В современном мире ведение трудовой книжки стало цифровым процессом‚ который упрощает как работодателей‚ так и работников. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно передавать сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку‚ какие документы и формы необходимо заполнять‚ а также какие требования предъявляются к работодателю согласно Трудовому кодексу РФ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционного бумажного документа. С 1 января 2020 года в России введена новая форма трудовой книжки‚ которая хранится в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР). В ЭТК фиксируются:
- приём на работу и перевод на другую постоянную работу;
- увольнение и основания прекращения трудового договора;
- другие кадровые мероприятия‚ связанные с трудовой деятельностью работника.
Эта система позволяет работнику в любой момент проверить‚ какие сведения о его трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР).
Правовые основы ведения трудовой книжки
Основные нормативные акты‚ регулирующие ведение трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 устанавливает форму трудовой книжки и обязательность её ведения для всех работающих.
- Федеральный закон «О государственной системе социального страхования» (№ 197-ФЗ от 30 декабря 2001 г.) – закрепляет порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР.
- Приказ Минтруда РФ от 28 января 2025 г. – регламентирует порядок заполнения и сдачи формы «Сведения о трудовой деятельности» (СЗВ‑ТД).
Как передавать сведения о трудовой книжке работодателю
Для передачи сведений о трудовой книжке работодателю необходимо выполнить несколько простых шагов. Ниже приведён пошаговый алгоритм.
Сбор информации о работнике
Перед заполнением формы СЗВ‑ТД соберите следующую информацию о каждом сотруднике:
- ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные;
- Дата и место приёма на работу;
- Дата и причина перевода (если применимо);
- Дата и основания увольнения (если применимо);
- Сведения о стаже и квалификации.
Заполнение формы СЗВ‑ТД
Форма СЗВ‑ТД (приложение N 1) доступна в электронном виде на сайте СФР. В ней необходимо указать:
- Код организации (ИНН‚ КПП);
- Сведения о каждом сотруднике (как указано выше);
- Дата заполнения и подпись уполномоченного лица.
Важно помнить‚ что в СЗВ‑ТД вносится только кадровые мероприятия‚ которые имели место в вашей организации. Если работник был переведен в другую организацию‚ сведения о переводе в ЭТК будет фиксироваться в новой организации.
Подача формы в СФР
После заполнения формы СЗВ‑ТД её необходимо отправить в СФР. Это можно сделать:
- Через портал «Электронный сервис» СФР (если у организации есть доступ);
- Почтовым отправлением в отделение СФР (для организаций без доступа к интернет‑сервису).
СФР автоматически обновит данные в базе ПФР‚ и сведения появятся в электронном профиле работника.
Проверка правильности данных
После передачи данных работник может проверить их в личном кабинете «Профиль работника» на сайте ПФР. Если обнаружены ошибки‚ необходимо:
- Связаться с работодателем и запросить исправление;
- Попросить работодателя повторно отправить исправленную форму СЗВ‑ТД.
Особенности работы с бумажной и электронной трудовой книжкой
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки‚ многие организации всё ещё используют бумажные экземпляры. С 2023 года бумажные трудовые книжки должны оформляться на новых бланках‚ а их данные также передаются в ПФР через СЗВ‑ТД.
Преимущества электронных трудовых книжек:
- Мгновенный доступ к данным;
- Сокращение бумажных расходов;
- Уменьшение риска потери или повреждения документа.
Недостатки:
- Необходимость наличия доступа к интернету;
- Требуется обучение персонала работе с электронными системами.
Частые вопросы и ответы
- Как быстро появляются данные в ПФР после подачи СЗВ‑ТД? – Обычно данные обновляются в течение 24–48 часов.
- Что делать‚ если работник не получил подтверждения о передаче сведений? – Свяжитесь с работодателем и уточните статус отправки.
- Можно ли передавать сведения о трудовой книжке в другой регион? – Да‚ данные передаются в единую базу ПФР‚ откуда они доступны в любом регионе.
Передача сведений о ведении трудовой книжки – важный элемент кадрового учета‚ который обеспечивает прозрачность трудовой деятельности и соблюдение требований законодательства. Соблюдение всех пунктов‚ описанных выше‚ поможет избежать ошибок‚ ускорит процесс обновления данных в ПФР и обеспечит работнику доступ к его трудовой истории в любой момент.
Если у вас возникли вопросы по заполнению формы СЗВ‑ТД или работе с электронными трудовыми книжками‚ обратитесь к специалисту по кадрам вашей организации или в отделение СФР.