С 1 января 2021 года в России постепенно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс полностью завершится к 2030 году‚ но уже сегодня многие работники оформляют трудовые отношения без бумажной трудовой книжки. Это создает новые задачи для кадровиков и бухгалтеров: как получить достоверные сведения о стаже нового сотрудника для правильного начисления заработной платы‚ отпусков‚ больничных и‚ что особенно важно‚ для корректного расчета будущей пенсии.

В этой статье подробно разберем‚ какие права и обязанности есть у работодателя‚ какие документы должен представить работник и по каким каналам можно получить информацию о его трудовом стаже в условиях перехода на ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка и где хранятся данные?

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая копия бумажного документа. Это официальный‚ юридически значимый источник сведений о трудовой деятельности гражданина‚ который ведется и хранится в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР‚ ранее ПФР).

В ЭТК включаются все те же данные‚ что и в бумажную: информация о работнике‚ месте работы‚ должности‚ переводах‚ увольнениях с указанием оснований. Эти сведения формируются на основе сведений‚ которые работодатель обязан передавать в СФР в электронном виде после каждого кадрового события.

Ключевой принцип:

Работодатель не имеет прямого доступа к базе данных СФР для просмотра трудовой истории кандидата. Получить выписку может только сам работник или уполномоченные органы (например‚ для проверки). Задача работодателя — запросить у претендента на вакансию официальный документ‚ подтверждающий его стаж.

Какие документы должен представить работник при приеме на работу?

Согласно части 2 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ‚ при заключении трудового договора лицо‚ поступающее на работу‚ обязано предъявить работодателю:

• трудовую книжку (в бумажном виде)‚ или
• сведения о трудовой деятельности (выписку из электронной трудовой книжки).

Исключение: если трудовой договор заключается впервые (например‚ выпускник‚ у которого никогда не было работы)‚ предъявлять документы о стаже не требуется.

Что такое «сведения о трудовой деятельности»?

Это официальная выписка из электронной трудовой книжки. Она имеет установленную форму (например‚ форма СТД-Р для сведений от работодателя или форма СТД-ПФР — выписка из базы СФР). Работник может получить ее несколькими способами:

1. У последнего работодателя — по письменному заявлению. Работодатель обязан выдать выписку по форме СТД-Р за период работы у него в течение 3 рабочих дней.
2. В Многофункциональном центре (МФЦ) — по паспорту.
3. Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР) или на портале Госуслуг. Это самый быстрый и удобный способ для самого работника.

Пошаговая инструкция для работодателя: как получить сведения о стаже

Алгоритм действий HR-специалиста или руководителя при приеме на работу сотрудника с ЭТК:

Шаг 1: Запросить у кандидата документ

На собеседовании или при подаче заявления об устройстве на работу попросите предъявить:

• Бумажную трудовую книжку (если она еще оформлена)‚ или
• Сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК).

Уточните‚ что выписка должна быть актуальной и полной. Если у кандидата есть только бумажная книжка‚ но он уже перешел на ЭТК‚ он должен получить выписку из СФР‚ так как бумажная книжка с этого момента не ведется.

Шаг 2: Проверить документ

Внимательно проверьте выписку:

• Наличие всех реквизитов (печать‚ подпись‚ дата выдачи).
• Полноту информации: все периоды работы‚ переводы‚ увольнения.
• Соответствие данных паспорту кандидата (ФИО‚ дата рождения).

Шаг 3: Запросить недостающие сведения (если нужно)

Если в выписке не хватает данных за какой-то период (например‚ работа до перехода на ЭТК)‚ вы можете:

1. Попросить работника запросить дополнительную выписку у предыдущих работодателей (по форме СТД-Р).
2. Направить официальный запрос в СФР (но это длительная процедура‚ обычно используется при проверках).

Шаг 4: Внести данные в свою кадровую систему

На основании предоставленной выписки:

• Оформите прием на работу.
• Внесите сведения о стаже в свою внутреннюю систему учета (например‚ в 1С);
• Для расчета больничного и пенсионных коэффициентов используйте общий непрерывный стаж‚ указанный в выписке.

Как считается стаж для больничного и других социальных выплат?

Здесь есть важный нюанс. Для назначения пособий (по больничному‚ по беременности и родам) и расчета пенсии учитываеться страховой стаж‚ который формируется на основе данных СФР.

Если у работника электронная трудовая книжка‚ то весь его стаж‚ подтвержденный в СФР‚ считается страховым (при условии‚ что за периоды работы уплачивались страховые взносы). Данные из выписки СТД-ПФР или из личного кабинета на сайте СФР являются для работодателя основным и достаточным источником для расчета.

Важно: Работодатель не должен самостоятельно «считать» стаж по записям в выписке. Он берет готовый показатель «Общий трудовый стаж» или «Страховой стаж»‚ который рассчитан и подтвержден СФР на основе всех поступивших от всех работодателей сведений.

Как подтвердить стаж за период до перехода на электронную книжку (до )?

Это частый вопрос. Если у работника нет бумажной трудовой книжки‚ а стаж начался до 2020 года‚ как подтвердить ранние периоды?

Согласно разъяснениям Минтруда и ФСС‚ для подтверждения стажа за периоды до 31 декабря 2019 года могут быть использованы:

• Трудовые договоры (все экземпляры) с предыдущими работодателями.
• Выписки из штатного расписания.
• Приказы о приеме‚ переводе‚ увольнении.
• Справки об заработной плате (например‚ из банка или по форме 182н).
• Иные документы‚ подтверждающие факт работы и заработок (справки из архивов‚ профсоюзов и т.д.).

Таким образом‚ если бумажная книжка утеряна или не оформилась‚ работник должен собрать архивные документы самостоятельно и предоставить их работодателю для внесения корректирующих сведений в СФР через текущего работодателя.

Практические советы работодателю

1. Не требуйте «бумажную книжку» как единственный документ. Если сотрудник работает с 2021 года и у него только ЭТК‚ выписка из СФР — это полноценный и единственный документ.
2. Принимайте выписки в любом виде: на бумаге с печатью СФР/МФЦ или электронный документ (например‚ сканы из личного кабинета Госуслуг). Главное — чтобы были все реквизиты и подлинность была подтверждена.
3. Храните предоставленные выписки в личном деле наравне с бумажными трудовыми книжками. Это ваша защита в случае проверок.
4. Направляйте сведения о принятии нового сотрудника в СФР в установленные сроки (не позднее дня‚ следующего за днем заключения трудового договора). Это обновит его ЭТК и обеспечит непрерывность стажа.
5. Объясняйте новым сотрудникам‚ как они могут в любой момент получить свою выписку через Госуслуг‚ и что это их личное право.

Работа с электронными трудовыми книжками не усложняет процесс проверки стажа‚ а‚ наоборот‚ централизует и упрощает его. Вся история труда теперь в единой государственной базе. Задача работодателя — грамотно запросить у сотрудника официальную выписку из этой базы (формы СТД-Р или СТД-ПФР) и на ее основании корректно оформить кадровые документы и рассчитать социальные гарантии.

Главное правило: доверяйте‚ но проверяйте. Всегда запрашивайте актуальную выписку‚ сверяйте данные и храните документы. Это гарантирует защиту как интересов компании‚ так и прав работника.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (ТК РФ) и официальных разъяснений Минтруда России и Социального фонда РФ. Информация актуальна на 2026 год.