Смерть сотрудника — это всегда трагедия, которая помимо прочего влечет за собой необходимость оформления множества юридических и кадровых документов․ Одним из важных вопросов, с которым сталкивается работодатель и семья покойного, является возврат его трудовой книжки․ Согласно действующему законодательству, документ может быть выдан родственникам лично либо отправлен по почте, но только при наличии официального заявления․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заявление на отправку трудовой книжки по почте умершего, какие документы необходимы и как работодателю избежать ошибок․
Нормативная база: что говорит закон?
Порядок ведения и хранения трудовых книжек строго регламентирован․ В соответствии с п․ 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, выдача трудовой книжки родственникам умершего работника может осуществляться двумя способами:
- При личном обращении — в этом случае с родственника берется расписка о получении документа на руки․
- По почте — пересылка документа возможна исключительно при наличии письменного заявления родственника о таком способе получения․
Если в компанию обращаются несколько членов семьи умершего с просьбой выдать документ, трудовая книжка передается (или отправляется) тому из них, кто обратился первым․ Если от родственников не поступает ни заявления, ни личного обращения, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя в соответствии с п․ 43 Порядка․
Кто имеет право подать заявление?
Право на получение трудовой книжки умершего имеют его близкие родственники․ Как правило, это:
- Супруг или супруга;
- Дети;
- Родители;
- Братья, сестры и другие члены семьи․
Работодатель не вправе определять степень родства и отказывать, например, брату покойного в отправке документа, если от него поступило корректно оформленное заявление․ Главное — наличие письменного волеизъявления и документов, подтверждающих родство․
Как правильно оформить заявление?
Заявление составляется в произвольной письменной форме, однако должно содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы у работодателя были законные основания для пересылки документа․
Структура заявления
- Шапка (в правом верхнем углу): наименование организации-работодателя, ФИО руководителя, должность и ФИО заявителя, контактные данные и адрес для отправки․
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки умершего работника» или «Заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте»․
- Основная часть: указание на факт родства с умершим сотрудником, просьба выслать трудовую книжку почтой по указанному адресу․ Здесь же желательно упомянуть, что заявитель согласен на оплату почтовых расходов (если это применимо) или попросить отправить документ наложенным платежом (хотя на практике чаще используют ценное письмо с оплатой отправителем)․
- Приложения: копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т․д․), и копия свидетельства о смерти работника․
- Дата и подпись заявителя․
Примерный образец заполнения заявления
Для наглядности приводим пример того, как может выглядеть текст заявления:
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․
От: Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу:
123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5
Тел․: +7 (999) -23-45-67
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, Петров Петр Петрович, являюсь братом умершего работника ООО «Пример» — Петрова Павла Петровича (умершего г․)․ В связи с невозможностью личного прибытия за трудовой книжкой покойного, прошу направить ее мне по почте по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5․
К заявлению прилагаю:
Копию свидетельства о смерти Петрова П․П․
Копию свидетельства о рождении (для подтверждения родства)․
Порядок действий работодателя при отправке
После получения заявления от родственника, кадровая служба или бухгалтерия обязана действовать строго по правилам, чтобы обеспечить сохранность документа и юридическую чистоту операции․
Шаг 1․ Проверка документов
Необходимо удостовериться, что заявитель действительно является родственником умершего, а само заявление содержит четкую просьбу о пересылке почтой․
Шаг 2․ Оформление отправки
Отправка трудовой книжки по почте — ответственная процедура․ Документ необходимо отправить:
- Заказным или ценным письмом;
- С обязательным описью вложения (это докажет, что в конверте именно трудовая книжка);
- С уведомлением о вручении адресату (подтвердит факт получения документа родственником)․
Шаг 3․ Заполнение Книги учета движения трудовых книжек
Это один из самых важных этапов․ При личной выдаче родственник ставит в графе 12 дату получения, а в графе 13 — свою подпись․ Однако при отправке по почте заполнение книги учета отличается:
- В графе 12 указывается дата отправки трудовой книжки по почте․
- В графе 13 вносятся реквизиты почтового отправления (номер заказного/ценного письма, указанный в квитанции почты)․
Подпись родственника в книге учета при почтовой отправке не ставится, так как документ передается через почтового оператора․ Опись вложения и уведомление о вручении подшиваются к личному делу работника․
Важные нюансы и частые ошибки
Работодателям и родственникам следует учитывать несколько ключевых моментов:
- Отсутствие заявления — запрет на отправку․ Работодатель не имеет права проявлять инициативу и высылать трудовую книжку по адресу прописки умершего без письменного запроса․ Это нарушение, которое может привести к штрафам․
- Расписка при личном получении․ Если родственник все-таки пришел лично, не стоит просто вписывать его данные в стандартную графу книги учета, предназначенную для подписи работника․ Эксперты рекомендуют попросить родственника написать отдельную расписку о получении на руки трудовой книжки умершего работника, так как шапка граф в книге учета подразумевает подпись именно самого сотрудника․
- Хранение невостребованных документов․ Если никто из родственников не обратился за документом, трудовая книжка должна храниться у работодателя в течение установленного законом срока (согласно п․ 43 Порядка), она не подлежит уничтожению․
Процесс отправки трудовой книжки умершего сотрудника по почте требует строгого соблюдения формальностей․ Главным условием является наличие письменного заявления от родственника с указанием адреса для пересылки․ Работодателю важно грамотно оформить почтовое отправление (заказное или ценное письмо с описью и уведомлением) и корректно внести записи в книгу учета движения трудовых книжек, указав дату отправки и реквизиты почтового квитка․ Соблюдение этих простых, но обязательных правил защитит компанию от претензий со стороны контролирующих органов и родственников покойного․