электронной почте‚ если работник согласился на такой способ получения).

Передача сведений в СФР (форма СЗВ‑ТД)

Сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых мероприятиях должны быть переданы в Социальный фонд России не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за отчетным. Для срочных случаев (например‚ приём/увольнение с 1 по 26 апреля 2020 года) использовалась ускоренная форма СЗВ‑ТД‚ но в обычном порядке срок остаётся тем же.

Как убедиться‚ что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка?

Работник может предоставить одну из следующих подтверждающих документов:

• Выписку из электронной трудовой книжки‚ полученную через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»);
• Справку от предыдущего работника о наличии ЭТК и последней записи;
• Уведомление о переходе на электронную форму‚ выданное предыдущим работодателем (если работник ранее отказался от бумажной книжки).

Если таких документов нет‚ считается‚ что у работника ЭТК отсутствует‚ и работодатель обязан создать её с нуля.

Особенности для работников с бумажной трудовой книжкой

Если newly hired employee имеет бумажную трудовую книжку и хочет продолжать её вести:

1. Работник подаёт заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (можно оформить в свободной форме).
2. Новый работодатель принимает это заявление к сведению и продолжает делать записи в бумажную книжку.
3. Одновременно работодатель всё равно обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде (форма СЗВ‑ТД).
4. Если работник позже решит перейти на электронный формат‚ он подаёт новое заявление о переходе на ЭТК‚ после чего работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки с записью о переходе и начинает вести исключительно электронную трудовую книжку.

Ответственность работодателя за нарушение порядка ведения ЭТК

Нарушение требований ФЗ № 439‑ФЗ и связанных нормативных актов может повлечь:

• Административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение;
• Дисквалификацию должностных лиц на срок от 6 месяцев до 1 года;
• Возможные трудовые споры с работниками‚ связанные с невозможностью подтвердить стаж и трудовую деятельность.

Поэтому важно своевременно информировать работника о праве выбора‚ правильно оформлять первую запись и передавать сведения в СФР в установленные сроки.

Электронная трудовая книжка – это современный‚ надёжный и удобный инструмент учёта трудовой деятельности‚ который исключает риски потери или повреждения документа. Для вновь принятого работника порядок действий выглядит следующим образом:

1. Запрос и проверка наличия у кандидата сведений о трудовой деятельности (бумажная книжка или выписка из ЭТК).
2. Информирование о праве выбора формы ведения трудовой книжки и получение письменного согласия.
3. Формирование первой записи в ЭТК (или продолжение ведения бумажной книжки по заявлению работника).
4. Передача сведений в СФР через форму СЗВ‑ТД не позднее 15‑го числа следующего месяца.
5. Хранение подтверждающих документов (заявления‚ выписки‚ уведомления) в личном деле сотрудника.

Соблюдение указанных требований обеспечивает легальность трудовых отношений‚ защищает права работника и минимизирует риски для работодателя.