Выдача трудовой книжки – один из ключевых этапов прекращения трудовых отношений. Правильное оформление этого действия защищает права как работника, так и работодателя, исключает возможные споры и штрафные санкции за нарушение сроков.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 84.1, ст. 140 (выплата всех причитающихся сумм в день увольнения).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка заполнения трудовых книжек» – регламентирует внесение записей о приёме, переводе и увольнении.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к ведению журналов учёта движения трудовых книжек.
• Внутренние локальные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Основные принципы выдачи

1. Срок выдачи – трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день (день прекращения трудового договора). Если работник находится в отпуске, последний день считается днём окончания отпуска.
2. Содержание записи – в трудовой книжке делается запись об увольнении согласно Порядку заполнения:
   • номер записи по порядку (арабскими цифрами);
   • дата увольнения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
   • основание прекращения трудового договора (номер и дата приказа);
   • формулировка, соответствующая статье ТК РФ (например, «уволен по собственному желанию» или «уволен по инициативе работодателя»).
3. Одновременная выплата всех сумм – в день выдачи трудовой книжки работнику должны быть выплачены все причитающиеся суммы (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.) в соответствии со ст. 140 ТК РФ.
4. Подтверждение получения – работник расписывается в получении трудовой книжки:
   • в журнале учёта движения трудовых книжек (или в отдельной книге учёта);
   • либо подписывает расписку о получении оригинала документа.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Подготовка приказа об увольнении – оформляется в соответствии с внутренними процедурами и подписывается руководителем.
2. Внесение записи в трудовую книжку – кадровик или ответственное лицо делает запись об увольнении, следуя Порядку заполнения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н).
3. Расчёт и выплата всех причитающихся сумм – бухгалтерия производит окончательный расчёт согласно ст. 140 ТК РФ и выдаёт деньги (или перечисляет на счёт) в день увольнения.
4. Выдача трудовой книжки – документ передаётся работнику под роспись.
5. Оформление подтверждения получения:
   • в журнале учёта движения трудовых книжек делается отметка о выдаче (дата, ФИО работника, подпись получателя);
   • либо работник подписывает расписку (образец см. ниже).
6. Хранение подтверждающих документов – журнал, расписка или копия приказа хранятся в личном деле работника в течение установленного срока (обычно 75 лет).

Что делать, если работник не может лично получить трудовую книжку?

В случаях, когда сотрудник отсутствует (например, находится на больничном, в командировке или отказывается явиться), работодатель обязан обеспечить доставку документа одним из следующих способов:

• Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении – конверт помечается как «ценное письмо», вложение – трудовая книжка и копия приказа об увольнении. Дата получения считается датой вручения, подтверждаемой уведомлением.
• Передача через представителя – работник может оформить доверенность на получение трудовой книжки другому лицу (например, родственнику). Доверенность должна быть нотариально заверена.
• Электронная трудовая книжка – если у работника оформлена электронная трудовая книжка в системе ПФР, работодатель направляет сведения об увольнении в электронном виде, а работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Образец расписки о получении трудовой книжки

РАСПИСКА
Я, _____________________________ (ФИО полностью), паспорт № _______________ выдан _______________, проживающий(ая) по адресу: _______________________________________________,
подтверждаю, что получил(а) от работодателя _____________________________ (наименование организации) оригинал трудовой книжки № _______________ с внесённой записью об увольнении от «__» __________ 20__ г.
Дата получения: «__» __________ 20__ г.
Подпись: ___________________

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение установленных сроков и правил выдачи трудовой книжки влечёт следующие последствия:

• административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
• возможность взыскания с работодателя компенсации за задержку выплаты причитающихся сумм (ст. 236 ТК РФ);
• репутационные риски и трудовые споры, которые могут быть переданы в суд.

Полезные рекомендации для кадровой службы

• Вести журнал учёта движения трудовых книжек в электронном виде с возможностью печати и подписи – это упрощает поиск и снижает риск потери документов.
• Периодически проводить внутренний аудит соблюдения порядка заполнения и выдачи трудовых книжек.
• Обеспечить обучение ответственных сотрудников изменениям в законодательстве (например, обновления приказа Минтруда).
• При переходе на электронные трудовые книжки сохранять бумажные экземпляры до полного перехода всех сотрудников в электронный формат (по соглашению сторон).

Правильная выдача трудовой книжки при увольнении – это не просто формальность, а важное гарантирование прав работника и соблюдение законодательных требований работодателем. Следуя установленному алгоритму, используя актуальные нормативные акты и оформляя подтверждающие документы, организация минимизирует риски штрафов и трудовых споров, а также поддерживает репутацию надёжного и законопослушного работодателя.