С 1 января 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК)․ Этот формат становится всё более популярным благодаря удобству‚ безопасности и соответствию цифровой трансформации․ Ключевой момент: инициатива перехода на ЭТК исходит от самого работника․ Работодатель не вправе самостоятельно решить‚ в каком формате вести ваши сведения о трудовой деятельности․
В этой статье вы найдете:
- Правовые основы ведения ЭТК․
- Когда и зачем подавать заявление․
- Готовые образцы заявлений на 2026 год․
- Порядок подачи и важные нюансы․
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?
Основным нормативным актом является статья 66․1 Трудового кодекса РФ․ Она устанавливает:
- Работник вправе выбрать: бумажный носитель‚ электронный формат или оба одновременно․
- Если сотрудник не подал заявление‚ работодатель ведет книжку на бумаге по умолчанию․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ‚ равнозначный бумажному․ Все записи вносятся в Единую государственную информационную систему социального обеспечения (ЕГИСС)‚ которую ведёт Пенсионный фонд России (СФР)․
- При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в выбранном сотрудником формате․ Если выбран электронный формат‚ выдается справка с электронными данными (или бумажный документ с отметкой об этом)․
Когда подавать заявление? Основные случаи
Заявление подается в письменной форме (на простой бумаге или в электронном виде через системы ЭДО) в кадровую службу организации․ Основные ситуации:
- При приеме на работу — сразу‚ чтобы с первого дня вести записи в выбранном формате․
- В период работы, если вы решили сменить формат (например‚ отказаться от бумажной книжки в пользу электронной)․
- При увольнении, для получения справки в нужном вам формате (хотя обычно решение принимается заранее)․
Образцы заявлений на 2026 год
Ниже представлены наиболее распространенные варианты․ Заполняйте их внимательно‚ указывая свои точные данные․
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (при приеме на работу)
Директору ООО «Пример»
(ФИО‚ если известно)
от сотрудника: [Ваши ФИО полностью]
паспорт: серия [XX] № [XXXXXX]‚ выдан [кем и когда]
адрес регистрации: [ваш адрес]
контактный телефон: [ваш телефон]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации исключительно в электронном виде․
Сведения о моей трудовой деятельности прошу размещать в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС)․
Бумажную трудовую книжку на руки не требую․
Подпись: _________________ / [Ваша Фамилия И․О․] /
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (в период работы)
В кадровую службу ООО «Пример»
От: [Ваши ФИО]‚ занимаемой должности: [Ваша должность]
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании части 1 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ прошу прекратить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе и вести ее исключительно в электронном виде с «___» _____________ 20__ г․
Прошу внести соответствующую запись в мою трудовую книжку (при ее наличии) и направить сведения о трудовой деятельности в ЕГИСС․
Бумажную трудовую книжку (при наличии) готов передать в кадровую службу для уничтожения с оформлением соответствующего акта․
Подпись: _________________ / [Ваша Фамилия И․О․] /
Заявление на ведение в двух форматах (бумажном и электронном)
Если вы хотите иметь и бумажную‚ и электронную книжку одновременно (например‚ для личного архива)‚ формулируйте просьбу иначе:
․․․Прошу вести мою трудовую книжку как на бумажном носителе‚ так и в электронном виде (в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ)․
Куда и как подавать заявление?
- На бумажном носителе: передайте под роспись в кадровый отдел или отдел работы с персоналом․ У вас должны оттиснуть на вашем экземпляре (если он у вас есть) входящий номер и дату приема․
- В электронном виде: через системы электронного документооборота (ЭДО)‚ если они используются в компании (например‚ Контур․Экстерн‚ СБИС‚ Диадок)․ Заявление подписывается упрощенной электронной подписью (УЭП) или электронной подписью (ЭП)․
- Через Госуслуги: в личном кабинете на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка») можно подать заявление о переходе на ЭТК; Однако для этого необходимо‚ чтобы работодатель был подключен к системе обмена с СФР․ Уточните этот момент у кадровиков․
Что происходит после подачи заявления?
- Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней:
- Внести запись в вашу бумажную книжку (если она была) о переходе на ЭТК․
- Направить сведения о трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ вводные данные) в ЕГИСС (СФР)․
- СФР формирует и хранит вашу официальную ЭТК․
- Вы в любой момент можете получить выписку из ЭТК:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (самый удобный способ)․
- Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР)․
- Обратившись лично в отделение СФР или МФЦ․
Частые ошибки и вопросы
- Ошибка: Неуказание конкретного формата («только электронный» или «оба»)․
Решение: Четко пропишите: «исключительно в электронном виде» или «в электронном и бумажном виде»․ - Ошибка: Отсутствие ссылки на ст․ 66․1 ТК РФ․
Решение: Всегда указывайте эту статью — это ваше прямое право․ - Вопрос: Нужно ли сдавать старую бумажную книжку?
Ответ: Если вы переходите только на электронный формат‚ да‚ сдаете․ Если выбрали оба формата — нет‚ ее продолжают вести параллельно (хотя на практике это редкость)․ - Вопрос: Что делать‚ если работодатель отказывается принимать заявление?
Ответ: Направьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении (сохраните квитанцию) или через систему ЭДО․ Это будет доказательством вашей инициативы․
Заявление на электронную трудовую книжку, это простой‚ но важный документ‚ который защищает ваше право на выбор формата хранения данных о трудовой деятельности․ Используйте приведенные образцы‚ адаптируйте их под свою ситуацию и смело подавайте в кадровую службу․ Помните‚ что ваша инициатива — ключевое условие для перехода на современный‚ удобный и безопасный формат;
Информация в статье актуальна на 2026 год․ Для получения самой последней редакции Трудового кодекса и консультации по сложным случаям рекомендуется обратиться к юристу․