В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала официальным заменителем бумажного документа. Она хранится в системе Федерального страхового фонда (СФР) и содержит полную историю трудовой деятельности сотрудника: даты приёма, переводы, должности, квалификации, основания увольнения и т.д. При увольнении работника важно правильно оформить запись об увольнении и получить доступ к выписке из ЭТК. Ниже подробно описаны все этапы и нюансы.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Хранение данных – все сведения о трудовой деятельности сохраняются в СФР.
- Передача работодателем – работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и передаёт данные в СФР.
- Выписка для сотрудника – работник получает выписку по форме СТД‑Р (если её выдаёт компания) или по форме СТД‑СФР (если он сам заказывает через Госуслуги или СФР).
Как оформляется запись об увольнении?
- Подготовка заявления – работник подаёт заявление об увольнении (если увольнение по собственному желанию) либо работодатель инициирует расторжение договора.
- Заполнение формы ЕФС‑1 – в этой форме указывается причина увольнения. Если работник указывает причину, предоставляющую льготы (например, «по собственному желанию»), она должна быть отражена в записи.
- Передача в СФР – работодатель отправляет заполненную форму в СФР. В системе автоматически создаётся запись об увольнении.
- Получение выписки – работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуги или в МФЦ.
Важно: если работодатель не внес запись об увольнении
В случае, если работодатель не внес запись, работник может:
- Обратиться в МФЦ или ПФР с просьбой уточнить сведения.
- Если работодатель ликвидирован, можно запросить данные через СФР по форме «Запрос о внесении записи об увольнении».
- Обратиться в КонсультантПлюс или Бухгалтерию 1С для получения образцов актов и инструкций.
Как получить справку о заработке за последние 2 года?
При увольнении работнику обязана быть выдана справка о заработке за последние два года. Это необходимо для расчёта больничного и других выплат. Форму справки можно получить:
- Через личный кабинет Госуслуг – форма 182н.
- В МФЦ – через отдел кадров.
- У работодателя – в отделе кадров по запросу.
Как оформить выписку из ЭТК при увольнении?
- Подача заявления – работник заполняет заявление о выдаче выписки.
- Выдача форм – работодатель выдаёт форму СТД‑Р (если он сам выдаёт) или работник заказывает форму СТД‑СФР через Госуслуги.
- Проверка данных – в выписке должны быть указаны: даты приёма, переводы, увольнение, основания, должности, квалификации.
- Сохранение копии – выписка сохраняется в личном кабинете работника и может быть использована при дальнейшем трудоустройстве.
Что делать, если причина увольнения не отражена в ЭТК?
Если работник указывает причину увольнения, предоставляющую льготы, но она не отражена в записи, необходимо:
- Проверить, была ли правильно заполнена форма ЕФС‑1.
- Обратиться к работодателю с просьбой уточнить и исправить данные.
- Если работодатель отказывается, подать жалобу в СФР через личный кабинет.
Практические советы для работодателя
- Всегда заполняйте форму ЕФС‑1 до 30 дня после увольнения.
- Проверьте корректность всех полей: дата, причина, должность.
- Сохраняйте копию заполненной формы для внутреннего учёта.
- Обеспечьте работнику доступ к выписке через Госуслуги.
Практические советы для работника
- Проверьте выписку сразу после увольнения – убедитесь, что все данные верны.
- Сохраняйте копию выписки в личном кабинете Госуслуг.
- Если замечаете ошибки, незамедлительно обратись к работодателю и/или в СФР.
- Запросите справку о заработке за последние два года для расчёта больничного.
Электронная трудовая книжка упрощает процесс ведения трудовой документации и обеспечивает прозрачность данных для всех сторон. При увольнении работника важно своевременно оформить запись об увольнении, получить выписку и справку о заработке. Соблюдение всех формальностей гарантирует, что работник сможет без проблем использовать свои трудовые сведения при дальнейшем трудоустройстве.