Переход на электронный формат учета трудовой деятельности стал одним из ключевых изменений в кадровом делопроизводстве․ Теперь сведения о стаже, переводах и увольнениях хранятся в цифровым способом в информационных ресурсах государственного фонда (ранее ПФР, ныне — Социальный фонд России, СФР)․ В данной статье мы подробно разберем, как работает система уведомлений, как работодателю передавать данные и как сотруднику получить выписку из ЭТК․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ в привычном понимании, а совокупность сведений о трудовой деятельности застрахованного лица, которые хранятся в цифровом виде․ С 2020 года все работодатели обязаны предоставлять данные о кадровых изменениях в электронном формате․

Обязанности работодателя по уведомлению сотрудников

Согласно законодательству, работодатель обязан обеспечить прозрачность перехода на новый формат учета․ Основные требования включают:

• Письменное уведомление: Каждый работник должен быть официально уведомлен об изменениях в трудовом законодательстве касательно формирования сведений в электронном виде․
• Право выбора: Работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки․ Для этого он должен подать одно из двух заявлений:
  1. О сохранении бумажной трудовой книжки (в этом случае данные дублируются: и в бумажный бланк, и в электронную систему)․
  2. О переходе на ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде․
• Техническая готовность: Организация должна обеспечить передачу сведений в информационные ресурсы фонда своевременно и без ошибок․

Как передаются сведения в фонд (СФР/ПФР)

Работодатель не просто «хранит» данные, а регулярно передает отчеты о кадровых событиях․ Сведения передаются каждый раз, когда в составе предприятия происходят изменения (прием, перевод, увольнение)․

Способы подачи сведений:

• Кабинет страхователя: Специальный онлайн-сервис для работодателей․
• Специализированные операторы связи: Через системы электронного документооборота․
• Клиентская служба: Личное обращение в территориальный орган фонда․

Как сотруднику получить сведения о своем стаже?

Если работнику необходимо подтвердить свой стаж или ознакомиться с записями, существует два основных пути в зависимости от того, какая именно информация нужна․

Выписка по текущему месту работы (Форма СТД-Р)

Если сотруднику нужны данные только по текущей организации, он запрашивает форму СТД-Р непосредственно у своего работодателя․ Это документ, который заменяет бумажную трудовую книжку при предъявлении по месту требования․

Полная выписка по всем местам работы (Форма СТД-ПФР)

Если человеку нужны сведения о стаже за всю трудовую жизнь (по всем работодателям), необходимо запросить форму СТД-ПФР․ Это можно сделать следующими способами:

• Портал Госуслуг: Самый быстрый способ․ В поиске нужно ввести «Электронная трудовая» и выбрать «Заказать выписку»․
• Личный кабинет гражданина на сайте фонда: Аналогичный процесс заказа выписки․
• Мобильные приложения: Через официальные приложения государственных сервисов․
• Личное обращение: В клиентскую службу территориального органа фонда․

Важно: Срок формирования выписки СТД-ПФР обычно составляет от нескольких минут до одного рабочего дня․ Готовый документ в форматах ․pdf или ․xml приходит в раздел «Уведомления» личного кабинета․

Таким образом, электронная трудовая книжка упрощает процесс подтверждения стажа, избавляя работника от необходимости собирать справки с прежних мест работы, а работодателя — от рисков потери или порчи бумажных документов․