Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ, заменяющий традиционную бумажную книжку, в котором все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в цифровом виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Внесение записей в ЭТК — это обязанность работодателя и право работника. Рассмотрим процесс подробно.
Кто и когда вносит записи в ЭТК?
Записи в электронную трудовую книжку вносит работодатель. Это происходит автоматически на основании сведений, переданных в ПФР.
- При приеме на работу: При заключении трудового договора работодатель обязан внести в ЭТК сотрудника запись о приеме на работу (должность, название организации, дата).
- При увольнении: При расторжении трудового договора работодатель передает в ПФР сведения об увольнении, и соответствующая запись появляется в ЭТК.
- При изменениях: Все переводы, повышения, изменения условий трудового договора также фиксируются в ЭТК через ПФР.
Как работник может получить выписку из ЭТК?
Работник имеет право в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки. Это можно сделать двумя основными способами:
Через портал «Госуслуги» (основной способ)
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги.
- В разделе «Гражданам» найдите закладку «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите на активную ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
- Укажите действующий e-mail для получения документа.
- В течение одного рабочего дня на указанный e-mail придет PDF-файл с выпиской, заверенной электронной подписью.
Через личный кабинет на сайте ПФР
Также выписку можно запросить в Личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru). Процесс аналогичен: найти раздел со справками и заказать выписку из ЭТК.
Обязанности работодателя при переходе на ЭТК
Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и выбрал электронную, работодатель должен выполнить ряд обязательных действий:
- Принять от работника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Дата подачи этого заявления должна быть точно указана.
- Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщить об этом в СФР (Социальный фонд России), передав сведения о приеме на работу и факте отказа от бумажного носителя.
- Сделать запись в бумажной трудовой книжке (если она у работника была) о переходе на электронную трудовую книжку. Формулировка, как правило: «[Дата] В связи с переходом на ведение электронной трудовой книжки записи о трудовой деятельности будут вноситься в электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка выдана работнику на руки.»
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку (при ее наличии) на руки под роспись в журнале учета движения трудовых книжек.
Как работник предоставляет сведения о трудовой деятельности новому работодателю?
Если у работника уже есть ЭТК, при приеме на новую работу он должен предоставить новому работодателю:
- Сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р (если выписка запрошена через Госуслуги) или СТД-СФР (если через сайт ПФР).
- Эти сведения можно предъявить в бумажном (распечатанном) или электронном виде.
На основании этих сведений новый работодатель внесет первую запись в ЭТК сотрудника.
Что делать, если у работника нет учетной записи на Госуслугах?
Для получения выписки из ЭТК учетная запись на Госуслугах не обязательна. Можно запросить выписку, используя только паспортные данные, через сайт ПФР или в отделении ПФР/МФЦ. Однако наличие учетной записи значительно упрощает и ускоряет процесс.
Важные нюансы и частые ошибки
- Две книжки одновременно: Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, у него могут одновременно существовать бумажная и электронная трудовые книжки. Записи должны быть идентичными.
- Запись об отказе: Запись о переходе на ЭТК в бумажной книжке — это обязательный документ для работодателя. Ее отсутствие может привести к вопросам со стороны контролирующих органов.
- Хранение: Работодатель не хранит электронные трудовые книжки. Все данные находятся в единой информационной системе ПФР. Задача работодателя — корректно и вовремя передавать в ПФР сведения о каждом событии в трудовой жизни сотрудника.
- Загрузка сканов: Для перевода старых записей из бумажной книжки в ЭТК работодателю (или самому работнику) может потребоваться загрузить сканированные копии трудовой книжки в систему ПФР через специальный веб-портал.
Краткая инструкция-памятка
Для РАБОТНИКА:
- Чтобы получить выписку, зайдите на Госуслуги или сайт ПФР.
- Найдите раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выберите «Заказать выписку» и укажите e-mail.
- Скачайте полученный PDF-документ.
Для РАБОТОДАТЕЛЯ (при приеме сотрудника с ЭТК):
- Примите от сотрудника заявление об отказе от бумажной книжки (если он переходит полностью на ЭТК).
- В тот же день передайте сведения о приеме на работу и об отказе в СФР.
- Если у сотрудника была бумажная книжка — сделайте в ней запись о переходе на ЭТК и выдайте ее ему под роспись.
- На основании предоставленных сотрудником сведений СТД-Р/СТД-СФР внесите первую запись в его ЭТК через систему ПФР.
Важно: Все актуальные формы заявлений, образцы записей и инструкции всегда можно найти на официальных сайтах Пенсионного фонда России (ПФР) и Социального фонда России (СФР).
Статья составлена на основе актуальной практики и законодательства РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 439-ФЗ) по состоянию на 2026 год.