С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на неё изменил не только способ хранения сведений о трудовой деятельности, но и порядок отчётности перед социальными фондами. Ниже – подробное руководство по тому, как правильно оформить ЭТК, какие отчёты сдавать в СФР (Социальный фонд России) и как избежать штрафов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в которой хранятся сведения о приёме, переводах, увольнениях и других кадровых событиях работника. Данные размещаются в единой государственной информационной системе СФР и доступны работодателю, сотруднику и уполномоченным органам.

• Преимущества для работника: возможность получать выписку в любой момент, вести параллельно бумажную книжку, не опасаться её утери или повреждения.
• Преимущества для работодателя: упрощённое хранение (не нужно архивировать бумажные экземпляры), автоматическая проверка СНИЛС, интеграция с бухгалтерскими программами.

Порядок перехода на ЭТК

1. Оформить письменное согласие сотрудника на ведение электронной трудовой книжки (если он ранее не перешёл).

2. Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника есть) и выдать её на руки.

3. Сообщить в СФР о факте перехода через форму ЕФС‑1 подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности).

После этого ответственность за ведение и хранение бумажной книжки снимается с работодателя, но остаётся обязанность направлять электронную отчётность.

Обязанности работодателя по сдаче отчёта

С введением ЭТК у работодателей появились новые отчётные обязательства:

• Ежемесячная сдача подраздела 1.1 формы ЕФС‑1 после каждого кадрового события (приём, перевод, увольнение, изменение данных).
• Ежегодная сдача формы СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) в ПФР/СФР – отчёт за предыдущий календарный год.
• При запросе сотрудника – выдача выписки из ЭТК по форме СТД‑Р.

Формы отчётности

Сроки и периодичность сдачи отчётов в 2026 году

Конкретные даты зависят от календаря и выходных дней. Ниже – типовой график:

• ЕФС‑1 подраздел 1.1 – сдаётся в течение пяти рабочих дней после каждого кадрового события. Например, если сотрудник принят 3 марта, отчёт нужно отправить не позднее 10 марта.
• СЗВ‑ТД – за 2025 год отчёт сдаётся до 15 февраля 2026 года; за 2026 год – до 15 февраля 2027 года. Если 15‑е число выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
• СТД‑Р – выдаётся в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного запроса сотрудника.

Как заполнить отчёт в популярных программах

1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия

1. Открыть раздел Кадровик → Электронные трудовые книжки.
2. После каждого кадрового события нажать Формировать ЕФС‑1 подраздел 1.1.
3. Проверить заполненные поля (СНИЛС, даты, коды событий) и отправить через Электронную отчётность → СФР.
4. Для годового отчёта СЗВ‑ТД использовать обработку Формирование СЗВ‑ТД (меню Отчёты → ПФР/СФР → СЗВ‑ТД).
5. Выписка СТД‑Р формируется аналогично: выбрать сотрудника, указать период и нажать Печать выписки.

Контур.Экстерн и Такском

• В личном кабинете перейти в раздел СФР → Трудовые книжки (ЭТК).
• Выбрать нужное действие: Отправить ЕФС‑1, Сформировать СЗВ‑ТД или Выдать СТД‑Р.
• Программа автоматически подгружает данные из кадрового учёта, проверяет корректность СНИЛС и формирует XML‑файл для отправки.
• После отправки система выдаёт квитанцию о принятии, которую следует сохранить в архиве организации.

Штрафы за несвоевременную или неправильную сдачу отчёта

Нарушение порядка представления сведений об электронных трудовых книжках влечёт административную ответственность по ст. 15.25 КоАП РФ:

• Непредставление или несвоевременное представление ЕФС‑1 подраздел 1.1 – штраф от 5 000 до 10 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию.
• Ошибки в СЗВ‑ТД (неверные СНИЛС, пропущенные периоды) – штраф от 2 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 20 000 до 50 000 рублей на организацию.
• Отказ в выдаче выписки СТД‑Р по запросу сотрудника – штраф от 2 000 до 4 000 рублей на должностное лицо.

Кроме штрафов, возможна блокировка доступа к личному кабинету СФР до устранения нарушений.

Права сотрудников при работе с ЭТК

• Получать выписку из электронной трудовой книжки в любой момент бесплатно.
• Требовать исправления неверных данных (через работодателя или непосредственно в СФР).
• Вести параллельно бумажную трудовую книжку, если этого желает.
• Получать информацию о всех передаваемых в СФР сведениях о своей трудовой деятельности.

Полезные советы и чек‑лист для работодателя

1. Внедрить внутренний регламент: назначить ответственного за формирование и отправку ЕФС‑1 подраздел 1;1 (обычно специалист кадровой службы).
2. Настроить автоматическое напоминание в 1С или Контур о предстоящих сроках сдачи (например, за 2 дня до конца пятидневного окна).
3. Периодически (раз в квартал) проводить сверку данных в СФР с внутренними кадровыми записями.
4. Обучать сотрудников отдела кадров работе с модулем ЭТК в используемой бухгалтерской программе.
5. Хранить квитанции об отправке отчётов не менее 5 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
6. При переходе нового сотрудника на ЭТК сразу оформить согласие и внести запись в бумажную книжку (если она есть).

Электронные трудовые книжки упростили учёт трудовой деятельности, но одновременно ввели новые отчётные обязательства перед СФР. Чтобы избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового процесса, работодателю необходимо:

• Своевременно формировать и отправлять ЕФС‑1 подраздел 1.1 после каждого кадрового события;
• Ежегодно готовить и сдавать СЗВ‑ТД;
• Обеспечивать возможность выдачи выписки СТД‑Р по первому запросу сотрудника;
• Следить за актуальностью нормативных актов и пользоваться проверенными программными решениями (1С, Контур, Такском и др.).

Соблюдение этих правил позволит организации не только избежать финансовых санкций, но и повысить доверие сотрудников к кадровой службе, а также обеспечить корректный учёт трудовой стажа для будущих пенсионных выплат.