С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронной трудовой книжки (ЭТК).
Работодатели обязаны вести учет трудовой истории сотрудников в единой государственной системе СФР и‚ при желании работника‚ оформить переход от бумажной формы к электронному формату.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина (даты приема‚ увольнения‚ должности‚ основания и т.д.).
Информация в ЭТК хранится в базе данных СФР и доступна сотруднику через портал государственных услуг‚ мобильные приложения или через работодателя.

Правовая база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (ст. 2‚ п. 2‑3) – определяет порядок перехода на электронный формат.
• Постановление Правительства РФ от № 14‑2/В‑150 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № РМ‑1‑2020/1 «Об утверждении формы заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку».

Когда и почему нужен переход?

Работник может в любой момент отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на ЭТК.
Это удобно:

• Не требуется хранить бумажные документы.
• Сокращаются риски потери или порчи книжки.
• Сведения автоматически синхронизируются с СФР‚ что упрощает проверку стажа.

Порядок действий работодателя

1. Получить письменное согласие работника. Сотрудник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец ниже).
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку. Делается в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
3. Сообщить в СФР. Через 1‑й рабочий день после внесения записи в бумажную книжку необходимо загрузить сведения в СФР (обычно через 1С‚ «ЭОФис 24»‚ портал работодателя).
4. Выдать работнику подтверждающий документ. На руки выдается лист‑печатка из СФР (или справка о переходе) и‚ при необходимости‚ бумажная трудовая книжка с пометкой о переходе.
5. Обновить внутренние реестры. Внести дату перехода в «Книгу учёта движения трудовых книжек» и в локальные кадровые базы.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись делается в графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» (если книжка остаётся у работника) или в отдельную строку «Переход на электронную трудовую книжку»;
Запись должна быть разборчивой‚ без исправлений и подпана. Ниже – пошаговый шаблон.

Шаг 1. Нумерация записи

В графе № записи указывается порядковый номер (следующий за последней записью в книжке).

Шаг 2. Дата перехода

Указывается дата‚ когда работник подписал заявление о переходе (обычно – дата получения заявления).

Шаг 3. Текст записи

Текст должен полностью соответствовать формулировке‚ рекомендованной Минтрудом:

«Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК). Сведения внесены в СФР. Выдано подтверждение о переходе (№ …)»;

Шаг 4. Подпись работника

В графе «Подпись работника» ставится подпись сотрудника и указывается дата получения подтверждающего документа.

Шаг 5. Подпись работодателя

В графе «Подпись (расшифровка) руководителя (или уполномоченного лица)» ставится подпись ответственного за кадровый учет.

Образец записи в трудовой книжке

Образец заявления работника о переходе на ЭТК

Заявление оформляется в свободной форме‚ но должно включать обязательные реквизиты:

Заявление

Я‚ _______________________________ (ФИО‚ паспорт‚ СНИЛС)
прошу перевести мои сведения о трудовой деятельности в электронный формат
и оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе СФР.

Дата подачи заявления: «__» _______ 2026 г.


______________________
(подпись работника)

Что делать после внесения записи

1. Проверить в СФР наличие записи о переходе (можно через портал госуслуг или через приложение работодателя).
2. Выдать сотруднику распечатку из СФР (подтверждение о переходе) – это документ‚ который он может предъявить в органы контроля.
3. Обновить внутренний реестр «Книга учёта движения трудовых книжек» – в графе 13 указать дату выдачи подтверждения.
4. Сохранить копию заявления и подтверждения в личном деле сотрудника.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника. Запись считается недействительной без подписи и даты получения подтверждения.
• Неправильный порядок заполнения полей. Сначала указывается номер записи‚ затем дата‚ затем текст.
• Не внесена запись в СФР. Без загрузки данных в СФР электронная книжка не будет активирована.
• Запись сделана позже установленного срока. По закону запись должна быть внесена не позднее трёх рабочих дней после получения заявления.
• Использование сокращений без расшифровки. В тексте записи следует писать полные названия («электронная трудовая книжка»‚ «Система Фондового Реестра»).

Полезные ссылки и документы

• Текст Федерального закона № 439‑ФЗ
• Постановление Правительства РФ № 14‑2/В‑150
• Портал государственных услуг – проверка ЭТК
• Система Фондового Реестра (СФР)
• ЭОФис 24 – сервис для загрузки данных в СФР

Правильное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку – важный элемент кадрового документооборота.
Соблюдая законные сроки‚ используя одобренные формулировки и своевременно внося сведения в СФР‚ вы избавите себя и сотрудников от возможных проверок и штрафов.

Помните: без подписи работника и без подтверждения в СФР запись в бумажной книжке считается формальной и не имеет юридической силы.