В 2021 году Минтруд России принял Приказ № 320н от 19 мая 2021 г.‚ который утвердил порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ включая переход на электронный формат (ЭТК). С тех пор работодатели обязаны вносить в бумажную трудовую книжку запись о переходе на ЭТК‚ а также выдавать сотруднику как бумажную‚ так и электронную версии. Ниже приведены подробные инструкции‚ образцы записей и рекомендации по оформлению.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой документ‚ хранящийся в системе «Электронный персональный файл» (ЭПФ) и доступный сотруднику и контролирующим органам через портал «Мой персональный кабинет».
- Содержит те же сведения‚ что и бумажная трудовая книжка.
- Обеспечивает прозрачность и своевременность обновления данных.
- Упрощает контроль за трудовыми правами и обязанностями.
Юридическая база
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. – основной нормативный акт‚ регламентирующий порядок перехода на ЭТК.
- Письмо Минтруда РФ от 14‑2/В‑267 (2024 г.) – разъяснения по оформлению записи о переходе.
- Положение о хранении трудовых книжек – обязательное хранение бумажной копии в течение 30 лет.
Кому нужно подавать заявление о переходе на ЭТК
Заявление может подать любой работник‚ который:
- не получил бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после начала работы;
- желает перейти на электронный формат.
Как оформить заявление о переходе
Ниже приведён образец заявления‚ который можно использовать в кадровом отделе.
Образец заявления
Заявление Я‚ ФИО работника‚ прошу перейти на электронную трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. Подпись: ______________________
Как внести запись в бумажную трудовую книжку
После получения заявления работника‚ в течение 3 рабочих дней с даты его подачи‚ работодатель должен внести запись о переходе на ЭТК. Запись оформляется в соответствии с требованиями Приказа Минтруда.
Образец записи
ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ Вынесено в бумажную трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. Сведения о переходе: ⎯ Дата перехода: ___________ Год: ___________ ⎯ Номер приказа о переходе: ___________ ⎯ ФИО работника: _______________________________ ⎯ Должность: _______________________________ ー Отдел/подразделение: _______________________________ Подпись руководителя: ______________________
Важные моменты:
- Запись должна быть выполнена шрифтом не менее 12 пунктов.
- В графе «Номер приказа о переходе» указывается номер приказа‚ который выдали в связи с переходом.
- Подпись руководителя подтверждает факт перехода.
Что делать после внесения записи
- Выдать работнику бумажную копию трудовой книжки с внесённой записью.
- Отправить данные о переходе в систему ЭПФ для формирования ЭТК.
- Уведомить работника о доступе к его ЭТК через портал «Мой персональный кабинет».
- Сохранить бумажную копию в архиве предприятия на срок 30 лет.
Как проверить корректность записи
При проверке со стороны контролирующих органов важно‚ чтобы:
- В записи указана точная дата перехода.
- Номер приказа о переходе совпадает с документом‚ выданным работодателем.
- Подпись руководителя и дата подписи совпадают с датой внесения записи.
- В бумажной копии сохранена в соответствии с требованиями Минтруда.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли перейти на ЭТК‚ если у меня уже есть бумажная трудовая книжка? – Да‚ но запись о переходе должна быть внесена в бумажную копию.
- Что делать‚ если работник не получил бумажную копию в течение 3 дней? – Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней после начала работы.
- Можно ли отменить переход на ЭТК? – Да‚ но это требует отдельного приказа и внесения соответствующей записи.
Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации кадровой документации. Следуя приведённым выше рекомендациям‚ работодатели могут корректно оформить запись о переходе‚ избежать конфликтов с контролирующими органами и обеспечить доступность трудовой информации для сотрудников.
Всегда сохраняйте бумажную копию трудовой книжки в течение 30 лет‚ даже если вы переходите на ЭТК. Это требование закона и гарантирует юридическую защиту ваших кадровых данных.
Ссылки на нормативные документы
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г.
- Письмо Минтруда РФ от 14‑2/В‑267 (2024 г.)
- Положение о хранении трудовых книжек