С 2022 года в России активно внедряется электронный документооборот в сфере труда․ Одним из ключевых элементов этого процесса является перевод традиционной бумажной трудовой книжки в электронный формат․ В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления, необходимые документы и особенности записи о переходе в электронный реестр․

Правовые основы перехода на электронный формат

Перевод трудовой книжки в электронный вид регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 66, 67․
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных»․
• Приказ Минтруда России от № 709н «Об утверждении Положения о ведении и хранении электронных трудовых книжек»․
• Постановление Правительства РФ от № 2213 «Об организации электронного документооборота в сфере труда»․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который хранится в Федеральной государственной информационной системе «Электронный реестр трудовой книжки» (ЭРТК)․ Она содержит те же сведения, что и бумажный вариант, но доступна онлайн через личный кабинет гражданина и работодателя․

Преимущества ЭТК

1. Удобный доступ в любое время и из любой точки мира․
2. Снижение риска утери, порчи или подделки документа․
3. Автоматическое обновление записей о трудовой деятельности․
4. Упрощённый процесс проверки стажа при оформлении пенсии․

Порядок перевода бумажной трудовой книжки в электронный формат

Условия перехода

Перевод может быть осуществлён по инициативе работника, работодателя или по требованию государственных органов․ Основные условия:

• Согласие работника (подписанное заявление)․
• Отсутствие ограничений, связанных с уголовным делом, в котором трудовая книжка может использоваться как доказательство․
• Наличие у работодателя технической возможности вести электронный документооборот (подключение к ЭРТК)․

Необходимые документы

Для оформления записи о переходе в электронный формат потребуются следующие документы:

1. Заявление работника о переводе в электронный формат (образец ниже)․
2. Копия паспорта работника․
3. Трудовая книжка (оригинал) – для сверки записей․
4. Согласие работодателя (письменное или в виде электронного сообщения)․
5. Справка из Пенсионного фонда РФ о подтверждении стажа (по требованию)․

Пошаговый алгоритм перевода

Ниже представлена последовательность действий, которую следует выполнить работнику и работодателю․

1. Подготовка заявления․ Работник заполняет форму заявления о переводе в электронный формат и подписывает её (можно электронной подписью)․
2. Согласование с работодателем․ Работодатель подтверждает согласие на перевод и проверяет наличие технической возможности (подключение к системе ЭРТК)․
3. Подача документов в отдел кадров․ Работник передаёт оригинал трудовой книжки и копии документов в отдел кадров․
4. Верификация данных․ Сотрудник отдела кадров сверяет записи в бумажной книжке с данными в системе ЭРТК․
5. Создание электронного профиля․ При отсутствии у работника профиля в системе ЭРТК, отдел кадров регистрирует его, используя данные паспорта и ИНН․
6. Внесение записи о переходе․ В системе ЭРТК делается запись: «Перевод трудовой книжки в электронный формат – дата», с указанием основания (заявление работника)․
7. Выдача подтверждения․ Работнику выдаётся справка о переводе и инструкция по доступу к ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг․
8. Хранение оригинала․ Оригинальная бумажная трудовая книжка может быть возвращена работнику для личного архива, но в официальных отношениях считается недействующей;

Пример заявления работника

Ниже – типовой образец заявления, который можно адаптировать под свои нужды․

Заявление
о переводе трудовой книжки в электронный формат

Я, ФИО полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, ИНН _____,
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с Приказом Минтруда России № 709н от г․

Основание: мое согласие и наличие у работодателя технической возможности вести электронный документооборот․

Приложения:
Копия паспорта․
Оригинал трудовой книжки․
Согласие работодателя (прилагается)․

Подпись: ___________
 

Что происходит после перевода?

• Все будущие записи (приёмы, переводы, увольнения) вносятся только в электронный реестр․
• Работник получает доступ к своей ЭТК через Госуслуги или через мобильное приложение «Мой Профиль»․
• При проверке стажа в Пенсионном фонде работодатель и работник предоставляют только ссылку на электронный реестр․
• В случае необходимости восстановления данных (например, при утере доступа) можно обратиться в отдел кадров или в Центр обслуживания населения (ЦОН) с подтверждением личности․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но в официальных отношениях признаётся только одна из них․ После перевода в электронный формат бумажная книжка считается «неактуальной» и её использование в качестве доказательства трудового стажа не допускается․

Что делать, если в электронном реестре обнаружена ошибка?

Необходимо обратиться в отдел кадров работодателя с документальными подтверждениями (например, копии приказов о приёме/увольнении)․ Работодатель вносит исправления в течение 5 рабочих дней․

Нужно ли платить за перевод в электронный формат?

Перевод производится бесплатно как для работника, так и для работодателя․ Платные услуги могут возникнуть только при использовании сторонних сервисов для ускоренного доступа к системе․

Как восстановить доступ к ЭТК, если забыты логин/пароль?

Восстановление производится через портал Госуслуг: выбираете «Восстановление доступа», вводите ИНН и подтверждаете личность через СМС или видеоверификацию․

Можно ли перевести трудовую книжку в электронный формат, если у меня несколько работодателей?

Да․ Перевод осуществляется один раз, после чего все работодатели вносят свои записи в единый электронный реестр․

Перевод трудовой книжки в электронный формат – это современный и удобный способ вести учет трудовой истории․ Процедура полностью регламентирована законодательством, а её реализация не требует особых усилий со стороны работника и работодателя․ При правильном оформлении и соблюдении всех требований запись о переходе будет являться надёжным подтверждением вашего стажа и упростит взаимодействие с государственными органами в будущем․

Помните: всегда сохраняйте копии всех поданных документов и следите за тем, чтобы ваши данные в электронном реестре соответствовали реальному трудовому опыту․

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ на 2026 год․