С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) в России изменился порядок подтверждения, хранения и использования сведений о трудовой деятельности. Ниже представлен подробный обзор того, как правильно учитывать трудовой стаж, подтверждать его при приёме на работу, рассчитывать для больничного и пенсии, а также где и как получить необходимые выписки.

Нормативная база

• Федеральный закон от – введение электронных трудовых книжек.
• Статья 66.1 ТК РФ – определяет, что электронная трудовая книжка представляет собой совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.
• Формы СТД‑Р и СТД‑ПФР – справки, выдаваемые работодателем и ПФР (Социальным фондом России) соответственно, содержащие сведения о трудовой деятельности.
• Переходный период – с по при приёме на работу впервые оформляются только электронные трудовые книжки; с переходный период завершается и все трудовые отношения оформляются в электронном виде;

Эти положения позволяют работодателю получать сведения о стаже работника исключительно в электронном формате, а сотруднику – пользоваться личным кабинетом на порталах ПФР и Госуслуги.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровая база данных, в которой хранятся:

• личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения);
• сведения о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности;
• информация о переводах, увольнениях (основание и причина);
• данные о заработной плате и страховых взносах (при необходимости).

Все записи формируются работодателем и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР). Сотрудник может в любой момент получить выписку или справку о своей трудовой деятельности через личный кабинет на сайте СФР или через портал Госуслуги.

Как подтвердить трудовой стаж нового работника, перешедшего на ЭТК у прежнего работодателя?

При приёме на работу сотрудник, у которого уже есть электронная трудовая книжка, обязан предоставить работодателю один из следующих документов:

1. Справка СТД‑Р – выдаётся текущим (последним) работодателем за период работы у него.
2. Справка СТД‑ПФР – выдаётся Социальным фондом России по запросу работника (или работодателя с согласия сотрудника).
3. Выписка из личного кабинета ПФР – доступна в разделе «Электронная трудовая книжка» после авторизации через ЕСИА.
4. Сведения из учётной программы работодателя (форма СЗВ‑ТД) – могут быть использованы для внутренней проверки, но не заменяют официальные справки.

Согласно разъяснениям ПФР и Минтруда, работодатель не может требовать бумажную трудовую книжку, если у сотрудника уже оформлена ЭТК. Достаточно одной из электронных справок, перечисленных выше.

Как проверить трудовой стаж работника, если он перешёл на электронную трудовую книжку?

Проверка осуществляется следующими способами:

• Запрос справки СТД‑Р у предыдущего работодателя (можно направить запрос через электронный документооборот или почтой).
• Запрос справки СТД‑ПФР в Социальный фонд России (через личный кабинет работника или запрос работодателя с согласия сотрудника).
• Проверка через личный кабинет ПФР – сотрудник авторизуется на сайте СФР, выбирает раздел «Электронная трудовая книжка», нажимает «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и получает документ в электронном виде.
• Использование портала Госуслуги – после подтверждённой учётной записи ЕСИА доступна услуга «Получить выписку из электронной трудовой книжки».

Все эти документы содержат полные сведения о периодах работы, должностях, основаниях увольнения и могут быть использованы для начисления больничного, отпусков, пенсии и других социальных выплат;

Как считать стаж (для больничного, отпуска, пенсии)?

Для расчёта трудового стажа применяются следующие правила:

• Период до – стаж подтверждается бумажной трудовой книжкой или трудововым договором (письменным).
• Период с – стаж подтверждается справками СТД‑Р или СТД‑ПФР (электронные трудовые книжки).
• Больничный – стаж, необходимый для расчёта пособия по временной нетрудоспособности, считается суммой всех периодов, подтверждённых указанными документами.
• Отпуск – право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после шести месяцев непрерывной работы; стаж учитывается аналогично больничному.
• Пенсия – страховой стаж (периоды, за которые уплачивались страховые взносы) определяется на основе данных из ЭТК и отчётов СЗВ‑ТД, передаваемых работодателем в СФР.

Важно: при расчёте пособий и пенсии учитываются только те периоды, которые отражены в официальных справках (СТД‑Р, СТД‑ПФР) или в выписке из личного кабинета ПФР.

Как оформить выписку из электронной трудовой книжки при увольнении?

При увольнении работник имеет право получить:

1. Справку СТД‑Р от работодателя за последний период работы.
2. Выписку из ЭТК через личный кабинет ПФР или Госуслуги (запрос «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»).
3. Копию трудового договора и иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (по желанию сотрудника).

Работодатель обязан выдать справку СТД‑Р в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления сотрудником. Выписка из ПФР формируется мгновенно после запроса в личном кабинете.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку при приёме на работу, если у сотрудника уже есть ЭТК?

Нет. С при приёме на работу впервые оформляются только электронные трудовые книжки. Бумажная ТК может быть сохранена сотрудником по желанию, но не является обязательным документом для трудоустройства.

Как исправить ошибки в ЭТК?

Ошибки в сведениях о трудовой деятельности, страховом стаже или заработной плате исправляются путём подачи заявления в Социальный фонд России (форма корректировки ИЛС) либо через работодателя (подача уточняющей СЗВ‑ТД). После обработки изменения отражаются в личном кабинете сотрудника.

Где можно посмотреть свою электронную трудовую книжку онлайн?

На портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность») и в личном кабинете на сайте Социального фонда России (раздел «Электронная трудовая книжка»). Для доступа необходима подтверждённая учётная запись ЕСИА.

Какой документ нужен для начисления больничного, если работник предоставил только справку СТД‑Р?

Справка СТД‑Р содержит все необходимые сведения о периодах работы и должностях, поэтому достаточна для начисления пособия по временной нетрудоспособности. Если требуется подтверждение страховых взносов, дополнительно запрашивается выписка из ПФР (форма СЗВ‑ТД).

Что делать, если работник отказался предоставлять справку СТД‑ПФР?

Сотрудник не обязан предоставлять справку СТД‑ПФР напрямую; он может предоставить выписку из своего личного кабинета ПФР, которую работодатель может проверить через согласованный запрос с согласием сотрудника. Если сотрудник отказывается от любого вида подтверждения, работодатель имеет право приостановить оформление трудового договора до предоставления необходимых сведений.

Электронная трудовая книжка кардинально упростила учёт трудового стажа, сделав его прозрачным и доступным в режиме онлайн. Для работодателей ключевыми моментами являются:

• приём на работу только с электронными справками (СТД‑Р, СТД‑ПФР) или выпиской из личного кабинета ПФР;
• использование данных ЭТК для расчёта больничного, отпусков и пенсии;
• своевременная подача отчётов СЗВ‑ТД в Социальный фонд России для активации страхового стажа;
• обеспечение возможности сотруднику получить выписку из ЭТК при увольнении или по его запросу.

Соблюдение этих правил гарантирует корректный учёт трудового стажа, защищает права работников и снижает риски споров при начислении социальных выплат.

Если у вас остались вопросы по учёту стажа электронной трудовой книжки – обращайтесь в отдел кадров или непосредственно в Социальный фонд России через личный кабинет на их официальном сайте.