Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При оформлении пенсии, получении социальных выплат или при переоформлении в другой организации часто требуется предоставить копию или оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд России (ПФР). В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки в ПФР, какие документы нужны, куда подавать заявление и какие нюансы следует учитывать.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда необходимо подавать заявление
3. Образец заявления
4. Перечень необходимых документов
5. Пошаговая процедура подачи
6. Электронная трудовая книжка и ПФР
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки и передачу сведений в ПФР:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) – обязанность работодателя вести трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о трудовом стаже.
• Постановление Правления ПФР от № 730п – порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ‑ТД).
• Приказ Минтруда России от 2023 г. – уточнение порядка подачи заявлений о выборе вида ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» – требования к подтверждению стажа.

Когда необходимо подавать заявление

Заявление на выдачу трудовой книжки в ПФР подаётся в следующих ситуациях:

• Оформление пенсионного заявления (первичное и последующее).
• Получение социальных выплат (например, пособие по временной нетрудоспособности).
• Переход в другую организацию, где требуется подтверждение стажа.
• Требование государственных органов (Госуслуги, МФЦ) о предоставлении копии трудовой книжки.
• Временный запрос работодателя (например, для подачи в ПФР в рамках проверки).

Образец заявления

Форма заявления официально не утверждена, однако в большинстве случаев используется следующий шаблон, который удовлетворяет требованиям ПФР и работодателя.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки

Заявление
о выдаче трудовой книжки в Пенсионный фонд России

Я, Ф.И.О. полностью, 
дата рождения: дд.мм.гггг, 
паспорт: серия ____ номер ______, выдан кем и когда, 
ИНН: ______, СНИЛС: ______,

прошу выдать мне оригинал (или копию) трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд России (ПФР) в целях оформления пенсионного заявления / получения соц. выплаты / подтверждения трудового стажа.

Сведения о месте работы (за период, за который требуеться копия):
Наименование работодателя: _______________________________
Дата начала работы: _____________
Дата окончания работы (если есть): _____________
Должность: ___________________________________________

Контактные данные для обратной связи:
Телефон: ______________________
Электронная почта: ______________________

В заявлении обязательно указываются:

• Полные ФИО и реквизиты удостоверения личности;
• Цель выдачи (пояснение, зачем нужна книжка);
• Период, за который требуется копия (если нужен не весь стаж);
• Контактные данные.

Перечень необходимых документов

Все документы, кроме оригинала трудовой книжки, могут быть представлены в виде копий, заверенных нотариусом (по требованию работодателя).

Пошаговая процедура подачи заявления

5.1 Подготовка пакета документов

1. Скачайте или распечатайте образец заявления.
2. Заполните заявление полностью, без пропусков;
3. Сделайте копии всех подтверждающих документов (паспорт, СНИЛС, справка СТД‑Р и др.).
4. Если вы подаёте заявление через представителя, подготовьте доверенность (форма № Г‑44).

5.2 Выбор способа подачи

• Лично в отделении работодателя. Наиболее традиционный способ – отнести заявление в отдел кадров.
• Через электронный кабинет работодателя. Если у организации есть кабинет страхователя в ПФР, заявление можно отправить в электронном виде.
• Через портал Госуслуг. При наличии личного кабинета гражданина можно загрузить скан заявления и приложить копии документов.
• Через МФЦ. При отсутствии доступа к электронным сервисам можно обратиться в многофункциональный центр;

5.3 Ожидание и получение

1. Работодатель проверяет правильность заполнения и наличие всех документов (обычно 1–3 рабочих дня).
2. После подтверждения работодатель выдаёт оригинал (или копию) трудовой книжки.
3. Если требуется передача в ПФР, работодатель в течение 5 рабочих дней отправляет сведения через форму СЗВ‑ТД (Постановление № 730п).
4. Получив оригинал, вы можете направить его в ПФР лично, по почте с заказным письмом или через электронный кабинет ПФР.

5.4 Сроки

Согласно нормативным актам, работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней. ПФР, получив сведения, обрабатывает их в течение 10 рабочих дней. При подаче через электронные сервисы сроки могут сократиться до 2–3 дней.

Электронная трудовая книжка и ПФР

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае:

• Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в форму СЗВ‑ТД через кабинет страхователя ПФР.
• Работник может просмотреть свои данные в личном кабинете Госуслуг или в мобильном приложении ПФР.
• Для получения копии сведений о стаже (форма СТД‑Р) достаточно подать электронное заявление через личный кабинет гражданина или через МФЦ.
• Если требуется оригинальная бумажная трудовая книжка, работодатель может распечатать её по запросу сотрудника.

Преимущества электронного формата:

• Сокращение времени обработки (от 10 дней до 2–3 дней).
• Отсутствие необходимости физически передавать книжку.
• Удобный доступ к сведениям в любой момент через интернет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7;1 Можно ли получить только копию трудовой книжки?

Да. В заявлении указывается «выдать копию трудовой книжки». Копию может выдать как работодатель, так и ПФР (по форме СТД‑Р).

7.2 Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку по требованию работника. При отказе следует:

1. Обратиться к руководству организации с письменным запросом.
2. Если проблема не решена – подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в Трудовую инспекцию по месту работы.
3. В крайнем случае – обратиться в суд (исковая процедура по статье 211 ТК РФ).

7.3 Нужно ли платить за выдачу копии?

Выдача копии трудовой книжки в рамках обязательного социального страхования не предполагает платы. Платные услуги могут возникнуть только в случае обращения в частные сервисные центры (например, МФЦ за ускоренную обработку).

7.4 Как получить справку СТД‑Р?

Справка СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) формируется работодателем в электронном виде и передаётся в ПФР. Работник может запросить её через:

• Кабинет страхователя у работодателя;
• Личный кабинет на портале Госуслуг;
• МФЦ (запрос в письменной форме).

7.5 Сколько времени хранится копия трудовой книжки в ПФР?

Согласно действующим правилам, сведения о трудовой деятельности хранятся в ПФР в течение 75 лет с момента их внесения. Копии документов, полученные в рамках одного обращения, хранятся в архиве ПФР до 5 лет.

Оформление заявления на выдачу трудовой книжки в ПФР – процесс, который можно выполнить как в бумажном, так и в электронном виде. Главное – правильно заполнить заявление, собрать необходимые документы и выбрать удобный способ подачи. При соблюдении всех требований заявка будет рассмотрена в установленные сроки, а вы получите нужные сведения о своём трудовом стаже для дальнейшего оформления пенсии или получения социальных выплат.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашего работодателя, в территориальный орган ПФР или воспользоваться онлайн‑консультацией на портале Госуслуг.