Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровая запись сведений о трудовой деятельности застрахованного лица. В отличие от бумажного документа, который хранится в отделе кадров организации, данные ЭТК аккумулируются в базе данных Социального фонда России (СФР) (ранее — Пенсионного фонда РФ).
Важно понимать: ЭТК есть у всех, кто официально трудоустроился после 1 января 2020 года. Те, кто работал до этой даты, могут либо оставить бумажную книжку, либо перевести ее в электронный вид.
Обязанности работодателя по подаче отчетности
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выступает основным источником данных для формирования ЭТК. Он обязан собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в СФР.
Какие данные необходимо передавать?
Работодатель обязан отчитываться о всех главных кадровых изменениях в компании, включая:
- Прием на работу;
- Перевод на другую должность или изменение условий договора (дистанционная работа, неполный рабочий день);
- Увольнение сотрудника;
- Изменение персональных данных работника.
Сроки подачи отчетов
Сведения о кадровых изменениях должны быть переданы в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором было произведено изменение. Отчет подается индивидуально по каждому сотруднику.
Переход с бумажной книжки на электронную
Сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, имеет право перейти на ЭТК. Процесс выглядит следующим образом:
- Заявление: Работник подает заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
- Уведомление СФР: Работодатель на основании заявления подает соответствующие сведения в Социальный фонд.
- Хранение оригинала: Бумажная трудовая книжка при этом остается у работодателя на хранении (она не уничтожается), но все последующие записи вносятся только в электронном виде.
Как сотрудник может получить сведения об ЭТК?
Теперь работнику не нужно запрашивать копию трудовой в отделе кадров. Получить доступ к своим данным можно несколькими способами:
- Портал Госуслуг: В личном кабинете доступен полный перечень сведений о стаже.
- Сайт СФР: Через личный кабинет застрахованного лица.
- МФЦ или отделения СФР: Можно заказать бумажную выписку из ЭТК.
- Мобильные приложения: Через официальные государственные сервисы.
Полученные сведения можно распечатать, сохранить на электронном носителе или отправить по e-mail.
Частые вопросы и рекомендации
Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Исправление ошибок в ЭТК происходит путем подачи корректирующих сведений работодателем в СФР. Рекомендуется проводить регулярную сверку данных, чтобы избежать проблем при назначении пенсии сотруднику.
Рекомендация для HR-специалистов
Чтобы снизить нагрузку на отдел кадров, рекомендуется проинструктировать работников, как самостоятельно оформить переход на ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или через МФЦ. Это повышает прозрачность процесса и ответственность сотрудника за свои данные.